Торговля и Склад · 12 мин
Как завести накладную в 1С Розница
Как завести накладную в 1С Розница: создание приходной накладной, заполнение шапки и табличной части, проведение, проверка остатков и типичные ошибки.
Накладная в 1С Розница — это основной документ, которым фиксируется движение товаров: оприходование от поставщика, перемещение между складами и магазинами, возвраты и списания. Чаще всего под «завести накладную» понимают создание документа «Поступление товаров» — именно он увеличивает остатки на складе магазина и формирует задолженность перед поставщиком.
Дальнейшие шаги описаны на примере конфигурации «1С:Розница 8», но логика одинакова для большинства торговых конфигураций: создать документ, заполнить шапку, добавить товары, проверить цены, провести и убедиться, что остатки изменились корректно. Названия отдельных команд могут немного отличаться в зависимости от версии программы и настроенного интерфейса.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение документов поступления, а справочники номенклатуры и контрагентов заполнены. Если товар новый, его карточку придётся создать до или во время ввода накладной — иначе документ не проведётся корректно.
Где находится документ поступления в 1С Розница
В типовой конфигурации «1С:Розница» накладная на поступление создаётся в разделе «Закупки» → «Поступления товаров». В некоторых версиях и настройках интерфейса тот же список доступен через раздел «Склад» или «Запасы и закупки». Если раздела «Закупки» нет на панели навигации, проверьте настройки видимости команд в меню пользователя или обратитесь к администратору — возможно, раздел скрыт настройкой ролей.
Открыв список «Поступления товаров», вы увидите журнал всех ранее созданных накладных с датами, номерами, поставщиками и суммами. Это удобно для поиска: по журналу можно отфильтровать документы по контрагенту или периоду, чтобы не завести дубль уже введённой накладной.
Для нового документа нажмите кнопку «Создать». Откроется форма накладной, состоящая из шапки (поставщик, организация, магазин, номер и дата входящего документа) и табличной части со списком товаров.
Заполнение шапки накладной
Шапка документа определяет, кто поставил товар, куда он приходуется и от имени какой организации ведётся учёт. Ошибки в шапке — самая частая причина расхождений в отчётах, поэтому заполняйте её внимательно до добавления товаров.
Основные поля шапки:
- Поставщик — контрагент из справочника. Если поставщик новый, создайте карточку контрагента с ИНН и наименованием прямо из поля выбора.
- Магазин / Склад — точка, на которую приходуется товар. От этого поля зависит, на каком складе вырастут остатки.
- Организация — ваша компания, от имени которой оформляется закупка. Актуально, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.
- Номер и дата входящего документа — реквизиты бумажной накладной поставщика. Они нужны для сверки и для корректной работы с первичкой.
После выбора магазина программа может подставить склад и вид цен автоматически — это нормально. Проверьте, что подставленные значения соответствуют реальной точке приёмки, особенно если в базе несколько магазинов.
Добавление товаров в табличную часть
Товары добавляются в табличную часть несколькими способами. Кнопка «Добавить» открывает новую строку, где вручную выбирается номенклатура, количество и цена. Кнопка «Подбор» открывает форму подбора из справочника — удобно, когда позиций много. Если в магазине подключён сканер штрихкодов, товар можно добавлять сканированием упаковки: программа найдёт номенклатуру по штрихкоду и подставит её в строку.
Для каждой строки укажите:
- номенклатуру — точную карточку товара из справочника;
- количество — по факту принятого товара, а не по счёту, если они расходятся;
- цену закупки — из накладной поставщика;
- ставку НДС — в соответствии с первичным документом;
- при необходимости — серию, характеристику или срок годности, если для товара включён такой учёт.
Сумма по строке и итоговая сумма документа рассчитываются автоматически. Сверьте итог с суммой бумажной накладной поставщика: расхождение даже на копейки — признак ошибки в количестве, цене или ставке НДС по одной из строк.
Проверка результата после проведения
После проведения убедитесь, что накладная отработала корректно. Самый быстрый способ — открыть отчёт по остаткам товаров (например, «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» в разделе складских отчётов) и проверить, что позиции из накладной появились на нужном складе в нужном количестве.
Вторая контрольная точка — задолженность перед поставщиком. Отчёт по расчётам с контрагентами должен показать увеличение долга на сумму накладной. Если задолженность не изменилась, возможно, документ не проведён или проведён на другую организацию.
Также полезно открыть движения документа: в форме накладной есть команда показа движений по регистрам. Там видно, какие именно записи сформировал документ — это помогает понять, почему отчёт показывает неожиданные цифры.
Как проверить результат
Количество по каждой позиции увеличилось на цифры из накладной
Остатки не изменились или изменились на другом складе
Совпадает с суммой бумажной накладной поставщика
Расхождение в сумме или НДС
Долг вырос на сумму накладной по нужному контрагенту
Долг отсутствует или заведён на другого контрагента
Как исправить или удалить ошибочную накладную
Если ошибка обнаружена сразу, откройте документ, исправьте данные и перепроведите его кнопкой «Провести». Движения по регистрам будут перезаписаны, остатки пересчитаются автоматически. Это безопасный сценарий, пока по товару не было последующих продаж и перемещений.
Если по позициям накладной уже прошли продажи, исправление количества в меньшую сторону может привести к отрицательным остаткам. В этом случае сначала оцените, хватит ли фактического остатка для корректировки, и при необходимости оформите возврат поставщику или корректировку поступления вместо прямого редактирования.
Удаление проведённого документа выполняется через пометку на удаление: документ сначала отменяет проведение, затем помечается. Физическое удаление из базы происходит только через специальную обработку удаления помеченных объектов, и оно возможно, если на документ нет ссылок из других объектов. Обычному пользователю без прав администратора эта операция может быть недоступна.
Альтернативные способы завести накладную
Ручной ввод — не единственный вариант. Если поставщик присылает электронные документы, накладную можно загрузить через обмен электронными документами (ЭДО): программа создаст документ поступления на основании полученного файла, а вам останется сверить и провести. Это заметно быстрее и снижает риск опечаток в ценах и количестве.
Ещё один сценарий — ввод на основании заказа поставщику. Если закупка оформлялась заказом, накладная создаётся кнопкой «Создать на основании» из документа заказа: табличная часть заполнится автоматически, и нужно будет только скорректировать фактически принятое количество.
В сетевых магазинах поступление в розничную точку иногда оформляется не накладной от поставщика, а перемещением с распределительного склада. В этом случае используется документ «Перемещение товаров», а не «Поступление товаров» — выбор зависит от того, откуда физически приехал товар.
Сравнение вариантов ввода накладной
Подходит для разовых поставок и небольшого числа позиций. Ограничение: высок риск опечаток в ценах и количестве
Подходит при работе с поставщиками, присылающими электронные документы. Ограничение: требуется настроенный обмен и сопоставление номенклатуры
Подходит при плановых закупках. Ограничение: требуется предварительно оформленный заказ поставщику
Подходит для внутренних передач между своими точками. Не формирует задолженности поставщику
Что важно запомнить
Накладная в 1С Розница заводится документом «Поступление товаров»: заполните шапку, добавьте товары с фактическим количеством и ценами, сверьте итог с первичкой и только потом проводите. После проведения обязательно проверьте остатки на складе и задолженность поставщику.
Частые вопросы
Почему кнопка «Провести» недоступна или документ не проводится?
Чаще всего причина в незаполненных обязательных полях: поставщик, магазин, организация или пустая табличная часть. Также документ не проведётся, если у пользователя нет прав на проведение или период закрыт датой запрета редактирования. Текст сообщения об ошибке указывает конкретную причину — начните проверку с него.
Можно ли завести накладную задним числом?
Технически да, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но учтите: документ задним числом может пересчитать себестоимость продаж, которые прошли после этой даты, и изменить отчёты за прошлый период. После такого ввода стоит перепроверить складские и финансовые отчёты за затронутый период.
Что делать, если товара нет в справочнике номенклатуры?
Создайте новую карточку номенклатуры прямо из поля выбора в строке накладной. Заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и при необходимости штрихкод. Если товар подлежит особому учёту (маркировка, серии, сроки годности), сразу включите соответствующие настройки в карточке.
Как найти уже созданную накладную, чтобы не завести дубль?
Откройте журнал «Поступления товаров» и используйте отбор по поставщику, периоду или номеру входящего документа. Поиск по номеру входящей накладной — самый надёжный способ убедиться, что этот документ поставщика ещё не вводили в базу.
Чем накладная на поступление отличается от перемещения товаров?
Поступление оформляет приход товара от внешнего поставщика: растут остатки и появляется задолженность контрагенту. Перемещение — это внутренняя передача между своими складами и магазинами: общий остаток по компании не меняется, задолженность не возникает. Выбор документа зависит от того, откуда фактически прибыл товар.
Можно ли распечатать накладную из 1С Розница?
Да, из формы документа доступна печать по кнопке «Печать»: обычно предлагаются формы ТОРГ-12, товарная накладная или внутренняя печатная форма поступления, в зависимости от настроек конфигурации. Если нужной формы нет, её может добавить администратор или разработчик через механизм внешних печатных форм.