Как заполнить заказ покупателя в 1С: пошаговая инструкция

Заказ покупателя в 1С — это документ, который фиксирует договорённость с клиентом о поставке товаров или услуг: состав, количество, цены, сроки и условия оплаты. На его основании программа резервирует товар на складе, формирует реализацию, счета на оплату и контролирует задолженность покупателя. Корректно заполненный заказ — основа правильного учёта продаж, поэтому ошибки на этом этапе потом «вытягиваются» во все последующие документы.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация», но логика заполнения в «1С:ERP» и «1С:Управление нашей фирмой» практически совпадает — отличаются только расположение команд и названия некоторых полей. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов продажи, а в базе заведены контрагент, номенклатура и соглашение с клиентом.

Где находится документ и как его создать

В «1С:Управление торговлей 11» откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Заказы покупателей». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Если ведение заказов отключено, программа предложит включить функциональную опцию «Заказы покупателей» — это делает администратор в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи».

Создать заказ можно не только «с нуля». Часто удобнее ввести его на основании другого документа — например, коммерческого предложения или счёта на оплату: тогда контрагент, соглашение и часть товаров подтянутся автоматически. Для этого откройте документ-основание и используйте кнопку «Создать на основании».

Если в компании принята схема работы «от счёта», уточните у руководителя или в регламенте, какой документ считается первичным в цепочке: от этого зависит, где фиксируются цены и скидки и какой документ является основанием для резервирования товара.

Заполнение шапки документа

Первым делом укажите покупателя в поле «Клиент» (или «Контрагент»). Начните вводить название или ИНН — программа предложит варианты из справочника. Если клиент новый, создайте его прямо из документа через кнопку создания рядом с полем, заполнив наименование, ИНН и КПП. Проверьте реквизиты по выписке или карточке компании: ошибка в ИНН приведёт к неверным данным в счетах и УПД.

После выбора клиента программа подставит соглашение с клиентом — шаблон условий продажи, где заданы цены, скидки, условия оплаты и склад. Если соглашений несколько, выберите нужное вручную: от него зависят почти все остальные поля. При отсутствии соглашения создайте его или выберите режим «без соглашения», если это разрешено настройками.

Далее проверьте и при необходимости скорректируйте:

• Организация — от чьего имени выставляется заказ, если в базе несколько юрлиц;
• Склад — откуда будет отгружаться товар; влияет на резервирование и контроль остатков;
• Валюта — обычно подставляется из соглашения;
• Налогообложение НДС — «Продажа облагается НДС» или «без НДС», влияет на счета-фактуры;
• Дата отгрузки — плановая дата поставки, используется в графике отгрузок и отчётах по заказам.

Добавление товаров в табличную часть

Товары добавляются на вкладке «Товары». Есть несколько способов: кнопка «Добавить» с поиском по наименованию или артикулу, подбор через кнопку «Подобрать товары» (удобен при большом числе позиций — открывается форма с фильтрами по группам и остаткам), ввод по штрихкоду сканером, а также загрузка из внешнего файла через «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла», если клиент прислал спецификацию в Excel.

Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и при необходимости характеристику (размер, цвет), если для товара ведётся учёт по характеристикам. Цена подставится из соглашения или вида цен, но её можно изменить вручную — программа зафиксирует отклонение от прайса, и при настроенном контроле может потребоваться согласование.

Обратите внимание на колонки «Скидка» и «НДС». Автоматические скидки рассчитываются по правилам, заданным в маркетинговых акциях; ручную скидку вводите в процентах или сумме. Ставка НДС берётся из карточки номенклатуры — сверьте её, особенно для товаров с пониженной ставкой.

1. 1
   Создайте документ: Продажи → Заказы покупателей → Создать
2. 2
   Укажите клиента, соглашение, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подобрать товары»
4. 4
   Проверьте цены, скидки и ставки НДС в каждой строке
5. 5
   Установите статус, дату отгрузки и условия оплаты
6. 6
   Проведите документ и сверьте итоговую сумму с договорённостью

Статусы заказа и резервирование товара

Статус определяет, как программа обрабатывает заказ. Типовые статусы: «Не согласован» (черновик, товар не резервируется), «К согласованию», «Согласован» / «В работе» (заказ принят в обработку), «К отгрузке» и «Закрыт». Работа по статусам включается в настройках раздела «Продажи»; если статусы отключены, заказ сразу считается действующим.

Резервирование фиксирует товар за конкретным клиентом, чтобы его не продали другому. В табличной части для каждой строки есть вариант обеспечения: «Резервировать со склада», «Резервировать по мере поступления», «К обеспечению» или «Не обеспечивать». Массово установить действие можно через кнопку «Заполнить обеспечение» над табличной частью.

Учтите: резерв уменьшает свободный остаток, но не списывает товар — фактическая отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Если заказ отменён, резерв нужно снять (установить действие «Не обеспечивать» или отменить строки), иначе товар останется «замороженным» и недоступным для других продаж.

Условия оплаты и доставки

На вкладке «Оплата» (или в поле «Условия оплаты») задаётся порядок расчётов: предоплата, постоплата или поэтапная оплата. Если в соглашении настроен график оплаты, программа разобьёт сумму на этапы с датами — например, 30% аванс, 70% после отгрузки. Эти данные используются для контроля дебиторской задолженности и планирования поступлений денег.

Способ доставки указывается в одноимённом поле: самовывоз, доставка силами компании или транспортной компанией. Заполните адрес доставки — он попадёт в печатные формы и маршрутные листы. Если доставка оформляется отдельной услугой, добавьте её отдельной строкой номенклатуры с типом «Услуга», чтобы стоимость корректно отразилась в документах.

Проведение, печать и проверка результата

Когда все поля заполнены, нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа выполнит контроль: заполненность обязательных полей, наличие остатков (если включён контроль), корректность цен и скидок. При ошибках документ не проведётся, а внизу окна появится список проблем с указанием строк.

Для печати используйте кнопку «Печать»: доступны формы «Заказ покупателя», счёт на оплату, спецификация к договору. Печатную форму можно отправить клиенту на согласование до проведения — документ в статусе «Не согласован» печатается так же.

После проведения убедитесь, что заказ корректно отразился в учёте: откройте отчёт «Заказы покупателей» или карточку расчётов с клиентом, проверьте, что резерв встал на нужный склад, а сумма и НДС совпадают с договорённостью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма заказа

Норма

Совпадает со спецификацией или договорённостью с клиентом

Тревожный признак

Расхождение — проверьте скидки, цены и количество по строкам

Резерв товара

Норма

В отчёте «Остатки и доступность» товар зарезервирован за заказом

Тревожный признак

Свободный остаток не изменился — резерв не установлен

НДС в заказе

Норма

Ставки и сумма НДС соответствуют налогообложению сделки

Тревожный признак

Неверная ставка — проверьте карточку номенклатуры и поле «Налогообложение»

Типичные ошибки при заполнении заказа

Большинство проблем с заказами возникает из-за спешки на этапе шапки документа. Изменение соглашения или организации после добавления товаров пересчитывает цены, и ручные правки теряются. Вторая частая ситуация — забытый резерв: менеджер провёл заказ, но товар ушёл другому клиенту, потому что обеспечение не было установлено.

Ещё одна ошибка — работа без статусов при большом потоке заказов. Без статусной модели сложно отличить согласованный заказ от черновика, и по отчётам невозможно понять реальную загрузку склада. Если заказов больше нескольких в день, включите статусы и договоритесь в команде о правилах их перевода.

Частые вопросы

Можно ли изменить заказ после его проведения?

Да, документ можно открыть, отредактировать и перепровести, если на его основании ещё не создана реализация. Если отгрузка уже оформлена, сначала пометьте реализацию на удаление или отредактируйте её, либо используйте документ «Корректировка заказа покупателя», если она предусмотрена в вашей конфигурации.

Что делать, если товара нет в наличии?

Установите в строке действие «К обеспечению» — заказ встанет в очередь потребностей, и при поступлении товара программа предложит зарезервировать его под этот заказ. Состояние обеспечения отслеживается в рабочем месте «Обеспечение потребностей» или отчёте по состоянию заказов.

Почему цена не подставляется автоматически?

Чаще всего в соглашении с клиентом не указан вид цен либо цена на эту номенклатуру не зарегистрирована документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте соглашение и актуальность прайса на дату заказа, при необходимости введите цену вручную.

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте реализацию на основании заказа и откорректируйте количество в строках до фактически отгружаемого. Заказ останется в работе с незакрытым остатком, который можно отгрузить следующими реализациями. Отчёт «Состояние выполнения заказов» покажет, что отгружено, а что ещё осталось.

Как отменить заказ, по которому клиент отказался?

Установите статус «Отменён» или пометьте документ на удаление, если он не проведён. Перед этим снимите резервы по строкам (действие «Не обеспечивать»), чтобы товар вернулся в свободный остаток. Если по заказу была предоплата, оформите возврат денежных средств отдельным документом.

Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?

Заказ фиксирует потребность в товаре, управляет резервированием и отгрузкой. Счёт на оплату — это только требование об оплате, он не резервирует товар и не формирует складских движений. В типовой схеме счёт выставляется на основании заказа, а оплата и отгрузка контролируются уже по заказу.