Торговля и Склад · 10 мин
Как заполнить требование-накладную в 1С
Как создать и заполнить требование-накладную в 1С:Бухгалтерии и 1С:ERP: реквизиты, счета затрат, списание материалов, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Требование-накладная — документ, которым оформляют внутреннее отпуск материалов со склада в производство, на хозяйственные нужды или в подразделение. В 1С он списывает материалы с учетного склада и относит их стоимость на счета затрат, поэтому корректность заполнения напрямую влияет на себестоимость и отчетность.
Процедура заполнения почти одинакова в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:ERP (Управление предприятием), но отличается расположение документа и набор реквизитов. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные ошибки, которые приводят к зависшим остаткам и неверным проводкам.
Перед созданием документа убедитесь, что в базе заведены номенклатура списываемых материалов, склад-отправитель, подразделение-получатель и настроены счета учета (10.01, 10.06 и т.д.). Без этих данных документ либо не проведется, либо сформирует проводки «в никуда».
Где находится документ в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 требование-накладная расположена в разделе «Склад» → «Требования-накладные». Также документ можно создать из раздела «Производство». Журнал показывает все ранее оформленные документы с возможностью отбора по складу и организации.
В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации аналогичный документ называется «Внутреннее потребление товаров» (в старых релизах — «Требование-накладная») и находится в разделе «Склад и доставка» → «Внутренние документы». Там же доступно создание на основании заказа на внутреннее потребление.
В 1С:Управление торговлей 11 документ также называется «Внутреннее потребление товаров» и создается в разделе «Склад». Логика заполнения близка к ERP, поэтому инструкция для ERP подойдет и для УТ.
Заполнение шапки документа
Первое поле — организация и склад-отправитель. Склад должен быть именно тем, на котором числятся материалы: если выбрать неверный склад, при проведении возникнет ошибка нехватки остатков либо спишется не та партия.
Далее укажите подразделение-получатель — цех, отдел или службу, куда передаются материалы. В 1С:Бухгалтерии это поле влияет на аналитику счета затрат, поэтому заполняйте его внимательно: ошибка в подразделении исказит распределение расходов.
Дата документа должна соответствовать фактической дате передачи материалов. Проведение «задним числом» после закрытия месяца может нарушить последовательность расчета себестоимости — в этом случае потребуется перепроведение документов за период.
Заполнение табличной части с материалами
На вкладке «Материалы» (в 1С:Бухгалтерия) или «Товары» (в ERP/УТ) добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или подбором. Для каждой позиции укажите количество в базовой единице измерения. Если материал учитывается в штуках, а отпускается в упаковках, проверьте коэффициент пересчета в карточке номенклатуры.
Быстрый способ заполнения — кнопка «Подбор»: откроется форма выбора номенклатуры с отображением остатков на складе. Это снижает риск указать материал, которого фактически нет в наличии.
В 1С:ERP для каждой строки может потребоваться указать статью расходов и аналитику — именно они определяют, на какой счет и объект затрат попадет стоимость материала. Если аналитика не заполнена, документ не проведется либо расходы зависнут на неправильном объекте.
- 1Откройте журнал требований-накладных и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, склад-отправитель и подразделение-получатель
- 3Добавьте материалы в табличную часть и укажите количество
- 4Проверьте и заполните счета учета и счета затрат (статью расходов в ERP)
- 5Проведите документ и проверьте сформированные проводки
- 6Распечатайте форму М-11 при необходимости бумажного документа
Счета учета и счета затрат
В 1С:Бухгалтерии счет учета материала (10.01, 10.06 и др.) подставляется автоматически из настроек счетов учета номенклатуры. Если счет не заполнился — проверьте регистр «Счета учета номенклатуры» для данного вида номенклатуры, склада или организации.
Счет затрат (дебет проводки) указывается на отдельной вкладке «Счет затрат» или в колонке табличной части, в зависимости от настроек. Типичные варианты: 20.01 — основное производство, 25 — общепроизводственные расходы, 26 — общехозяйственные, 44 — расходы на продажу.
При списании в производство (счет 20.01) обязательно заполните номенклатурную группу — иначе затраты не попадут в калькуляцию нужного вида продукции. Для счетов 25 и 26 укажите статью затрат с правильным видом расходов.
Проведение и проверка результата
После заполнения нажмите «Провести». Если контроль остатков включен, программа проверит наличие материалов на складе и при нехватке выдаст сообщение с указанием недостающего количества. Не отключайте контроль остатков ради проведения документа — это приводит к отрицательным остаткам и искажению себестоимости.
Проверьте результат кнопкой «Дт/Кт» (показать проводки). Корректная проводка выглядит как Дт счета затрат — Кт 10.х на сумму списываемой стоимости. Сумма рассчитывается по методу оценки запасов, принятому в учетной политике (обычно по средней).
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 или отчет «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что остаток по списанным позициям уменьшился на указанное количество.
Как проверить результат
Дт счета затрат — Кт 10.х, сумма соответствует списанию
Пустые проводки, неверный счет дебета или нулевая сумма
Остаток уменьшился на списанное количество
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Подразделение, статья и номенклатурная группа заполнены
Пустая аналитика или затраты попали не в то подразделение
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — списание с неверного склада. Признак: документ проводится, но остатки «уходят в минус» на одном складе и зависают на другом. Решение — отменить проведение, исправить склад и провести заново.
Вторая распространенная ошибка — неверный счет затрат. Например, материалы для ремонта офиса списаны на 20.01 вместо 26. Ошибка всплывает при закрытии месяца в виде искаженной себестоимости продукции. Исправляется корректировкой документа до закрытия периода.
Третья ошибка — дублирование списания: материал списан и требованием-накладной, и через производственный документ (отчет производства за смену). Перед ручным списанием проверьте, не распределяются ли материалы автоматически по спецификациям.
Печать формы М-11 и альтернативные способы оформления
Для бумажного документооборота из документа доступна печать унифицированной формы М-11: кнопка «Печать» → «Требование-накладная (М-11)». Форма заполняется данными документа автоматически, включая подписи ответственных лиц, если они указаны в ответственных лицах организации.
Если материалы передаются в производство по спецификации, рассмотрите альтернативу — автоматическое списание через «Отчет производства за смену» (1С:Бухгалтерия) или «Производство без заказа» (ERP). Требование-накладная тогда нужна только для внеплановых и непроизводственных выдач.
Для массового оформления в ERP используйте создание на основании «Заказа на внутреннее потребление»: табличная часть заполнится по заказу, останется скорректировать фактическое количество.
Сравнение вариантов
Подходит для разовых и непроизводственных выдач; требует ручного заполнения счетов и аналитики
Подходит для планового расхода по спецификациям; не подходит для хозяйственных нужд
Подходит для массовых выдач в ERP/УТ; требует ведения заказов
Что важно запомнить
Ключевые поля требования-накладной — склад-отправитель, подразделение-получатель, материалы с количеством и счета затрат. После проведения обязательно проверяйте проводки и остатки по складу, а задним числом документ не проводите после закрытия месяца.
Частые вопросы
Почему документ не проводится и пишет о нехватке остатков?
Проверьте, на каком складе числится материал: сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» по позиции. Часто причина в неверном складе в шапке, неоприходованной поставке или уже выполненном списании другим документом. Также проверьте дату документа — остатки контролируются на момент проведения.
Какой счет затрат указывать при списании канцтоваров для офиса?
Обычно счет 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 для торговых организаций) со статьей затрат, соответствующей хозяйственным расходам. Точный счет определяется учетной политикой организации — при сомнениях уточните у главного бухгалтера.
Как исправить ошибку в уже проведенной требовании-накладной?
Если период не закрыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если месяц закрыт, согласуйте исправление с бухгалтером: потребуется отмена регламентных операций закрытия месяца, перепроведение документа и повторное закрытие периода.
Обязательно ли распечатывать форму М-11?
Унифицированные формы не обязательны — организация вправе использовать самостоятельно разработанную форму, утвержденную в учетной политике. Однако первичный документ на списание материалов нужен в любом случае: бумажный с подписями или электронный, если внедрен документооборот с электронной подписью.
Можно ли заполнить требование-накладную списком материалов из Excel?
В типовых конфигурациях табличную часть можно заполнить вставкой из буфера обмена или через обработку загрузки данных из табличного документа (в разделе «Администрирование» при включенной опции). Данные должны содержать номенклатуру или ее артикул и количество в том порядке колонок, который ожидает форма.
Почему в проводках нулевая сумма при правильном количестве?
Чаще всего материал был оприходован без стоимости (нулевая цена в поступлении) либо проводки по стоимости формируются отложенно — в ERP стоимость рассчитывается регламентным заданием расчета себестоимости. Проверьте документ поступления и выполните расчет себестоимости, затем снова посмотрите движения.