Торговля и Склад · 9 мин
Как заполнить склады в 1С: пошаговая инструкция
Как создать склады в справочнике 1С, ввести начальные остатки товаров документом оприходования, настроить ордерный склад и проверить корректность данных.
Заполнение складов в 1С включает две разные задачи: создание самих складов в одноимённом справочнике и ввод фактических остатков товаров по каждому складу. Первая задача выполняется один раз при настройке системы, вторая — при старте учёта, инвентаризации или появлении нового места хранения.
Инструкция подходит для типовых конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия 3.0». Названия разделов могут незначительно отличаться между версиями, но логика действий одинакова: сначала создаётся элемент справочника «Склады», затем остатки вводятся документом, который формирует движения по регистрам товаров.
Перед началом работы убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение справочников и ввод документов складского учёта, а в базе уже заполнена номенклатура — вводить остатки по пустому справочнику товаров не получится.
Создание склада в справочнике
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Склады и магазины» (в УТ 11 и КА 2) либо «Справочники» → «Склады» (в Бухгалтерии 3.0). Нажмите кнопку «Создать» и заполните карточку склада.
Минимально необходимые поля — наименование и тип склада. Наименование должно быть понятным пользователям, которые будут выбирать склад в документах: «Основной склад», «Склад готовой продукции», «Розничный магазин №2». Тип определяет поведение склада в учёте.
| Тип склада | Где применяется | Особенности |
|---|---|---|
| Оптовый | Основное хранение, отгрузка оптом | Поддерживает ордерную схему и адресное хранение |
| Розничный | Розничная торговля | Возможен учёт по продажным ценам |
| НТТ (неавтоматизированная торговая точка) | Точки без онлайн-учёта | Остатки вводятся по инвентаризациям |
В УТ 11 и КА 2 дополнительно укажите подразделение, ответственного, способ обеспечения потребностей. Эти параметры влияют на планирование закупок и маршрутизацию заказов. Если складов несколько, удобно сгруппировать их папками по регионам или назначению.
Настройка ордерной схемы и адресного хранения
Ордерная схема разделяет финансовые и складские операции: распоряжение (накладная) оформляет менеджер, а фактический приход или отгрузку — кладовщик документом «Приходный ордер на товары» или «Расходный ордер на товары». Включите её флажком в карточке склада, задав дату начала применения.
Используйте ордерную схему только там, где действительно есть разделение ответственности между офисом и складом. На небольшом складе, где один сотрудник и оформляет документы, и принимает товар, ордерная схема создаёт лишнюю работу: каждую накладную придётся дополнительно подтверждать ордером.
Адресное хранение (ячейки) имеет смысл включать на крупных складах с большим ассортиментом. Это отдельный уровень детализации: система будет требовать указания ячейки при каждом перемещении. Включение адресного хранения на складе с уже введёнными остатками потребует распределения остатков по ячейкам — планируйте это заранее.
Ввод начальных остатков товаров
Если вы начинаете учёт в новой базе и товары физически уже лежат на складе, остатки вводятся специальными документами. В УТ 11 и КА 2 используйте раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» либо документы «Ввод начальных остатков» с типом операции «Товары на складах».
В документе укажите организацию, склад и дату, на которую фиксируются остатки. Табличную часть заполните номенклатурой, характеристиками (если ведутся), количеством и себестоимостью. Себестоимость — это учётная цена товара на момент ввода остатков; от неё зависит оценка запасов и будущая валовая прибыль в отчётах.
Для большого ассортимента заполняйте табличную часть загрузкой из Excel через кнопку «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла» или обработку «Загрузка данных из табличного документа». Подготовьте файл с колонками: артикул или наименование, количество, цена. Проверьте сопоставление номенклатуры после загрузки — дубли и несопоставленные позиции создадут ошибки.
- 1Создайте склад в справочнике и проверьте его тип и настройки
- 2Проведите инвентаризацию на складе и зафиксируйте фактические количества
- 3Создайте документ «Ввод начальных остатков» или «Оприходование товаров»
- 4Заполните табличную часть номенклатурой, количеством и себестоимостью
- 5Проведите документ и сверьте итоговую сумму с данными инвентаризации
- 6Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и проверьте результат
Оприходование товаров на действующий склад
Если учёт уже ведётся и нужно добавить остатки (например, по результатам инвентаризации выявлены излишки или открыт новый склад), используйте документ «Оприходование товаров» в разделе «Склад и доставка» → «Оприходования, списания и пересчеты товаров».
Документ увеличивает остатки на указанном складе. В отличие от ввода начальных остатков, он встаёт в общую хронологию документов, поэтому дата оприходования должна соответствовать фактической дате появления излишков. В УТ 11 удобно создавать оприходование на основании документа «Пересчет товаров» — тогда табличная часть заполнится расхождениями автоматически.
Для перемещения товаров между своими складами оприходование не подходит: используйте документ «Перемещение товаров», который уменьшит остатки на складе-отправителе и увеличит на складе-получателе. Оприходование вместо перемещения завысит общие запасы организации.
Проверка результата и типичные ошибки
После ввода остатков откройте отчёт «Склад» → «Остатки товаров на складах» (в УТ 11) или «Остатки товаров» (в Бухгалтерии). Сверьте три показателя: общее количество позиций, суммарное количество единиц и итоговую себестоимость. Все три должны совпасть с данными инвентаризации.
Если используется ордерная схема, дополнительно проверьте отчёт по расхождениям ордеров и накладных: товары, отражённые в накладных, но не подтверждённые ордерами, зависают «в пути» внутри склада и искажают доступные остатки для продажи.
Как проверить результат
Количество и себестоимость совпадают с инвентаризацией
Расхождения по отдельным позициям или итоговой сумме
Отсутствуют
Минусовые остатки — признак пропущенных приходных документов
Нет незакрытых распоряжений
Накладные без ордеров или ордера без накладных
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии 3.0» начальные остатки по товарам вводятся через «Главное» → «Помощник ввода остатков» по счёту 41 с разрезом по складам. Операция формирует проводки, поэтому важно согласовать дату ввода с бухгалтером — остатки должны совпасть с данными прежней системы учёта.
В УТ 11 и КА 2 складской учёт ведётся в разрезе складов, а финансовый — по организациям. Один и тот же физический склад может обслуживать несколько организаций, поэтому ввод остатков выполняется отдельно по каждой организации, если товары принадлежат разным юрлицам.
В «1С:Рознице» склады создаются как «Склады магазинов», и остатки обычно передаются из товароучётной системы обменом. Ручной ввод остатков в Рознице допустим, но при настроенном обмене он будет перезаписан данными из главного узла.
Перед вводом остатков в рабочую базу потренируйтесь на копии: загрузите файл из Excel, проверьте сопоставление номенклатуры и отчёт по остаткам. Ошибку в тестовой базе исправить за минуту, а перепроведение документов в рабочей базе с большим объёмом данных может занять часы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли заполнить остатки без документа, прямо в справочнике склада?
Нет. Справочник «Склады» хранит только описание мест хранения. Остатки формируются исключительно документами (оприходование, ввод начальных остатков, перемещение), которые делают записи в регистрах товаров.
Что делать, если номенклатура ещё не заведена в базе?
Сначала заполните справочник «Номенклатура» — вручную или загрузкой из файла. Документы ввода остатков не позволяют создавать товары «на лету» корректно: позиции без карточек придётся дорабатывать вручную.
Как ввести остатки по товарам с характеристиками и сериями?
В документе ввода остатков заполняйте не только номенклатуру, но и колонки «Характеристика» и «Серия». Если серии учитываются по срокам годности, потребуется указать дату производства или годности для каждой серии.
Нужно ли вводить остатки по каждому складу отдельным документом?
Да, в большинстве конфигураций один документ ввода остатков относится к одному складу. Это упрощает сверку: каждый документ соответствует одной инвентаризационной описи конкретного места хранения.
Как исправить ошибочно введённые остатки?
Если документ ещё не «закрыт» последующими движениями, откорректируйте и перепроведите его. Если по складу уже прошли продажи, безопаснее ввести корректировку: проведите инвентаризацию (пересчёт товаров) и оформите по её результатам оприходование излишков или списание недостач.
Почему в отчёте остатки есть, а при продаже система пишет, что товара нет?
Чаще всего причина в ордерной схеме: остатки отражены в накладной, но не подтверждены приходным ордером, либо товар зарезервирован под другие заказы. Проверьте отчёты по незакрытым ордерам и резервам.
Что важно запомнить
Склад создаётся в справочнике, а остатки по нему — только документами: «Ввод начальных остатков» при старте учёта, «Оприходование товаров» при выявлении излишков, «Перемещение» между своими складами. Сверяйте результат отчётом по остаткам и не включайте ордерную схему без реальной необходимости.