Торговля и Склад · 9 мин
Как заполнить поступление товаров в 1С
Как оформить поступление товаров в 1С: создание документа, заполнение табличной части, проверка проводок, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Поступление товаров — один из базовых документов складского и бухгалтерского учёта в 1С. От корректности его заполнения зависят остатки на складе, расчёты с поставщиками, входящий НДС и себестоимость продаж. Ошибка в одной строке документа приводит к расхождениям в инвентаризации и искажению отчётности.
Инструкция ориентирована на конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей 11» — в них документ находится в разных разделах, но логика заполнения совпадает. В Бухгалтерии документ называется «Поступление (акты, накладные, УПД)» и открывается через раздел «Покупки», в Управлении торговлей — «Поступление товаров и услуг» в разделе «Закупки».
Перед оформлением убедитесь, что у вас есть первичный документ поставщика — накладная ТОРГ-12, УПД или акт. Все данные в программу переносятся именно из него: номер, дата, перечень товаров, количество, цены и суммы НДС.
Подготовка: что проверить до создания документа
Документ поступления опирается на справочники. Если контрагент, договор или номенклатура отсутствуют в базе, их придётся создавать в процессе, что повышает риск дублей. Рациональнее заранее проверить три вещи: карточку поставщика с корректными ИНН и КПП, действующий договор с нужным типом (с поставщиком) и склад, на который фактически приходуется товар.
Также убедитесь, что в настройках учётной политики выбран правильный метод оценки запасов (ФИФО или по средней), а в карточке организации настроены счета учёта. От этого зависит, какие проводки сформирует документ. Если организация работает с НДС, проверьте, что ставки налога в номенклатуре соответствуют первичным документам.
Создание документа и заполнение шапки
Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Закупки» → «Документы закупки» в Управлении торговлей. Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия» — для смешанных поставок.
В шапке документа последовательно заполните поля. Порядок важен: программа подставляет зависимые значения автоматически, и заполнение «снизу вверх» приводит к сбросу уже введённых данных.
- 1Выберите организацию, от имени которой оформляется закупка
- 2Укажите контрагента-поставщика из справочника
- 3Выберите договор — от него зависят расчёты и валюта
- 4Укажите склад поступления товара
- 5Введите номер и дату входящего документа из накладной поставщика
- 6Проверьте счета расчётов (60.01 и 60.02) в ссылке «Расчёты»
Поля «Номер входящего документа» и «Дата» заполняйте строго по бумажной накладной или УПД. Эти реквизиты попадают в книгу покупок и акты сверки, поэтому произвольная нумерация недопустима. Если поставщик прислал исправленный документ, корректируется именно этот реквизит, а не создаётся новое поступление.
Заполнение табличной части товарами
Табличная часть заполняется тремя способами: кнопкой «Добавить» с ручным выбором номенклатуры, кнопкой «Подбор» для выбора нескольких позиций из списка, либо загрузкой из файла (в Бухгалтерии — «Загрузить из файла», если включён соответствующий функционал). Для накладных на десятки позиций подбор и загрузка экономят заметное время.
По каждой строке укажите номенклатуру, количество, цену, ставку НДС и счёт учёта (обычно 41.01 для товаров на складе). Сумма строки рассчитывается автоматически. Если поставщик работает без НДС, выберите ставку «Без НДС», а не 0% — это разные операции с точки зрения налогового учёта.
Сверьте итоговые суммы документа с накладной: общая сумма, сумма НДС и количество строк должны совпасть до копейки. Расхождение даже в одну копейку вызовет проблемы при сверке и при принятии НДС к вычету.
Если товар новый и его нет в справочнике
При ручном вводе новой номенклатуры заполните минимум реквизитов: наименование (как в накладной), единицу измерения, ставку НДС и вид номенклатуры. Вид номенклатуры определяет счета учёта по умолчанию, поэтому не оставляйте его пустым. Артикул поставщика удобно сохранить в карточке — это упростит следующие поступления.
Проведение документа и проверка проводок
После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость товара без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму входящего налога. Посмотреть движения можно кнопкой «Дт/Кт» или через «Ещё» → «Показать проводки».
Как проверить результат
Товар появился в отчёте «Остатки товаров на складах» с нужным количеством
Остатки не изменились или товар попал на другой склад
В оборотно-сальдовой по 60.01 появилась кредиторская задолженность на сумму накладной
Задолженность зависла на 60.02 как аванс или сумма не совпадает
Сумма по счёту 19.03 равна НДС из накладной
НДС отсутствует или отличается от первичного документа
Если проводки не сформировались или счета отличаются от ожидаемых, не исправляйте их вручную через операцию — разберитесь с настройками счетов учёта номенклатуры и договора. Ручные операции разрывают связь аналитического и бухгалтерского учёта.
Оформление поступления на основании заказа или счёта
Если закупка оформлялась через заказ поставщику, создавайте поступление кнопкой «Создать на основании» прямо из заказа. Программа перенесёт контрагента, договор и всю табличную часть — останется сверить фактическое количество с заказанным и скорректировать расхождения.
Этот способ надёжнее ручного ввода: исключаются ошибки в ценах и номенклатуре, а в Управлении торговлей дополнительно виден статус исполнения заказа. Если поставщик отгрузил товар частично, отредактируйте количество в строках — остаток заказа останется открытым до следующей поставки.
Как выбрать способ оформления
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с поступлениями возникает не из-за сложности программы, а из-за невнимательности к деталям. Ниже — ошибки, которые чаще всего встречаются на практике.
Отдельный случай — поступление «задним числом». Если документ вводится в закрытый период, проверьте, не нарушит ли это последовательность расчёта себестоимости. В Бухгалтерии после ввода задним числом перепроведите документы за месяц через «Закрытие месяца» → «Пересчёт себестоимости», иначе списания будут посчитаны по старым ценам.
FAQ: частые вопросы о поступлении товаров
Что делать, если количество в накладной не совпадает с фактически принятым?
Оформляйте поступление по фактически принятому количеству, а расхождение фиксируйте актом (например, по форме ТОРГ-2) и передавайте претензию поставщику. Проводить по накладной «как есть» и списывать разницу потом — ошибочный путь: задолженность перед поставщиком будет искажена.
Как оформить поступление, если накладная пришла позже товара?
Введите документ датой фактического поступления, а реквизиты входящего документа заполните, когда получите накладную. В некоторых учётных схемах до получения документов товар приходуют на забалансовый счёт 002 — порядок зависит от принятой в организации учётной политики.
Почему документ не проводится и выдаёт ошибку?
Чаще всего причины такие: не заполнен склад или договор, в строке не указано количество, контроль остатков блокирует отрицательные значения по связанным документам, либо период закрыт для редактирования. Текст ошибки в 1С обычно указывает конкретное поле — исправьте его и проведите повторно.
Нужно ли отдельно регистрировать счёт-фактуру поставщика?
Да, если поставщик выставил счёт-фактуру или УПД. В Бухгалтерии внизу документа поступления есть поле для номера и даты счёта-фактуры — после заполнения нажмите «Зарегистрировать», и документ появится в базе. Без этого шага НДС не попадёт в книгу покупок.
Как исправить ошибку в уже проведённом поступлении?
Если период открыт и документ не участвовал в регламентных операциях, откройте его, внесите изменения и перепроведите. Если период закрыт или НДС принят к вычету — используйте документ «Корректировка поступления», создаваемый на основании исходного: он корректно отразит изменения в налоговом учёте.
Можно ли загрузить поступление из Excel?
Да. В «1С:Бухгалтерии» доступна загрузка табличной части из файла через кнопку «Загрузить из файла» в документе, а также обработка «Загрузка данных из табличного документа» в разделе «Администрирование». Подготовьте файл с колонками номенклатуры, количества и цены — программа сопоставит позиции по наименованию или артикулу.
Что важно запомнить
Заполняйте поступление строго по первичному документу поставщика: шапку — сверху вниз, табличную часть — со сверкой итоговых сумм и НДС до копейки. После проведения проверьте остатки на складе, задолженность по 60 счёту и НДС по счёту 19. Ошибки в закрытом периоде исправляйте корректировкой, а не отменой проведения.