Как заполнить договор в 1С: Управление торговлей

Договор в 1С: Управление торговлей — это не просто текстовая справка, а полноценный объект учёта, который определяет условия расчётов с контрагентом: валюту, порядок оплаты, ведение взаиморасчётов и сроки. От того, насколько корректно заполнена карточка договора, зависит правильность проводок, отчётов по задолженности и автоматического заполнения документов продажи и закупки.

Механика работы с договорами зависит от настроек программы. В современных редакциях УТ 11 договоры могут быть отключены вовсе — тогда расчёты ведутся по соглашениям с клиентами или напрямую по заказам и накладным. Если в вашей базе договоры используются, их нужно создавать осознанно: дубли и ошибочные реквизиты потом разъезжаются по всем документам цепочки.

Ниже разобран полный цикл: где включить использование договоров, как создать карточку, какие поля обязательны, как настроить условия оплаты и как проверить, что договор корректно подтягивается в документы. Инструкция ориентирована на УТ 11, но логика применима и к «Управлению торговлей 10.3» с поправкой на интерфейс.

Где в программе находятся договоры и как включить их использование

Прежде чем создавать договор, убедитесь, что функциональность включена. Откройте «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи» (для договоров с клиентами) или «Закупки» (для договоров с поставщиками). Найдите группу настроек, связанную с договорами, и установите нужный режим: договоры не используются, используются только для справки или участвуют в расчётах.

Если опция выключена, список договоров будет недоступен, а в документах условия продажи будут определяться соглашениями с клиентами. Включение договоров на базе, где уже есть проведённые документы, не пересчитывает старые данные автоматически — договоры придётся проставить в документах вручную или обработкой.

Сам список договоров доступен двумя путями: из карточки контрагента (закладка или ссылка «Договоры») и через разделы «Продажи → Договоры с клиентами» либо «Закупки → Договоры с поставщиками». Первый путь удобнее, потому что контрагент подставляется автоматически и исключается ошибка выбора.

Создание карточки договора: обязательные поля

Откройте карточку контрагента, перейдите к списку договоров и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать тип договора: с покупателем, с поставщиком, с комиссионером, с комитентом и другие варианты в зависимости от конфигурации. Тип определяет, в каких документах договор будет доступен для выбора, поэтому ошибаться здесь нельзя: договор с покупателем не подставится в поступление товаров.

Минимальный набор полей, без которых договор не запишется или будет работать некорректно:

• Наименование — формируется автоматически из номера и даты, но его можно дополнить смыслом, например «№ 17 от 12.03, поставка, отсрочка 14 дней»;
• Организация — от чьего имени заключён договор; критично для баз с несколькими юрлицами;
• Контрагент — подставляется автоматически, если договор создаётся из карточки контрагента;
• Номер и дата — реквизиты бумажного договора, выводятся в печатные формы;
• Валюта взаиморасчётов — валюта, в которой ведутся расчёты по этому договору.

Отдельно проверьте поле «Подразделение» и «Менеджер», если в компании ведётся раздельная аналитика по направлениям. Эти поля не блокируют запись, но влияют на отчёты по продажам и ответственных в документах.

1. 1
   Включите использование договоров в настройках раздела «Продажи» или «Закупки»
2. 2
   Откройте карточку контрагента и перейдите к списку договоров
3. 3
   Нажмите «Создать» и выберите тип договора (с покупателем, с поставщиком и т.д.)
4. 4
   Заполните организацию, номер, дату, валюту и срок действия
5. 5
   Укажите порядок расчётов и условия оплаты
6. 6
   Запишите договор и проверьте его подстановку в тестовом документе

Настройка порядка расчётов и условий оплаты

Поле «Порядок расчётов» — самое недооценённое в карточке договора. Оно определяет, на каком уровне детализации программа будет отслеживать задолженность: по договору в целом, по заказам или по накладным (счетам). Если планируете контролировать оплату каждой отгрузки отдельно — выбирайте расчёты по заказам или накладным. Режим «по договору в целом» подходит для давних партнёров с постоянным оборотом, где важен только общий долг.

Условия оплаты задаются либо напрямую в договоре (количество дней отсрочки, этапы оплаты), либо через соглашение с клиентом, к которому привязан договор. Если используются соглашения, следите за приоритетом: условия из соглашения обычно подставляются в документ первыми, а договор уточняет рамки расчётов.

Для договоров в иностранной валюте дополнительно проверьте, как будет определяться курс: на дату документа или фиксированный. Это влияет на переоценку задолженности и курсовые разницы в регламентированном учёте.

Если менеджеры жалуются, что отчёт по задолженности «не сходится с реальностью», в первую очередь проверяйте порядок расчётов в договоре. Смешение режимов «по договору» и «по накладным» у одного контрагента — самая частая причина расхождений.

Срок действия, статусы и дополнительные реквизиты

Поля «Действует с» и «Действует по» ограничивают период, в котором договор можно выбирать в документах. Заполняйте их всегда, если договор имеет конечный срок: после окончания программа не даст ошибочно отгрузить товар по просроченному договору, если включён соответствующий контроль.

Статус договора («Не согласован», «Действует», «Закрыт») — ещё один инструмент контроля. Типовой сценарий: новый договор создаётся в статусе «Не согласован», юрист проверяет реквизиты, после чего переводит его в «Действует». Документы по несогласованному договору могут блокироваться настройками прав.

Если типовых полей не хватает (например, нужно хранить процент банковской гарантии или номер протокола разногласий), используйте механизм дополнительных реквизитов: «Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения». Допреквизиты можно выводить в отчёты и использовать в отборах.

Проверка результата: как убедиться, что договор работает

После записи договора выполните контрольную проверку на тестовом или реальном документе. Создайте «Реализацию товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» для поставщика), выберите контрагента и убедитесь, что договор подставился автоматически или доступен в списке выбора. Если список пуст — проверьте тип договора, организацию и статус.

Второй шаг — проверка взаиморасчётов. Проведите документ и откройте отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» (или «Расчёты с партнёрами»). Задолженность должна появиться в разрезе именно этого договора. Если долг «повис» без договора или на другом объекте расчётов — порядок расчётов настроен не так, как ожидалось.

Контрольные точки

Как проверить результат

Договор в документе

Норма

Подставляется автоматически или доступен в списке выбора

Тревожный признак

Список пуст — не совпадает тип договора, организация или статус

Отчёт по взаиморасчётам

Норма

Долг отображается в разрезе созданного договора

Тревожный признак

Задолженность учтена без договора или по другому объекту расчётов

Печатная форма

Норма

Номер и дата договора выводятся в документе

Тревожный признак

Реквизиты пустые — не заполнены номер и дата в карточке

Типичные ошибки при заполнении договоров

Отдельно выделим риск изменения реквизитов действующего договора. Номер и дату исправлять можно, но порядок расчётов и валюту менять в договоре с историей крайне нежелательно: программа не перекинет старые остатки на новый режим автоматически. Правильный путь — закрыть старый договор статусом и создать новый.

Частые вопросы по работе с договорами в 1С: УТ

Можно ли заполнить договор, если в базе используются только соглашения с клиентами?

Да, но сначала включите использование договоров в настройках раздела «Продажи». Договоры и соглашения могут работать совместно: соглашение определяет условия продажи (цены, скидки), а договор — рамки расчётов. Если договоры не нужны методологически, включать их только «для галочки» не стоит.

Почему договор не подставляется в документ автоматически?

Чаще всего причины три: у контрагента несколько действующих договоров (программа не знает, какой выбрать), не совпадает организация в договоре и документе, либо договор имеет статус «Не согласован» или просрочен. Проверьте эти три условия в первую очередь.

Как перенести задолженность со старого договора на новый?

Автоматической кнопки «перенести долг» нет. Обычно используют документ «Взаимозачёт задолженности» или «Корректировку задолженности», где старый договор указывается как источник, а новый — как получатель. Операцию выполняют после согласования с бухгалтерией, так как она влияет на регламентированный учёт.

Нужен ли отдельный договор для каждого заказа покупателя?

Нет. Договор — это рамочный документ, к нему привязывается любое количество заказов и накладных. Детализация по отдельным сделкам достигается порядком расчётов «по заказам» или «по накладным», а не созданием договора на каждую продажу.

Чем договор в 1С отличается от соглашения с клиентом?

Соглашение описывает коммерческие условия: цены, скидки, условия оплаты, склад отгрузки. Договор отражает юридическую сторону: стороны, реквизиты, валюту и порядок взаиморасчётов. В УТ 11 можно работать только по соглашениям, только по договорам или комбинировать оба механизма.

Можно ли прикрепить скан бумажного договора к карточке?

Да, если включена работа с файлами: в карточке договора доступна кнопка прикрепления файлов. Скан хранится в базе или в томах на диске и доступен всем пользователям с правами на договор. Учтите, что большое количество вложений увеличивает размер базы.