Торговля и Склад · 10 мин
Как занести товар в 1С: полная инструкция для начинающих
Как занести товар в 1С: создание номенклатуры, оприходование, загрузка прайса и штрихкодов. Пошаговая инструкция для УТ, УНФ и других конфигураций.
Занесение товара в 1С — базовая операция, которую выполняют при поступлении продукции на склад, заведении нового ассортимента или старте учёта в программе. В зависимости от задачи используются разные инструменты: карточка номенклатуры, документ поступления, обработка загрузки прайса. Ниже разобраны все основные сценарии на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерия» — названия разделов могут немного отличаться, но логика везде одинаковая.
Прежде чем начинать, важно разделить два понятия, которые новички часто путают. Номенклатура — это справочник товаров: название, артикул, единица измерения, штрихкод. Само по себе создание карточки не добавляет товар на склад и не влияет на остатки. Поступление товара — это документ, который увеличивает складские остатки и формирует проводки. Чтобы товар появился в учёте полноценно, обычно нужны оба действия.
Что подготовить перед занесением товара
Перед началом работы проверьте, что в программе заполнены базовые настройки, иначе при создании карточек придётся возвращаться и исправлять. Убедитесь, что заведена организация, создан хотя бы один склад, настроены единицы измерения и виды цен. В торговых конфигурациях также полезно заранее создать группы номенклатуры — папки вроде «Обувь», «Хозтовары», «Запчасти», чтобы потом не разбирать плоский список из тысяч позиций.
Соберите исходные данные по товару: точное наименование, артикул поставщика, штрихкод, единицу измерения, ставку НДС, закупочную и отпускную цену. Если товар подлежит маркировке («Честный знак») или является алкогольной продукцией, подготовьте дополнительные сведения — коды ТН ВЭД, виды номенклатуры, сведения для ЕГАИС. Пропуск этих данных на старте приведёт к ошибкам при продаже и обмене с системами маркировки.
Создание карточки товара в справочнике номенклатуры
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в «1С:Бухгалтерии» — «Справочники» → «Номенклатура», в УНФ — «Компания» → «Номенклатура»). Нажмите кнопку «Создать». Если ведётся учёт по группам, сначала выделите нужную папку или создайте её кнопкой «Создать группу».
Заполните основные поля карточки. Наименование — то, что будет выводиться в документах и отчётах; наименование для печати может отличаться и попадёт в накладные и счета-фактуры. Укажите артикул, единицу измерения, вид номенклатуры (типично «Товар»), ставку НДС. Если товар весовой или измеряется в метрах, выберите соответствующую единицу — от этого зависят остатки и ценообразование.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Заполните наименование, артикул, единицу измерения и вид номенклатуры
- 3Укажите ставку НДС и при необходимости группу (папку)
- 4Добавьте штрихкод через вкладку или команду «Штрихкоды»
- 5Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»
- 6Проверьте, что карточка отображается в списке и открывается без ошибок
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка создана, но помните: остаток на складе при этом равен нулю. Товар появится в учёте только после оформления документа поступления или оприходования.
Добавление штрихкода
Штрихкод вводится в специальной табличной части карточки или через команду «Штрихкоды» в панели навигации. Проще всего отсканировать код сканером прямо в поле ввода — программа сама определит тип (EAN-13, EAN-8 и другие). При ручном вводе проверяйте каждую цифру: ошибка в одном знаке сделает сканирование на кассе невозможным, и кассир будет искать товар вручную.
Оприходование товара на склад через документ поступления
Стандартный способ поставить товар на остатки — документ «Поступление товаров и услуг» (в УНФ — «Приходная накладная»). Найдите его в разделе «Закупки» или «Покупки». Нажмите «Создать», выберите поставщика, склад и организацию. Затем добавьте товары в табличную часть: кнопкой «Добавить» по одной позиции или «Подбор» — для выбора нескольких из справочника.
Для каждой строки укажите количество и цену закупки. Программа рассчитает сумму и НДС автоматически. Если поставщик прислал электронную накладную, многие конфигурации позволяют загрузить её из файла или подтянуть из ЭДО — тогда строки заполнятся сами, а вам останется сверить количество с фактической поставкой.
Нажмите «Провести и закрыть». С этого момента товар числится на складе: проверить можно в отчёте «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах». Если документ провёлся, но остаток не изменился — скорее всего, выбран другой склад или документ создан не той датой.
Как проверить результат оприходования
Товар виден с нужным количеством на правильном складе
Позиции нет или остаток на другом складе
Сформированы записи по счёту 41 и НДС
Проводок нет — документ не проведён
В карточке виден остаток и движения
Остаток нулевой при проведённой накладной
Массовая загрузка товаров из Excel или прайса поставщика
Когда нужно завести десятки или сотни позиций, ручное создание карточек нерационально. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла»: в УТ она находится в разделе «Закупки» → «Сервис», в УНФ — «Компания» → «Загрузка данных из файла», в «1С:Бухгалтерии 8» — на закладке списка номенклатуры по кнопке «Загрузить».
Подготовьте файл в формате Excel или CSV с колонками: наименование, артикул, штрихкод, цена, единица измерения. В обработке укажите, какая колонка файла соответствует какому реквизиту карточки. Перед загрузкой программа покажет предварительный результат — обязательно просмотрите его и проверьте несколько строк вручную. Дубли можно отсечь настройкой поиска по артикулу или штрихкоду: существующие позиции обновятся, новые создадутся.
После загрузки проверьте выборочно 5–10 карточек: наименование, единицу измерения, ставку НДС. Помните, что загрузка прайса создаёт только карточки и цены — остатки на склад она не ставит. Для ввода начальных остатков используйте документ «Ввод начальных остатков» или «Оприходование товаров».
Установка цен на товар
Карточка товара сама по себе цену не хранит — цены в 1С устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Закупки» или «CRM и маркетинг» в зависимости от конфигурации). Создайте документ, выберите виды цен (закупочная, розничная, оптовая), добавьте товары и укажите значения. После проведения цены начнут подставляться в документы продажи автоматически.
Удобный приём: документ установки цен можно создать на основании поступления — тогда закупочные цены подтянутся из накладной, а розничные рассчитаются по наценке, если она настроена для вида цен. Это избавляет от двойного ввода и снижает риск расхождений между закупкой и продажей.
Способы занесения товара
Подходит для единичных позиций и полного контроля реквизитов. Медленно при большом ассортименте.
Стандартный путь при закупке: создаёт карточки «на лету» и сразу ставит товар на склад.
Оптимально для десятков и сотен позиций. Требует аккуратного сопоставления колонок и резервной копии.
Удобно при работе с крупными поставщиками: карточки и строки накладной заполняются из электронного документа.
Особые случаи: маркировка, серии, характеристики
Если товар имеет варианты исполнения — размеры, цвета, объёмы, — включите учёт по характеристикам. В карточке установите вид номенклатуры с использованием характеристик, затем заведите их списком («Красный / 42», «Синий / 44»). Остатки и продажи будут вестись по каждой характеристике отдельно, что критично для одежды и обуви.
Для товаров со сроком годности или партийного учёта используются серии: включите их в виде номенклатуры и указывайте при поступлении номер партии и срок годности. Маркируемые товары (обувь, шины, духи, молочная продукция и другие группы) требуют корректного вида номенклатуры и обмена с «Честным знаком» — без этого продажа через кассу будет заблокирована.
Частые вопросы о занесении товаров в 1С
Я создал карточку товара, но его нет на складе. Что не так?
Карточка номенклатуры — это только справочная информация. Чтобы товар появился в остатках, оформите документ «Поступление товаров и услуг», «Оприходование товаров» или «Ввод начальных остатков» и проведите его. После этого проверьте отчёт по остаткам на нужном складе.
Как найти и убрать дубли номенклатуры?
Используйте поиск в списке справочника по артикулу, наименованию или штрихкоду. Для объединения дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» — она заменит ссылки на дубль во всех документах на основную карточку.
Можно ли завести товар прямо из накладной поставщика?
Да. В документе поступления при вводе нового наименования в строку программа предложит создать карточку автоматически. Если накладная пришла по ЭДО, карточки и строки создаются при загрузке документа — достаточно сопоставить позиции поставщика со своей номенклатурой.
Как занести товар со штрихкодом, которого нет на упаковке?
В карточке товара можно сгенерировать внутренний штрихкод (обычно с префиксом для весового или штучного товара) и распечатать этикетку через обработку «Печать этикеток и ценников». Такой код будет работать только внутри вашей учётной системы.
Что делать, если при загрузке из Excel часть строк не загрузилась?
Откройте протокол загрузки в обработке — там указаны причины по каждой строке: пустое обязательное поле, неизвестная единица измерения, некорректный формат числа. Исправьте данные в файле и загрузите повторно только проблемные строки, включив режим поиска дублей, чтобы не задвоить уже созданные позиции.
Что важно запомнить
Карточка в справочнике «Номенклатура» описывает товар, а на склад его ставит документ поступления. Для массового заведения используйте загрузку из Excel с предварительной резервной копией, цены устанавливайте отдельным документом, а дубли отсекайте поиском по артикулу и штрихкоду.