Как занести возврат товара поставщику в 1С

Возврат товара поставщику — стандартная хозяйственная операция: брак, пересорт, нарушение сроков поставки или возврат нереализованных остатков по договору. В 1С она оформляется документом «Возврат товаров поставщику», который списывает товар со склада, закрывает задолженность перед поставщиком и корректирует НДС. Ошибка в оформлении приводит к зависшим остаткам, расхождениям по взаиморасчётам и проблемам с вычетом налога.

Материал ориентирован на конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP», где механизм возвратов реализован наиболее полно. Для «1С:Бухгалтерии 8» порядок действий похож, но расположение документов другое — об этом отдельный раздел ниже.

Когда оформляется возврат и что нужно подготовить

Возврат поставщику оформляют при выявлении брака или недостачи при приёмке, при возврате нереализованного товара по условиям договора, при пересортице и при отказе от части поставки. От причины зависит, какие первичные документы понадобятся: акт о выявленных недостатках, претензия поставщику, согласование возврата.

Перед работой в 1С проверьте, что в базе корректно заведены карточка контрагента, договор с поставщиком и исходный документ «Поступление товаров и услуг». Если поступление не отражено в программе, возврат «в воздухе» создаст отрицательные остатки и лишние вопросы при сверке.

Уточните у бухгалтера, как учитывается возврат по НДС в вашей ситуации: если товар принят к учёту и НДС по нему принят к вычету, покупатель при возврате, как правило, выставляет поставщику счёт-фактуру на отгрузку. Если товар не был оприходован (например, отказ при приёмке), схема проще — достаточно зафиксировать отказ.

Создание документа на основании поступления

Самый надёжный способ — создать возврат на основании исходного поступления. Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров и услуг», найдите нужный документ и в меню «Создать на основании» выберите «Возврат товаров поставщику». Программа перенесёт контрагента, договор, склад, список товаров и цены из поступления.

После этого откорректируйте количество: по умолчанию документ заполняется полным объёмом поставки, а возвращать часто нужно только часть позиций. Удалите лишние строки или измените количество в нужных. Цены и суммы пересчитаются автоматически — сверьте их с согласованными в претензии значениями.

Создание на основании важно не только ради скорости: программа связывает возврат с поступлением и корректно закрывает взаиморасчёты и партии товара. Если создавать документ «с нуля», придётся вручную указывать документ поступления в табличной части, иначе возможны расхождения по партиям и себестоимости.

1. 1
   Откройте документ «Поступление товаров и услуг», по которому пришёл товар
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество
4. 4
   Проверьте цены, ставку НДС, склад и договор
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат
6. 6
   Проверьте остатки на складе и взаиморасчёты с поставщиком

Заполнение шапки и табличной части документа

В шапке документа проверьте организацию, контрагента, договор и склад отгрузки. Склад должен совпадать с тем, где физически лежит возвращаемый товар, иначе списание уйдёт не с того остатка и по другому складу появится минус. Если ведётся учёт по нескольким договорам с одним поставщиком, убедитесь, что выбран именно тот договор, по которому было поступление.

В табличной части для каждой позиции укажите количество, цену и ставку НДС. В типовых конфигурациях также есть поле «Документ поступления» — оно заполняется автоматически при вводе на основании. Если возврат частичный и товар поступал несколькими партиями по разным ценам, убедитесь, что списывается нужная партия: от этого зависит себестоимость и финансовый результат.

Причина возврата и номер претензии обычно фиксируются в комментарии или дополнительных реквизитах. Это не обязательные поля, но заполнение избавит от вопросов при сверке и налоговой проверке — по документу будет видно, на основании чего товар ушёл обратно.

Проводки и отражение НДС

При проведении документ формирует сторнирующие движения по учёту товара: уменьшается остаток на счёте 41 (или 10, если возвращаются материалы), корректируется задолженность перед поставщиком по счёту 60. Если товар был оплачен и деньги подлежат возврату, образуется дебиторская задолженность поставщика — она закроется документом поступления денег на расчётный счёт.

По НДС типовая схема для принятого к учёту товара такова: покупатель при возврате выставляет счёт-фактуру на отгрузку, то есть начисляет НДС к уплате, а поставщик принимает его к вычету. В 1С счёт-фактура выданный создаётся на основании возврата кнопкой в форме документа. Если вычет по исходному поступлению ещё не заявлялся, возможна корректировка через документ поставщика — порядок зависит от ситуации и настроек учётной политики.

Особенности для 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 8» документ «Возврат товаров поставщику» находится в разделе «Покупки» → «Возвраты поставщикам». Логика та же: удобнее создавать на основании поступления, чтобы программа подставила счета учёта, цены и договор. В табличной части проверьте счета учёта номенклатуры (41.01 для товаров, 10.01 для материалов) — от них зависят проводки.

После проведения откройте движения документа по кнопке «Дт/Кт» и убедитесь, что проводки соответствуют ожиданиям: списание товара, корректировка расчётов с поставщиком, движения по НДС. Если организация применяет УСН, документ корректирует книгу учёта доходов и расходов — проверьте, что сторно расходов отразилось корректно.

Проверка результата после проведения

После проведения возврата выполните три контрольные проверки. Первая — складская: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что количество возвращённого товара уменьшилось ровно на возвращаемое и не образовалось отрицательных остатков. Вторая — по взаиморасчётам: отчёт «Задолженность поставщикам» или акт сверки с контрагентом должны показать уменьшение долга либо дебиторку, если товар был предоплачен.

Третья проверка — налоговая: убедитесь, что счёт-фактура на возврат создан и попал в книгу продаж (или что корректировка отражена иным согласованным способом). Расхождение между данными складского учёта, взаиморасчётов и НДС — типичный источник вопросов при сверках и проверках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Количество уменьшилось на возвращённый объём, минусов нет

Тревожный признак

Отрицательный остаток или остаток не изменился

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Долг уменьшен или образовалась дебиторка на сумму возврата

Тревожный признак

Задолженность не изменилась или появился непонятный долг

НДС

Норма

Счёт-фактура на возврат создан и отражён в книге продаж

Тревожный признак

Движений по НДС нет или они удвоены

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная частая ситуация — возврат товара, который уже частично продан или списан. Программа в этом случае может не дать провести документ из-за нехватки остатка по нужной партии. Решение — возвращать только фактически доступное количество либо согласовывать с поставщиком другой порядок компенсации.

Если после проведения обнаружилась ошибка в количестве или ценах, не редактируйте проведённый документ в закрытом периоде. В текущем периоде документ можно перепровести с исправлениями; для прошлых периодов используйте корректировочные документы по согласованию с бухгалтером.

Перед массовым возвратом по крупной претензии сделайте копию базы или потренируйтесь на тестовой копии документа: проверьте проводки, движения по НДС и влияние на остатки. Это занимает десять минут и избавляет от исправлений в рабочей базе.

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если документа поступления нет в базе?

Технически документ возврата создаётся и без поступления, но это приведёт к отрицательным остаткам и некорректным партиям. Правильный путь — сначала внести поступление (пусть и задним числом в открытом периоде), а затем создать возврат на его основании.

Как вернуть только часть товара из поставки?

Создайте возврат на основании поступления и отредактируйте табличную часть: удалите невозвращаемые позиции или уменьшите количество в нужных строках. Суммы и НДС пересчитаются автоматически.

Поставщик должен вернуть деньги за возвращённый товар — как это отразить?

После проведения возврата за поставщиком образуется дебиторская задолженность. Когда деньги поступят на расчётный счёт, зарегистрируйте поступление безналичных денежных средств с видом операции «Возврат от поставщика» — задолженность закроется.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате?

Если товар был принят к учёту, при его возврате покупатель, как правило, выставляет счёт-фактуру на отгрузку и начисляет НДС. Если товар не оприходовывался (отказ при приёмке), счёт-фактура обычно не требуется. Точный порядок зависит от ситуации — согласуйте его с бухгалтером.

Что делать, если возврат относится к прошлому кварталу, отчётность уже сдана?

Не проводите документ задним числом самостоятельно. Скорее всего, потребуется уточнённая декларация по НДС и корректировка отчётности — порядок действий определяет бухгалтер с учётом налоговых последствий.