Торговля и Склад · 11 мин
Как занести товарную накладную в 1С
Как занести товарную накладную в 1С: создание документа поступления, заполнение позиций, проверка проводок, работа с УПД и типичные ошибки при оприходовании товара.
Товарная накладная в 1С отражается документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Поступление товаров» в «Управлении торговлей». От правильности ввода зависят остатки на складе, задолженность перед поставщиком, входной НДС и корректность налогового учёта, поэтому документ нельзя вносить «как попало» — каждый реквизит влияет на отчётность.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть бумажная или электронная накладная от поставщика (ТОРГ-12, УПД или товарная накладная по форме контрагента), доступ к базе с правами на создание документов поступления и актуальные данные о договоре с поставщиком. Если организация работает с ЭДО, накладная может загрузиться автоматически — тогда ручной ввод не нужен, достаточно проверить и подтвердить документ.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки проводок и типичных ошибок, которые приводят к расхождениям в учёте.
Подготовка: что проверить до ввода накладной
Основная причина ошибок при оприходовании товара — неподготовленные справочники. Перед созданием документа откройте карточку контрагента и убедитесь, что поставщик заведён в базе с корректными ИНН и КПП. Если поставщика нет, создайте его: достаточно ввести ИНН, и программа подтянет реквизиты из открытых источников либо заполните их вручную по накладной.
Второй обязательный элемент — договор с поставщиком. В большинстве конфигураций документ поступления нельзя провести без указания договора с видом «С поставщиком». Проверьте также, что склад, на который приходуется товар, существует в справочнике складов и соответствует типу учёта (оптовый, розничный).
Если товар новый и его нет в номенклатуре, заводить карточки удобнее прямо в процессе заполнения документа — программа предложит создать позицию при вводе наименования. Заранее определите, как будет вестись учёт по этой группе товаров: счёт учёта (обычно 41.01 для товаров на складе), ставка НДС, единица измерения.
Создание документа поступления
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Покупки» и выберите «Поступление (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Поступление» и выберите вид операции — для товарной накладной это «Товары (накладная)». Если поставщик прислал универсальный передаточный документ, выбирайте «Товары, услуги, комиссия» или вариант с УПД в зависимости от настройки программы.
В шапке документа последовательно заполните поля: контрагент, договор, склад. Поля «Номер» и «Дата» в блоке входящего документа заполните строго по бумажной накладной — эти данные попадут в книгу покупок и журнал учёта. Дата самого документа в 1С определяет период отражения в учёте; обычно её ставят равной дате накладной, если товар фактически принят в этот день.
В «Управлении торговлей» путь аналогичный: раздел «Закупки» → «Документы закупки» → создание документа «Поступление товаров и услуг». Если поступление идёт по заказу поставщику, документ удобнее создавать на основании заказа — тогда товарные позиции и цены подставятся автоматически, а вам останется сверить количество с фактической поставкой.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Товары (накладная)»
- 2Заполните контрагента, договор и склад в шапке документа
- 3Введите номер и дату входящей накладной из бумажного документа
- 4Добавьте товары в табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 5Сверьте итоговую сумму документа с суммой накладной до копеек
- 6Зарегистрируйте счёт-фактуру кнопкой внизу документа
- 7Проведите документ и проверьте сформированные проводки
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» (если позиций много и они уже есть в справочнике). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену без НДС или с НДС — в зависимости от настройки «НДС включать в стоимость» и формы цен в документе. Сумма и сумма НДС по строке рассчитаются автоматически.
Ставку НДС программа подставляет из карточки номенклатуры. Сверьте её со ставкой в накладной: если поставщик выставил 20 %, а в строке стоит «Без НДС», итоги не сойдутся, и вычет будет отражён неверно. Для товаров с разными ставками (например, 10 % и 20 %) каждая позиция вводится отдельной строкой со своей ставкой.
Если в накладной десятки позиций и поставщик прислал электронный файл (Excel, XML), используйте загрузку из файла — в типовых конфигурациях она доступна по кнопке «Загрузить» в табличной части либо через обработку загрузки данных из табличного документа. После загрузки обязательно сопоставьте номенклатуру: программа сопоставляет по наименованию или артикулу, и совпадения нужно проверить вручную, чтобы не задвоить справочник.
Если количество или цены расходятся с заказом
Фактическая поставка часто отличается от заказанной: недовложение, пересорт, изменение цены. В документ поступления заносите только фактически принятые количества и цены из накладной поставщика — именно они образуют задолженность и стоимость запасов. Расхождения с заказом фиксируйте отдельно претензией поставщику, а не правкой документа «под заказ».
Регистрация счёта-фактуры и УПД
Если поставщик выставил счёт-фактуру, его нужно зарегистрировать в программе. Внизу документа поступления есть поля «Номер» и «Дата» счёта-фактуры и кнопка «Зарегистрировать». Введите данные из документа поставщика и нажмите кнопку — программа создаст связанный документ «Счёт-фактура полученный», который попадёт в книгу покупок.
При работе с УПД отдельный счёт-фактура не требуется: универсальный документ совмещает накладную и счёт-фактуру. В этом случае в поступлении указывается статус УПД, и данные для книги покупок берутся из самого документа поступления. Не регистрируйте дополнительно счёт-фактуру к УПД — это приведёт к двойному вычету НДС.
Для накладных без НДС (поставщик на упрощёнке, ставка «Без НДС») счёт-фактура не регистрируется, и поле останется пустым — это нормальная ситуация, а не ошибка заполнения.
Проверка проводок и результата
После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» или через «Ещё» → «Проводки». Типовая картина для товарной накладной: Дт 41.01 Кт 60.01 — оприходован товар на сумму без НДС; Дт 19.03 Кт 60.01 — выделен входной НДС. Если организация применяет УСН или НДС включается в стоимость, проводка по 19 счёту отсутствует, а товар приходуется по полной сумме.
Сверьте три контрольные точки: остаток по складу увеличился на принятое количество (отчёт «Остатки товаров на складах» или оборотка по 41 счёту), задолженность перед поставщиком по 60.01 соответствует сумме накладной, а в книге покупок появилась запись с верным номером и датой входящего документа — после регистрации счёта-фактуры и формирования записей книги.
Как проверить результат
Остаток на складе вырос на сумму накладной без НДС
Остаток не изменился или сумма отличается от накладной
Кредиторская задолженность равна итогу накладной с НДС
Задолженность двоится или висит на другом договоре
Одна запись с верными номером, датой и суммой НДС
Запись отсутствует, дублируется или сумма НДС не совпадает
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — неверная дата документа. Если накладная датирована одним месяцем, а документ введён другим числом следующего, товар и НДС попадут в разные периоды: остатки по складу и данные декларации разойдутся с первичкой. Всегда сверяйте дату документа с датой накладной.
Вторая группа ошибок — дублирование. Создание второй карточки контрагента из-за опечатки в ИНН или повторный ввод той же накладной приводит к завышению задолженности и запасов. Перед созданием нового контрагента выполните поиск по ИНН, а перед вводом документа проверьте журнал поступлений за период — возможно, накладную уже ввёл коллега или она загрузилась по ЭДО.
Третья типичная проблема — неверный счёт учёта номенклатуры, когда товар приходуется на 10 счёт вместо 41 или наоборот. Счёт задаётся в карточке номенклатуры или в настройке счетов учёта; проверяйте его в проводках сразу после проведения первого документа по новой группе товаров.
Альтернативные способы ввода накладной
Ручной ввод — не единственный вариант. Если с поставщиком настроен обмен электронными документами, накладная приходит в базу через ЭДО: документ создаётся автоматически, вам остаётся сопоставить номенклатуру, проверить суммы и подписать входящий документ. Это самый быстрый и надёжный способ, исключающий опечатки в номерах и суммах.
Для поставщиков, присылающих накладные в Excel, подходит загрузка из табличного документа. В «Управлении торговлей» при регулярных закупках документ создаётся на основании заказа поставщику, что также сокращает ручной ввод до сверки количества.
Сравнение вариантов
Подходит для разовых накладных с небольшим числом позиций; полный контроль, но риск опечаток и затраты времени
Подходит для больших накладных от постоянных поставщиков; требует ручного сопоставления номенклатуры при первой загрузке
Оптимально при регулярных поставках; документ создаётся автоматически, но требует настроенного обмена и договорённости с поставщиком
Подходит при работе по заказам поставщикам; цены и позиции подставляются из заказа, остаётся сверить фактическое количество
Частые вопросы
Что делать, если накладная пришла, а товар ещё не поступил на склад?
Документ поступления вводится по факту принятия товара. Если бумага есть, а товара нет, отложите ввод до фактической приёмки либо зафиксируйте расхождение — иначе остатки в программе покажут товар, которого физически нет на складе.
Можно ли изменить проведённую накладную?
Да, если период не закрыт и у вас есть права: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если документ загружен по ЭДО, редактирование может быть ограничено — исправления делаются через корректировку поступления или уточнённый документ от поставщика.
Поставщик прислал исправленную накладную. Как отразить в 1С?
Используйте документ «Корректировка поступления», созданный на основании исходного поступления. Он скорректирует суммы, НДС и проводки без ручного сторнирования. Не правьте исходный документ, если по нему уже сформирована отчётность.
Почему документ не проводится?
Частые причины: не заполнен договор или склад, не указана ставка НДС в строке, дата документа попадает в закрытый период, либо не хватает прав. Программа выводит сообщение об ошибке — прочитайте его, там указано конкретное незаполненное поле.
Как внести накладную с услугами и товарами одновременно?
Выберите вид операции «Товары, услуги, комиссия» — в документе появятся две вкладки: «Товары» и «Услуги». Товары приходуются на складской счёт, услуги списываются на счёт затрат, указанный в строке.
Нужно ли вводить накладную, если работаем на УСН?
Да. Поступление формирует задолженность перед поставщиком, стоимость запасов и данные для книги учёта доходов и расходов. Отличие от общей системы — НДС либо отсутствует, либо включается в стоимость товара, а счёт-фактура не регистрируется.
Что важно запомнить
Накладная заносится документом «Поступление» из раздела «Покупки»: шапка (контрагент, договор, склад, номер и дата входящего документа), табличная часть с товарами и ставками НДС, регистрация счёта-фактуры, проведение и сверка проводок. Итоговая сумма должна сойтись с накладной до копеек, а результат — проверяться по остаткам склада, расчётам с поставщиком и книге покупок.