Как занести товар в 1С:Управление торговлей

Заведение товара в 1С:Управление торговлей начинается со справочника «Номенклатура» — именно там хранятся карточки всех товаров, услуг и материалов компании. Корректно заполненная карточка определяет, как товар будет учитываться на складах, попадать в документы закупки и продажи, участвовать в ценообразовании и отчётах.

Ошибки на этапе создания номенклатуры — одна из главных причин проблем в учёте: дубли позиций, неверные остатки, неправильные ставки НДС в документах. Поэтому перед массовым заведением товаров стоит один раз настроить виды номенклатуры и понять логику программы, а не исправлять сотни карточек потом.

В материале разобраны оба рабочих способа: ручное создание карточки товара и загрузка из таблицы Excel. Отдельно рассмотрены характеристики, штрихкоды, картинки и проверка результата после заведения.

Подготовка: что настроить до заведения товаров

Прежде чем создавать первую карточку, проверьте базовые настройки. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и убедитесь, что включены нужные функциональные опции: характеристики (если товар различается по размерам, цветам и т.п.), серии (для учёта по срокам годности или серийным номерам), упаковки (если товар приходится хранить в разных единицах — штуках и коробах).

Второй обязательный шаг — виды номенклатуры. Вид определяет тип учёта (товар, услуга, работа, набор), ставку НДС по умолчанию и шаблоны наименований. Если все товары попадут в один вид «Товары», это работоспособно, но лучше сразу разделить хотя бы товары и услуги — тогда не придётся вручную править ставки НДС в каждой карточке.

Ручное создание карточки товара

Откройте список номенклатуры: «Закупки» → «Номенклатура» (или «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой карточки.

Заполните ключевые поля:

• Вид номенклатуры — выберите подходящий, от него подтянутся настройки по умолчанию;
• Наименование — рабочее название для внутренних документов;
• Наименование для печати — полное название, которое увидит покупатель в счетах и накладных;
• Единица измерения — шт., кг, м и т.д., выбирается из классификатора;
• Ставка НДС — подставляется из вида номенклатуры, при необходимости меняется;
• Артикул — внутренний код поставщика или ваш каталожный код;
• Производитель, торговая марка — заполняются при наличии соответствующих справочников.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка сохранится, и товар станет доступен для выбора в документах. Обратите внимание: само по себе создание карточки не создаёт остаток на складе — остатки появляются только через документы («Приобретение товаров и услуг», «Оприходование излишков товаров» или ввод начальных остатков).

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры и заполните наименование
3. 3
   Укажите единицу измерения, ставку НДС, артикул
4. 4
   Заполните наименование для печати и при необходимости вес, объём, производителя
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке

Характеристики, серии и упаковки

Если один и тот же товар существует в вариантах (футболка разных размеров, краска разных цветов), не создавайте отдельную карточку на каждый вариант — используйте характеристики. В карточке товара на закладке «Характеристики» включите их использование и добавьте нужные значения. В документах тогда выбирается товар плюс конкретная характеристика, а остатки можно смотреть как сводно, так и в разрезе вариантов.

Серии нужны для товаров со сроком годности или серийным учётом (лекарства, продукты, электроника). Настройка политики учёта серий выполняется в виде номенклатуры и на складе, поэтому включайте её только там, где она реально требуется: избыточный серийный учёт замедляет оформление каждого документа.

Упаковки позволяют вести учёт в базовой единице (например, штуках), а в документах указывать короба или паллеты с заданным коэффициентом пересчёта. Это удобно при закупке крупными партиями и розничной продаже.

Штрихкоды и изображения

Штрихкод вводится на закладке «Штрихкоды» карточки товара или сканированием прямо из формы. Если штрихкод указан на упаковке производителя, просто отсканируйте его сканером в соответствующее поле — программа сохранит код и привяжет к товару (и характеристике, если она выбрана).

Для товаров без заводского штрихкода 1С умеет генерировать внутренние коды и печатать этикетки через обработку «Печать этикеток и ценников». Это типовой сценарий для товаров на развес и собственной фасовки.

Изображение товара прикрепляется через ссылку «Файлы» или «Изображение» в карточке. Картинка выводится в подборе товаров и облегчает работу кладовщиков и менеджеров, особенно когда наименования похожи.

Заводите штрихкод сразу при создании карточки, а не «потом». На практике «потом» превращается в проблему при первой инвентаризации со сканером: часть товара не находится по коду, и приходится срочно разбирать базу.

Массовая загрузка товаров из Excel

Когда нужно завести десятки или сотни позиций, ручной ввод неэффективен. В типовой конфигурации есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (ищите через «Все функции» → «Обработки», либо в разделе закупок в зависимости от версии). Она принимает таблицу, скопированную из Excel.

Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, штрихкод, цена. В обработке выберите режим загрузки в справочник «Номенклатура», сопоставьте колонки таблицы реквизитам справочника и выполните загрузку. Программа покажет, какие строки будут созданы, а какие найдены как существующие.

Обязательно сделайте резервную копию базы или сначала проведите тестовую загрузку 5–10 строк. Проверьте, что наименования не обрезались, ставки НДС соответствуют ожиданиям, а дубли определились корректно. Только после этого загружайте полный список.

Цены и остатки после заведения товара

Карточка товара не содержит цены — цены устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки», в зависимости от версии). В документе выбираются виды цен (закупочная, оптовая, розничная) и заполняется таблица товаров. Без этого документа цена в реализации не подставится.

Остатки появляются через складские документы. При старте работы с программой используется «Ввод начальных остатков» либо документ «Оприходование излишков товаров». В обычном режиме поступление оформляется документом «Приобретение товаров и услуг».

Контрольные точки

Как проверить результат

Товар в документе

Норма

Товар выбирается в документе продажи, подставляются единица измерения и ставка НДС

Тревожный признак

Товар не находится поиском или НДС приходится править вручную

Цена

Норма

Цена подставляется автоматически из установленного вида цен

Тревожный признак

Поле цены пустое — не создан документ установки цен

Остаток

Норма

Отчёт «Остатки товаров на складах» показывает количество

Тревожный признак

Остаток нулевой — не введён документ поступления или оприходования

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — дубли карточек. Они появляются, когда товар ищут по неточному названию, не находят и создают заново. Перед созданием используйте поиск по артикулу и штрихкоду, а не только по наименованию. Существующие дубли объединяются штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (в разделе администрирования), при этом ссылки в документах заменяются автоматически.

Вторая ошибка — неверный вид номенклатуры. Если услугу завели как товар, программа потребует склад и будет показывать её в остатках. Исправить вид у карточки, по которой уже есть движения, можно не всегда — часто проще создать новую карточку и закрыть старую пометкой на удаление.

FAQ

Можно ли изменить вид номенклатуры у уже созданного товара?

Да, если по карточке ещё нет движений в документах — вид меняется свободно. После появления движений смена вида может быть заблокирована или привести к некорректным данным, поэтому безопаснее создать новую карточку с правильным видом.

Почему товар не виден в документе продажи?

Проверьте три вещи: карточка не помечена на удаление, товар относится к виду с типом «Товар» (услуги в отгрузку не выбираются), и пользователь имеет доступ к нужной группе номенклатуры. Также убедитесь, что в поле выбора не установлен фильтр по складу или группе.

Как завести товар с размерами, не плодя карточки?

Включите в настройках использование характеристик, затем в карточке товара на закладке «Характеристики» добавьте все размеры. В документах будет выбираться товар и конкретный размер, а отчёты смогут показывать остатки как суммарно, так и по каждому размеру.

Как удалить ошибочно созданный товар?

Установите пометку на удаление через меню «Ещё» в карточке или списке. Физическое удаление выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» — но только если на карточку нет ссылок в документах. При наличии ссылок карточка останется помеченной, что тоже безопасно: в подборе она не предлагается.

Нужно ли заполнять все поля карточки?

Нет. Обязательный минимум — вид номенклатуры, наименование, единица измерения и ставка НДС. Остальные поля (вес, объём, производитель, описание) заполняйте по мере необходимости: они важны для транспортных документов, печати каталогов и аналитики, но не блокируют работу.