Как занести номенклатуру в 1С:Розница

Номенклатура в 1С:Розница — это справочник товаров, с которым работают кассы, складские документы и отчёты. От того, насколько корректно заведена карточка товара, зависят правильное списание остатков, печать ценников, передача данных в ЕГАИС или «Честный ЗНАК» и работа штрихкодирования на кассе.

Завести номенклатуру можно тремя способами: вручную через форму элемента справочника, копированием существующей карточки и массовой загрузкой из табличного файла. Выбор способа зависит от количества позиций: для нескольких товаров достаточно ручного ввода, для сотен и тысяч строк рациональнее использовать обработку загрузки данных.

Перед началом работы важно подготовить базу: настроить виды номенклатуры, единицы измерения, ставки НДС и ценовые группы. Если эти настройки пропустить, потом придётся массово исправлять карточки, а это долго и чревато ошибками в учёте.

Подготовка базы перед заведением товаров

Первое, что нужно проверить, — виды номенклатуры. Вид определяет тип товара: обычный товар, услуга, алкоголь, подакцизная продукция, товар с обязательной маркировкой. От вида зависят доступные поля карточки и поведение товара в документах. Откройте раздел «НСИ» (или «Администрирование» в зависимости от версии конфигурации) → «Номенклатура» → «Виды номенклатуры» и создайте нужные типы, если их нет.

Далее убедитесь, что в базе есть нужные единицы измерения и ставки НДС. Ставки подтягиваются из классификатора и обычно предзаполнены, но при переходе на новые ставки стоит проверить их актуальность. Также заранее создайте ценовые группы, если планируете разные наценки для разных категорий товаров.

Если магазин работает с маркированными товарами (табак, обувь, одежда, духи и другие категории), проверьте, что в виде номенклатуры включён признак соответствующей товарной группы маркировки. Иначе касса не сможет корректно продавать такой товар, а коды маркировки не будут передаваться в систему «Честный ЗНАК».

Ручное создание карточки номенклатуры

Откройте раздел «Закупки» → «Номенклатура» (в некоторых версиях — «НСИ» → «Номенклатура») и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой карточки. Минимальный набор полей для сохранения — наименование и вид номенклатуры, но для полноценной работы заполните больше данных.

Основные поля карточки:

• Вид номенклатуры — выберите из списка подготовленных видов;
• Наименование — рабочее название, которое видно в документах;
• Наименование для печати — как товар будет выглядеть в чеках и ценниках;
• Единица измерения — штуки, килограммы, литры и т.д.;
• Ставка НДС — влияет на чеки и отчётность;
• Артикул и производитель — удобно для поиска и аналитики;
• Ценовая группа — если используете групповые наценки.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка появится в списке справочника. Проверьте результат: найдите товар поиском по наименованию и артикулу, откройте карточку повторно и убедитесь, что все поля сохранились.

Заведение штрихкода

Штрихкод добавляется на закладке «Штрихкоды» в карточке товара или напрямую сканером: установите курсор в поле штрихкода и отсканируйте этикетку. Если у товара нет заводского штрихкода, сгенерируйте внутренний — программа умеет создавать коды формата EAN-13 автоматически при записи, если это предусмотрено настройками.

Для весового товара штрихкод обычно не заводится вручную: его формируют весы с печатью этикеток по префиксу, заданному в настройках оборудования. Убедитесь, что префикс весового товара в 1С совпадает с настройками весов.

Установка цены на товар

Сама по себе карточка номенклатуры не содержит продажной цены — цены хранятся отдельно и назначаются документом. Перейдите в раздел «Закупки» (или «Маркетинг») → «Цены номенклатуры» → «Установка цен номенклатуры» и создайте новый документ.

В документе выберите вид цены (розничная, закупочная и другие, если настроены), добавьте товары в табличную часть и укажите цены. Есть удобный механизм: кнопка добавления по поступлению подтянет товары из документа прихода, а цены можно рассчитать наценкой от закупочной. После проведения документа цена начнёт действовать с указанной даты.

1. 1
   Проверьте или создайте вид номенклатуры с нужным типом товара
2. 2
   Откройте «Закупки» → «Номенклатура» → «Создать» и заполните карточку
3. 3
   Добавьте штрихкод на одноимённой закладке или сканером
4. 4
   Создайте документ «Установка цен номенклатуры» и назначьте розничную цену
5. 5
   Оформите поступление товара, чтобы появились остатки
6. 6
   Проверьте продажу товара в тестовом чеке на кассе или в РМК

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда товаров много, ручной ввод неэффективен. В 1С:Розница есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» — обычно она находится в разделе «Закупки» → «Сервис» или «Администрирование» → «Загрузка данных». Точное расположение зависит от версии конфигурации.

Подготовьте файл Excel или скопируйте данные из таблицы: наименование, артикул, штрихкод, единица измерения, ставка НДС, цена. В обработке укажите, какой колонке соответствует каждый реквизит справочника. Сопоставление выполняется вручную по шапке таблицы — проверьте его внимательно, это самое частое место ошибок.

Перед загрузкой в рабочую базу сделайте резервную копию и сначала загрузите пробную порцию из 5–10 строк. Проверьте, как создались карточки: корректно ли подтянулись единицы измерения, не задвоились ли штрихкоды, в тот ли вид номенклатуры попали товары. Только после этого загружайте основной массив.

Особые случаи: характеристики, серии и наборы

Если товар различается по размерам, цветам или другим параметрам (типично для одежды и обуви), включите использование характеристик в виде номенклатуры. Тогда одна карточка товара будет иметь несколько характеристик, и остатки будут вестись по каждой отдельно. Штрихкоды заводятся на каждую характеристику.

Для товаров со сроками годности (продукты, косметика) включите учёт по сериям. Серия содержит срок годности и номер партии, что позволяет контролировать списание просроченной продукции и работать по принципу FEFO.

Наборы и комплекты заводятся как отдельный вид номенклатуры: карточка набора содержит состав, а при продаже списываются входящие в него товары. Это удобно для подарочных комплектов, но требует, чтобы все комплектующие уже были заведены в справочнике.

Способы заведения номенклатуры

Ручной ввод

Подходит для единичных товаров и небольшого ассортимента. Полный контроль над каждой карточкой, но медленно при больших объёмах.

Копирование карточки

Удобно для однотипных товаров: создаётся кнопкой «Скопировать», меняются только отличающиеся поля. Риск — забыть поменять штрихкод и получить дубль.

Загрузка из таблицы

Единственный разумный вариант для сотен и тысяч позиций. Требует подготовки файла, тестовой загрузки и резервной копии базы.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая проблема — дубли товаров. Они возникают, когда один и тот же товар заводят повторно с другим написанием наименования или загружают из файла без поиска по штрихкоду. Дубли дробят остатки и ломают аналитику продаж. Перед созданием новой карточки ищите товар по штрихкоду и артикулу.

Вторая частая ошибка — неверная ставка НДС в карточке. Чек с неправильной ставкой создаёт расхождения в отчётности и проблемы при проверках. Проверяйте ставку особенно у товаров с льготным налогообложением.

Третья группа проблем — забытые цены. Товар заведён, поступление оформлено, но документ установки цен не создан: на кассе такой товар пробивается с нулевой ценой или не пробивается вовсе. Введите за правило: после каждого поступления сразу проверять наличие действующей цены.

Проверка результата после заведения

После заведения товара выполните контрольную проверку по нескольким точкам. Откройте карточку и убедитесь, что вид, единица измерения, НДС и штрихкод заполнены корректно. Затем проверьте отчёт «Остатки товаров» или аналогичный: после поступления товар должен отображаться с правильным количеством и складом.

Финальная проверка — на кассе. Откройте рабочее место кассира, найдите товар поиском и по штрихкоду, убедитесь, что подтягивается правильная цена и ставка НДС. Для маркированного товара проверьте, что касса запрашивает код маркировки. Пробный чек лучше оформить и сразу отменить, чтобы не искажать продажи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск товара по штрихкоду в РМК

Норма

Находится ровно одна карточка с верным наименованием и ценой

Тревожный признак

Товар не найден, найдено несколько позиций или цена нулевая

Отчёт по остаткам после поступления

Норма

Количество и склад соответствуют документу прихода

Тревожный признак

Остатка нет или он на другом складе

Ставка НДС в пробном чеке

Норма

Ставка в чеке совпадает со ставкой в карточке

Тревожный признак

В чеке другая ставка или товарная позиция без НДС

Маркированный товар на кассе

Норма

Касса запрашивает код маркировки при продаже

Тревожный признак

Товар продаётся без запроса кода — неверно настроен вид номенклатуры

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры у товара, по которому уже были продажи?

Технически поле доступно для редактирования, но менять его не рекомендуется: от вида зависят алгоритмы учёта, маркировки и алкогольного учёта. Если вид выбран ошибочно, безопаснее создать новую карточку с правильным видом, перенести остатки документом оприходования/списания и пометить старую карточку на удаление после закрытия периода.

Что делать, если при загрузке из Excel создались дубли товаров?

Сначала отмените дальнейшую загрузку. Дубли можно найти обработкой поиска и удаления дублей (в разделе администрирования) — она сравнивает карточки по наименованию, артикулу и штрихкоду и заменяет ссылки в документах на выбранную карточку. Поэтому перед повторной загрузкой включите поиск существующих элементов по штрихкоду или артикулу в настройках обработки.

Как завести весовой товар, чтобы он работал с весами?

Создайте карточку с единицей измерения в килограммах и включите признак весового товара в виде номенклатуры или карточке (зависит от версии). Штрихкод вручную не задаётся: весы формируют этикетку с префиксом весового товара и кодом PLU. Убедитесь, что префикс в настройках оборудования 1С совпадает с префиксом, запрограммированным в весах, и выгрузите товар в весы через обработку обмена с оборудованием.

Почему товар есть в справочнике, но касса его не видит?

Наиболее вероятные причины: не создан документ установки цен, товар не загружен в кассу (проверьте обмен данными с торговым оборудованием или узлом РИБ), либо карточка помечена на удаление. Также проверьте, что вид номенклатуры не является услугой — услуги без остатков в некоторых настройках не выводятся в подборе РМК.

Нужно ли заводить штрихкод для каждой характеристики товара?

Да, если товар ведётся по характеристикам (размеры, цвета), каждая характеристика должна иметь собственный штрихкод — иначе касса не сможет отличить один размер от другого при сканировании. Обычно производитель печатает уникальные коды на этикетках каждой вариации; если их нет, сгенерируйте внутренние коды и распечатайте этикетки.

Можно ли загрузить вместе с номенклатурой сразу и цены, и остатки?

Цены — да: в обработке загрузки можно указать колонку с ценой и вид цены, программа создаст документ установки цен автоматически. Остатки напрямую в справочник не загружаются: для них используется документ «Оприходование товаров» или ввод начальных остатков, который также можно заполнить загрузкой из табличного документа.