Как занести накладную в 1С:Розница

Накладная от поставщика в 1С:Розница оформляется документом «Поступление товаров». Именно этот документ увеличивает складские остатки, фиксирует закупочные цены и создаёт задолженность перед контрагентом. Если занести накладную с ошибкой — в количестве, цене или номенклатуре — расхождения всплывут при инвентаризации, а себестоимость продаж будет искажена.

Процедура занимает несколько минут при ручном вводе и ещё меньше, если накладная пришла в электронном виде — её можно загрузить из файла Excel или принять через ЭДО. Ниже разобраны все рабочие способы: от ручного создания до загрузки из XML, а также проверка результата и типичные ошибки.

Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Розница 2.3» и «1С:Розница 3.0». Названия команд в других релизах могут незначительно отличаться, но общая логика документа одинакова.

Что подготовить перед вводом накладной

Перед созданием документа убедитесь, что в базе уже заведены основные справочники. Понадобятся: карточка поставщика в справочнике «Контрагенты», магазин и склад, на который приходит товар, и карточки номенклатуры для каждой позиции накладной. Если товар новый, карточки можно создать прямо в процессе ввода документа — программа предложит это при подборе.

Также проверьте, что у пользователя есть права на создание документов закупки. Если кнопка «Создать» недоступна или журнал поступлений пустой и не даёт добавить документ, обратитесь к администратору 1С — вероятно, роль пользователя ограничена только продажами.

Полезно заранее сверить бумажную накладную с фактической поставкой: количество мест, ассортимент, цены. Вносить в программу нужно фактически принятые данные, а расхождения с накладной поставщика фиксировать отдельно и решать с контрагентом.

Ручной ввод накладной: пошаговая инструкция

Основной способ — ручное создание документа. Он подходит, когда накладная небольшая или поставщик не присылает электронные файлы.

Откройте раздел «Закупки» (в некоторых версиях — «Покупка») и выберите журнал «Поступления товаров». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, которую нужно заполнить сверху вниз.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите дату и номер накладной поставщика в соответствующих полях
3. 3
   Выберите поставщика из справочника контрагентов
4. 4
   Укажите магазин и склад поступления
5. 5
   Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценой закупки
6. 6
   Проверьте итоговую сумму документа — она должна совпасть с накладной
7. 7
   Нажмите «Провести и закрыть»

В шапке документа укажите поставщика, организацию (если их несколько), магазин и склад. Поля «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» заполните по бумажной накладной — это важно для последующей сверки с поставщиком и для корректной работы отчётов по взаиморасчётам.

Табличную часть заполняйте через кнопку «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее при большом количестве позиций: откроется форма со списком номенклатуры, где можно искать по наименованию, артикулу или штрихкоду. Для каждой строки укажите количество и цену закупки — сумма посчитается автоматически.

Как добавить товары в табличную часть

Есть несколько способов наполнить документ товарами. Самый быстрый — сканирование штрихкодов: установите курсор в табличную часть и сканируйте каждую единицу или короб. Программа сама найдёт номенклатуру по штрихкоду и добавит строку, повторное сканирование увеличит количество.

Второй способ — кнопка «Подбор». В открывшейся форме можно фильтровать товары по группам, видеть текущие остатки и цены, двойным щелчком переносить позиции в документ. Это удобно, когда штрихкодов нет или сканер не подключён.

Если товар новый и его нет в справочнике, создайте карточку прямо из документа: в поле «Номенклатура» начните вводить наименование, программа не найдёт совпадений и предложит создать новый элемент. Заполните минимально необходимые реквизиты: наименование, вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС.

Загрузка накладной из файла или по ЭДО

Если поставщик присылает накладную в электронном виде, ручной ввод не нужен. В 1С:Розница есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла»: раздел «Закупки» → «Поступления товаров» → кнопка «Загрузить» (или через «Ещё» → «Загрузить данные из файла», в зависимости от версии).

Поддерживаются файлы Excel, CSV и электронные документы форматов EDI/ЭДО. При загрузке из Excel откроется окно сопоставления колонок: укажите, в какой колонке наименование, где количество, цена, штрихкод. Программа попытается найти номенклатуру по штрихкоду или наименованию, несопоставленные позиции покажет отдельным списком.

Если с поставщиком настроен обмен по ЭДО (через операторов вроде СБИС или Контур.Диадок), входящий УПД или ТОРГ-12 появится в списке входящих документов. На его основании создаётся «Поступление товаров» одной кнопкой — останется сверить количество с фактической приёмкой и провести.

Способы ввода накладной

Ручной ввод

Подходит для небольших накладных и разовых поставщиков. Полный контроль, но медленно при большом числе строк.

Загрузка из Excel/CSV

Оптимально для регулярных поставок с электронной накладной. Требует один раз настроить сопоставление колонок.

Обмен по ЭДО

Самый быстрый вариант для постоянных поставщиков. Требует настройки ЭДО и договорённости с контрагентом.

Заполнение цен, НДС и дополнительных реквизитов

Цены закупки вводятся в колонку «Цена» табличной части. После проведения поступления программа может автоматически обновить розничные цены — для этого используется документ «Установка цен номенклатуры», который создаётся на основании поступления. Это удобно: закупочная цена изменилась, и сразу пересчитывается наценка и розничная цена.

Ставка НДС подтягивается из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке документа. Следите за корректностью НДС, если поставщик работает с НДС, а вы ведёте учёт с выделением налога, — от этого зависят данные для книги покупок при обмене с бухгалтерией.

В документе также можно указать номер и дату счёта-фактуры, срок оплаты и порядок расчётов. Если с поставщиком работаете по договору с отсрочкой платежа, заполните эти поля — тогда отчёт по задолженности покажет корректные сроки оплаты.

Проверка результата после проведения

После нажатия «Провести и закрыть» документ формирует движения по регистрам: увеличиваются товарные запасы на складе и задолженность перед поставщиком. Убедиться в этом помогают стандартные отчёты.

Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Запасы») и отфильтруйте по нужному магазину — пришедшие позиции должны появиться в остатках с указанным количеством. Взаиморасчёты проверяются отчётом «Расчёты с поставщиками»: сумма накладной должна висеть как кредиторская задолженность.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки товаров по складу

Норма

Количество по каждой позиции накладной увеличилось на величину поставки

Тревожный признак

Остатки не изменились — документ не проведён или проведён на другой склад

Итоговая сумма документа

Норма

Сумма в документе совпадает с суммой бумажной накладной

Тревожный признак

Есть расхождение — ошибка в цене или количестве одной из строк

Расчёты с поставщиками

Норма

Появилась задолженность на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженности нет или она задвоилась — проверьте дату и контрагента в документе

Если обнаружили ошибку уже после проведения, документ можно открыть, исправить и перепровести — пока по нему не созданы связанные документы (оплата, перемещение, установка цен). Если связанные документы уже есть, корректнее распровести их, исправить поступление и провести всю цепочку заново в хронологическом порядке.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с накладными возникает из-за спешки и невнимательности к деталям документа. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Отдельная ситуация — частичная поставка, когда поставщик привёз меньше, чем указано в накладной. Вносите в документ фактически принятое количество, а расхождение фиксируйте в комментарии к документу и претензией поставщику. Не стоит вносить «как в накладной» с намерением исправить потом — забытую правку придётся искать инвентаризацией.

Частые вопросы

Чем «Поступление товаров» отличается от «Оприходования товаров»?

«Поступление товаров» оформляет закупку у поставщика: создаёт задолженность, фиксирует закупочные цены и входящий документ. «Оприходование» используется для излишков, выявленных при инвентаризации, или ввода начальных остатков — поставщика и цены закупки там нет. Накладную от контрагента всегда заносите поступлением.

Как занести накладную, если товар пришёл частично?

Внесите в табличную часть фактически принятое количество по каждой позиции, а не данные из накладной. Расхождение укажите в комментарии к документу и оформите претензию поставщику. Когда недостача придёт отдельной поставкой, создайте ещё один документ поступления на оставшееся количество.

Можно ли исправить проведённую накладную?

Да, если по ней ещё нет связанных документов (оплаты, перемещения, установки цен). Откройте документ, нажмите «Ещё» → «Отменить проведение», внесите правки и проведите заново. Если связанные документы существуют, их нужно сначала распровести, а после исправления провести всю цепочку в хронологическом порядке.

Почему после загрузки из Excel появились дубли номенклатуры?

Программа ищет существующие карточки по штрихкоду или точному совпадению наименования. Если в файле наименование отличается хотя бы пробелом или сокращением, создаётся новая карточка. Чтобы этого избежать, сопоставляйте товары по штрихкоду, а перед загрузкой проверяйте список несопоставленных позиций — их можно вручную привязать к существующей номенклатуре.

Как проверить, что накладная попала в остатки нужного магазина?

Откройте отчёт «Остатки товаров» с отбором по нужному магазину и складу и найдите позиции из накладной — их количество должно увеличиться на величину поставки. Дополнительно можно открыть сам документ и через кнопку перехода к движениям посмотреть, по какому складу он сделал записи в регистрах.

Что делать, если поставщика нет в справочнике контрагентов?

Создайте карточку прямо из документа: в поле «Поставщик» введите наименование, программа предложит создать нового контрагента. Заполните ИНН — по нему можно автоматически подтянуть реквизиты организации, если включён соответствующий сервис. Минимально достаточно наименования, но для корректных взаиморасчётов и печатных форм лучше заполнить ИНН, адрес и банковские реквизиты.