Торговля и Склад · 8 мин
Как занести накладную в 1С Предприятие
Пошаговая инструкция, как занести накладную в 1С Предприятие: поступление товаров, заполнение документа, проверка проводок, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Занести накладную в 1С Предприятие — значит создать документ поступления товаров (или реализации, если накладная исходящая), заполнить его реквизиты и провести. От корректности этого документа зависят складские остатки, задолженность перед поставщиком, НДС и данные бухгалтерского учёта. Ошибка на этом этапе потом «разъезжается» по отчётам, поэтому вводить накладную нужно аккуратно и с проверкой результата.
Точные названия кнопок и разделов зависят от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии документ называется «Поступление (акты, накладные, УПД)», в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации — «Поступление товаров и услуг». Логика везде одинаковая: выбираем контрагента, переносим позиции из бумажной накладной, сверяем суммы и проводим документ.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки проводок, а также типичные ошибки и способы их исправить. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.
Подготовка: что проверить до ввода накладной
До создания документа убедитесь, что в базе есть необходимые справочники. Проверьте контрагента-поставщика: если его нет, создайте карточку с ИНН и наименованием — по ИНН программа может подтянуть реквизиты автоматически. Также нужны договор с поставщиком, склад поступления и счета учёта, которые обычно подставляются по умолчанию из настроек.
Возьмите бумажную накладную или электронный УПД и выпишите ключевые реквизиты: номер и дату документа поставщика, наименование поставщика, перечень товаров с количеством и ценами, ставки НДС и итоговую сумму. Именно с этими данными вы будете сверять то, что внесёте в программу.
Создание документа поступления
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите кнопку «Поступление», выбрав вид документа «Товары (накладная)». В 1С:Управление торговлей путь такой: «Закупки» → «Документы закупки» → «Создать» → «Поступление товаров и услуг». Откроется форма нового документа.
Заполните шапку документа: поставщик, договор, склад, организация (если в базе их несколько). В полях «Номер» и «Дата» входящего документа внесите данные с бумажной накладной. Если накладная оформлена как УПД, отметьте соответствующий вид документа — тогда счёт-фактура будет зарегистрирована автоматически.
- 1Откройте список документов поступления и создайте новый документ нужного вида
- 2Заполните поставщика, договор, склад и организацию
- 3Введите номер и дату накладной поставщика
- 4Добавьте позиции номенклатуры с количеством, ценами и ставками НДС
- 5Сверьте итоговую сумму документа с суммой на бумажной накладной
- 6Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» построчно или через «Подбор», если позиций много. Для каждой строки выберите номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма по строке рассчитывается автоматически, но её можно скорректировать — тогда программа пересчитает цену.
Если товар пришёл впервые и его нет в справочнике, создайте новую карточку номенклатуры прямо из документа: введите наименование, единицу измерения и вид номенклатуры. Старайтесь называть позиции так, чтобы потом их было легко найти, и не плодите дубли — перед созданием новой карточки поищите товар по части наименования или артикулу.
Если цены в накладной с НДС или без
Обратите внимание на настройку «Цена включает НДС» (обычно доступна по ссылке над табличной частью или в меню «Ещё»). Она должна соответствовать тому, как оформлена накладная поставщика. Неверный признак приведёт к расхождению суммы НДС и итога документа с бумажным оригиналом.
Проведение документа и счёт-фактура
После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки (в Бухгалтерии) или движения по регистрам складского учёта (в торговых конфигурациях). Если документ не проводится, программа выведет сообщение об ошибке — чаще всего это незаполненный обязательный реквизит или отсутствие счетов учёта у номенклатуры.
Если поставщик выставил счёт-фактуру отдельным документом, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа поступления: введите номер и дату счёта-фактуры. Только после этого НДС попадёт в книгу покупок. При УПД этот шаг выполняется автоматически.
Как проверить результат
Совпадает с суммой на бумажной накладной до копейки
Расхождение даже на копейки — ищите ошибку в ценах или НДС
В отчёте «Остатки товаров» прибавилось оприходованное количество
Количество не изменилось — документ не проведён
В отчёте по расчётам появился долг на сумму накладной
Долга нет или он на другом договоре — проверьте договор в документе
Альтернативные способы ввода накладной
Ручной ввод — не единственный вариант. Если поставщик присылает электронные документы, накладную можно загрузить через сервис обмена ЭДО, встроенный в 1С: программа сама создаст документ поступления и сопоставит номенклатуру. Это быстрее и исключает ошибки ручного ввода.
Ещё один вариант — загрузка из файла Excel или ввод на основании другого документа, например заказа поставщику или счёта на оплату. При вводе на основании табличная часть заполняется автоматически, остаётся только скорректировать фактическое количество и цены.
Сравнение способов ввода
Подходит для разовых накладных и небольшого числа позиций; требует внимательности при переносе цен
Оптимально при постоянных поставщиках с электронным документооборотом; требует настройки обмена и сопоставления номенклатуры
Удобен, если закупка планировалась заранее; нужно сверять фактическое количество с заказанным
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неверная дата или номер входящего документа. Из-за этого документ попадает не в тот период, а сверка с поставщиком не сходится. Исправить можно, открыв документ, изменив реквизиты и перепроведя его. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), понадобятся права администратора.
Вторая распространённая проблема — дубли номенклатуры и контрагентов, когда один и тот же товар заводится под разными названиями. Это ломает остатки и отчёты. Перед созданием новой карточки всегда выполняйте поиск, а найденные дубли объединяйте штатной обработкой поиска и удаления дублей.
Проверка результата после ввода
После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии или «Ещё» → «Движения документа» в других конфигурациях) и убедитесь, что проводки сформировались: дебет счёта товаров или материалов, кредит расчётов с поставщиками, при необходимости — НДС.
Затем сформируйте отчёт по остаткам склада и оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов с поставщиком. Остаток товара должен увеличиться на оприходованное количество, а кредиторская задолженность — на сумму накладной. Если что-то не сошлось, вернитесь к документу и проверьте реквизиты ещё раз.
Что важно запомнить
Накладная заносится документом поступления: шапка с реквизитами поставщика и входящего документа, табличная часть с товарами, проверка суммы и НДС, проведение и контроль по остаткам и расчётам. Сверка итоговой суммы с бумажным оригиналом до проведения — главная защита от ошибок.
Частые вопросы
Что делать, если накладную занесли дважды?
Один из дублей нужно отменить: пометьте лишний документ на удаление или сделайте его непроведённым. Затем проверьте остатки склада и задолженность — они должны вернуться к корректным значениям. Если дубль попал в закрытый период, исправление делает бухгалтер с правами на изменение закрытых данных.
Можно ли занести накладную прошлым числом?
Да, и это правильно: дата документа должна соответствовать дате накладной поставщика. Учтите, что проведение задним числом может изменить остатки и проводки прошлого периода, поэтому после такого ввода стоит перепроверить отчёты за затронутый период.
Как занести накладную, если поставщик работает без НДС?
В строках документа укажите ставку «Без НДС». Счёт-фактура в этом случае не регистрируется, а вся сумма поступления целиком относится на стоимость товаров. Итоговая сумма документа должна совпасть с накладной поставщика.
Документ не проводится и выдаёт ошибку — с чего начать?
Прочитайте текст сообщения: чаще всего не заполнен обязательный реквизит (договор, склад, счёт учёта) или у номенклатуры не заданы счета учёта. Заполните недостающие данные и проведите документ повторно. Если ошибка касается прав доступа или закрытого периода, обратитесь к администратору базы.
Нужно ли заносить накладную, если документы пришли по ЭДО?
Да, но вручную ничего вводить не требуется: входящий электронный документ нужно принять в разделе обмена электронными документами, после чего программа создаст поступление автоматически. Ваша задача — проверить сопоставление номенклатуры и итоговую сумму, а затем провести созданный документ.