Как закрыть заказ покупателя в 1С УНФ

Заказ покупателя в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это плановый документ, который фиксирует обязательство отгрузить товар или выполнить работу. Пока заказ открыт, он участвует в расчёте потребностей, резервировании и планировании закупок. Если заказ фактически исполнен или отменён, но остался в открытом состоянии, программа продолжает считать его невыполненным: искажаются отчёты по продажам, остатки резервов и показатели менеджеров.

Закрытие заказа — это перевод документа в конечное состояние, при котором программа перестаёт ожидать по нему отгрузку и оплату. В УНФ это делается вручную через команду в форме заказа или автоматически — при полном выполнении, если включены соответствующие настройки. Важно понимать разницу между проведением отгрузки и закрытием заказа: расходная накладная сама по себе не всегда закрывает заказ.

Ниже разобраны все рабочие сценарии: полное выполнение, частичная отгрузка, отмена заказа, закрытие нескольких заказов сразу и проверка того, что в системе не осталось «зависших» обязательств.

Состояния заказа покупателя: что означает каждое

В УНФ у заказа покупателя есть жизненный цикл, который отображается в поле «Состояние». Типовой набор состояний: «Открыт», «В работе», «Выполнен», «Завершен» (закрыт). Конкретный список зависит от настроек видов заказов — в разделе «Настройки» → «Продажи» администратор может изменить состав состояний.

Ключевой момент: состояние «Выполнен» и состояние «Завершен» — не одно и то же. «Выполнен» означает, что по заказу отгружено всё и (или) получена оплата, но документ ещё может участвовать в учёте. «Завершен» — финальное состояние: заказ исключается из планирования, резервы по нему снимаются, а сам документ перестаёт требовать действий от менеджера.

Если в вашей базе состояния не используются, закрытие всё равно доступно через команду «Закрыть заказ» — программа зафиксирует признак завершения внутри документа.

Как закрыть заказ вручную: пошаговая инструкция

Ручное закрытие подходит для большинства ситуаций: заказ исполнен, покупатель отказался, заказ создан ошибочно. Действия одинаковы в независимости от причины.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей».
2. 2
   Найдите нужный заказ через поиск по номеру, контрагенту или отбор по состоянию.
3. 3
   Откройте документ и проверьте: соответствует ли содержимое реальности (лишние позиции удалите).
4. 4
   Нажмите кнопку состояния в шапке документа и выберите «Завершен» (или используйте команду «Закрыть заказ» в меню «Ещё»).
5. 5
   Запишите и проведите документ.
6. 6
   Проверьте, что в списке заказов документ отображается как завершённый и не попадает в отбор «Открытые».

Если по заказу уже созданы расходные накладные и счета, программа при закрытии может показать предупреждение о незакрытых остатках — например, отгружено меньше, чем заказано. Это нормально для частичного выполнения: подтвердите закрытие, если догрузка не планируется.

После закрытия документ остаётся в базе и доступен для просмотра и печати. При необходимости заказ можно «открыть» обратно, сменив состояние — но делайте это осознанно, так как резервы и потребности пересчитаются заново.

Автоматическое закрытие при полном выполнении

В УНФ предусмотрено автоматическое завершение заказов, по которым выполнены все условия. Поведение настраивается в разделе «Настройки» → «Продажи» → «Заказы покупателей». В зависимости от настроек программа может переводить заказ в состояние «Выполнен» при полной отгрузке и полной оплате.

Обратите внимание: автоматика обычно ставит состояние «Выполнен», а не «Завершен». Перевод в финальное состояние часто остаётся ручной операцией — это сделано намеренно, чтобы менеджер контролировал завершение сделки (например, проверил подписание документов или акт сверки).

Если в вашей компании заказы массово остаются в состоянии «Выполнен» и не закрываются, настройте регламент: раз в неделю или в конце месяца ответственный сотрудник открывает список заказов с отбором по состоянию «Выполнен» и массово закрывает их.

Частичное выполнение и отмена заказа

Самая частая проблема — заказ выполнен частично: покупатель забрал 7 позиций из 10, а остальное отменил. Если просто оставить такой заказ, он будет числиться невыполненным бессрочно, а остатки по нему — висеть в резервах или потребностях.

Как закрыть частично выполненный заказ

Откройте заказ и приведите его в соответствие с фактом: удалите неотгруженные строки или скорректируйте количество до фактически отгруженного. После этого закройте заказ стандартным способом. Такой подход корректен, когда корректировка заказа не нарушает ваши договорённые отношения с покупателем и внутренний документооборот.

Альтернатива — закрыть заказ без изменения состава, просто переведя состояние в «Завершен». Программа зафиксирует недоотгрузку, но обязательства по заказу снимет. Этот вариант удобен, если важно сохранить историю первоначальной договорённости.

Как отменить заказ полностью

Если покупатель отказался от заказа до отгрузки, откройте документ и установите состояние «Завершен» с вариантом отмены (в ряде версий доступен отдельный вариант завершения «Отменен»). Если по заказу был резерв товара на складе, после закрытия убедитесь, что резерв снят — проверьте отчёт «Запасы» или «Размещение заказов».

Массовое закрытие нескольких заказов

Когда накопилось много открытых заказов, закрывать каждый по отдельности долго. В списке «Заказы покупателей» выделите нужные документы (через Ctrl или Shift), затем в меню «Ещё» выберите команду изменения состояния или «Закрыть заказы». Программа обработает все выделенные документы пакетно.

Перед массовой операцией обязательно сделайте отбор: например, только заказы прошлого квартала в состоянии «Выполнен». Массовое закрытие без отбора может захватить заказы, по которым ещё идёт работа.

Проверка результата: как убедиться, что заказ закрыт корректно

После закрытия проверьте три вещи. Во-первых, в списке заказов установите отбор по состоянию «Открыт» — закрытый документ не должен в него попадать. Во-вторых, откройте отчёт по резервам запасов: если по заказу был резерв, он должен быть снят. В-третьих, проверьте отчёт «Анализ заказов покупателей» или «Выполнение заказов» — закрытый заказ должен отображаться как завершённый без остатков к отгрузке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние в списке заказов

Норма

Отображается «Завершен», не попадает в отбор открытых

Тревожный признак

Осталось «Открыт» или «В работе»

Резерв товара

Норма

Резерв по заказу снят, товар свободен

Тревожный признак

Товар числится зарезервированным

Отчёт о выполнении заказов

Норма

Нет остатков к отгрузке по закрытому заказу

Тревожный признак

Висит недоотгруженное количество

Если резерв не снялся автоматически, откройте заказ, снимите резерв вручную в табличной части (колонка «Резерв») и повторно проведите закрытие. В штатной ситуации закрытие заказа освобождает резерв без дополнительных действий.

Частые вопросы

Можно ли закрыть заказ, по которому не было ни одной отгрузки?

Да. Откройте заказ и переведите состояние в «Завершен» с вариантом отмены, если он доступен. Программа зафиксирует, что заказ отменён без исполнения. Если по заказу был резерв — проверьте, что он снялся.

Чем закрытие отличается от пометки на удаление?

Закрытие сохраняет документ в учёте: он участвует в отчётах по продажам, видна история взаимодействия с клиентом. Пометка на удаление исключает документ из оборота и может нарушить связи с расходными накладными и оплатами. Для исполненных и отменённых заказов всегда используйте закрытие.

Заказ закрыт, а товар всё ещё в резерве. Что делать?

Откройте заказ, проверьте колонку «Резерв» в табличной части и очистите её вручную, затем перепроведите документ. Если резерв ставился другим документом (например, отдельным резервированием), найдите и отмените его. После этого сверьтесь с отчётом по запасам.

Можно ли открыть закрытый заказ обратно?

Да, измените состояние на рабочее (например, «В работе») и проведите документ. Учтите, что заказ снова начнёт влиять на потребности и резервы, поэтому возвращайте его в работу только при реальной необходимости — например, покупатель возобновил сделку.

Почему заказ не закрывается автоматически после полной отгрузки?

Проверьте настройки в разделе «Настройки» → «Продажи»: автоматический перевод состояния может быть отключён или требовать не только отгрузку, но и полную оплату. Также автоматика не срабатывает для документов, проведённых до включения настройки.

Как найти все «зависшие» открытые заказы?

В списке «Заказы покупателей» установите отбор по состоянию «Открыт» и отсортируйте по дате. Старые документы без движений — кандидаты на закрытие. Дополнительно используйте отчёт «Анализ заказов покупателей»: он покажет заказы с остатками к отгрузке и просроченные обязательства.