Как закрыть внутренний заказ в 1С

Внутренний заказ в 1С фиксирует потребность подразделения в товарах, материалах или услугах и резервирует остатки на складе. Пока заказ не закрыт, он продолжает удерживать резерв, попадает в отчёты по незакрытым потребностям и искажает планирование закупок. Поэтому после полного исполнения — или при отказе от потребности — документ нужно корректно закрыть, а не просто оставить «как есть».

Процедура зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 10.3» и «Управление производственным предприятием 1.3» внутренний заказ — отдельный документ со своими состояниями, в «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации 2» роль внутренней потребности выполняет документ «Заказ на внутреннее потребление» (или «Заказ на перемещение»), который закрывается через механизм закрытия заказов. Ниже разобраны оба сценария, а также способы проверки результата и разбор типичных проблем.

Когда внутренний заказ нужно закрывать

Закрытие требуется в трёх ситуациях. Первая — потребность полностью исполнена: товары отгружены со склада документами «Перемещение товаров», «Требование-накладная» или «Реализация товаров и услуг» в зависимости от вида заказа. Вторая — потребность отменена: подразделение отказалось от заказа, и остаток по нему нужно освободить. Третья — заказ исполнен частично, и дальнейшие поставки по нему не планируются.

Признак того, что заказ «завис», — он продолжает отображаться в отчётах по незакрытым заказам и удерживает резерв. Если резерв не снять, номенклатура будет числиться недоступной для других заказов, хотя физически лежит на складе. Это приводит к лишним закупкам и конфликтам при размещении новых заказов.

Подготовка: что проверить перед закрытием

Прежде чем менять состояние документа, сверьте фактическое исполнение с заказанным количеством. Откройте отчёт «Анализ внутренних заказов» (в УТ 10.3 / УПП) или «Состояние исполнения заказа» по кнопке «Отчёты» в форме документа (в ERP / КА 2). Сопоставьте колонки «Заказано», «Отгружено» и «Осталось отгрузить».

Если по заказу остались неотгруженные позиции, решите: доотгрузить их или отменить. Отгрузка оформляется документом на основании заказа — тогда количество подтянется автоматически. Отмена в ERP выполняется через обработку «Отмена строк» или установкой признака отмены в табличной части, в УТ 10.3 — корректировкой заказа либо просто закрытием с остатком.

Также проверьте резервы: в отчёте «Анализ доступности товаров на складах» или «Резервы товаров» посмотрите, сколько единиц номенклатуры удерживается под этот заказ. После закрытия резерв должен обнулиться.

1. 1
   Откройте список внутренних заказов и найдите нужный документ по номеру или подразделению
2. 2
   Сформируйте отчёт по состоянию исполнения заказа
3. 3
   Сравните заказанное и отгруженное количество по каждой строке
4. 4
   Отгрузите остаток или отмените неисполненные строки
5. 5
   Проверьте, какие резервы удерживаются под заказ

Закрытие внутреннего заказа в УТ 10.3 и УПП 1.3

В этих конфигурациях у документа «Внутренний заказ» есть поле состояния. Откройте заказ, найдите поле выбора состояния (обычно в шапке документа) и установите значение «Закрыт». Затем запишите и проведите документ. С этого момента по заказу нельзя вводить отгрузку на основании, а размещение и резервирование по нему прекращаются.

Если по заказу числился резерв, снимите его до закрытия: в табличной части очистите колонку «Размещение» или проведите документ «Корректировка внутреннего заказа» / «Снятие резерва». В ряде конфигураций резервы снимаются автоматически при установке состояния «Закрыт», но полагаться на это не стоит — сверьтесь с отчётом по резервам после операции.

Для массового закрытия устаревших заказов используйте групповую обработку списка документов (если она доступна в вашей конфигурации) или сервис «Закрытие заказов» из раздела настройки учёта. Перед массовой операцией сделайте резервную копию информационной базы.

Закрытие заказа на внутреннее потребление в ERP и КА 2

В «1С:ERP Управление предприятием 2» и «Комплексной автоматизации 2» внутренняя потребность оформляется документом «Заказ на внутреннее потребление». Чтобы закрыть его, откройте документ и в командной панели выберите установку состояния «Закрыт» — обычно это доступно через кнопку с текущим статусом или через меню «Ещё». Документ должен быть проведён после смены статуса.

Если часть строк не исполнена, система предложит их отменить. Альтернатива — заранее выделить неисполненные строки и применить команду «Отменить неотработанные строки» (в некоторых версиях — через обработку «Установка статусов»). Отменённые строки перестают влиять на обеспечение и планирование.

Для массового закрытия используйте рабочее место «Закрытие заказов» (раздел «Склад и доставка» или «Продажи», в зависимости от вида заказов). В нём можно отфильтровать полностью отгруженные заказы за период и закрыть их пакетно. Это удобно при регламентной чистке базы в конце месяца.

Способы закрытия

Ручное изменение статуса в документе

Подходит для единичных заказов; требует контроля каждого документа вручную

Отмена неисполненных строк + закрытие

Нужна при частичном исполнении; сохраняет корректную аналитику по отказам

Обработка «Закрытие заказов»

Массовое закрытие по отбору; требует проверки отбора, чтобы не закрыть действующие заказы

Проверка результата после закрытия

После смены статуса убедитесь, что заказ действительно перестал влиять на учёт. Сформируйте отчёт по незакрытым (неисполненным) заказам — документа в нём быть не должно. Затем проверьте отчёт по резервам: количество в резерве под этот заказ должно обнулиться.

Дополнительно попробуйте ввести документ отгрузки на основании закрытого заказа: система должна либо запретить ввод, либо выдать предупреждение. Если отгрузка по закрытому заказу по-прежнему проводится без сообщений, проверьте настройки контроля статусов в параметрах учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по незакрытым заказам

Норма

Заказ отсутствует в списке

Тревожный признак

Заказ по-прежнему числится неисполненным

Резервы товаров на складе

Норма

Резерв под заказ равен нулю

Тревожный признак

Остаток резерва удерживается

Ввод отгрузки на основании

Норма

Система запрещает или предупреждает

Тревожный признак

Отгрузка проводится без контроля

Типичные ошибки и проблемы

Самая частая ошибка — закрытие заказа с неотгруженным остатком без отмены строк. Внешне всё выглядит корректно, но в отчётах по обеспечению остаются «хвосты», а при сверке с подразделением-заказчиком возникают расхождения. Всегда решайте судьбу неисполненных строк до смены статуса.

Вторая проблема — попытка закрыть заказ, по которому есть непроведённые документы отгрузки. Проведите или пометьте их на удаление, иначе движения по заказу будут неполными. Третья ситуация — недостаточно прав: если кнопка смены статуса недоступна, обратитесь к администратору за назначением роли, разрешающей изменение состояний заказов.

Наконец, не путайте закрытие с пометкой на удаление. Помеченный на удаление заказ искажает историю исполнения и может нарушить связанность с документами отгрузки. Удалять заказ допустимо только если он создан ошибочно и по нему не было движений.

Частые вопросы

Чем закрытие заказа отличается от пометки на удаление?

Закрытие — штатное завершение жизненного цикла: документ остаётся в базе, история исполнения сохраняется, но дальнейшие движения по нему прекращаются. Пометка на удаление предназначена для ошибочно созданных документов без движений и разрывает связи с отгрузкой, поэтому для исполненных заказов не применяется.

Можно ли закрыть внутренний заказ, если он исполнен частично?

Да, но сначала отмените неисполненные строки штатной командой отмены или зафиксируйте отказ от остатка. Тогда отчёты покажут корректную картину: что отгружено, а что отменено, без зависших остатков.

Почему после закрытия заказа товар всё ещё в резерве?

В некоторых конфигурациях смена статуса не снимает резерв автоматически. Проверьте размещение в табличной части заказа и снимите его вручную либо проведите документ снятия резерва. После этого сверьтесь с отчётом по резервам.

Как закрыть сразу много старых заказов?

Используйте обработку «Закрытие заказов» (в ERP/КА 2 — одноимённое рабочее место) с отбором по периоду и состоянию исполнения. Обязательно проверьте список перед выполнением, чтобы не закрыть действующие заказы, и сделайте резервную копию базы.

Нет кнопки смены статуса — что делать?

Скорее всего, у пользователя недостаточно прав на изменение состояний заказов. Обратитесь к администратору 1С для назначения соответствующей роли или попросите сотрудника с нужными правами выполнить закрытие.

Можно ли снова открыть закрытый заказ?

Да, в большинстве конфигураций достаточно вернуть прежнее состояние и провести документ. Учтите, что резервы и размещение при этом автоматически не восстановятся — их придётся установить заново в табличной части.