Как загрузить товар в 1С:Розница: полная инструкция

Загрузка товара в 1С:Розница — базовая операция, без которой невозможно вести продажи, печатать ценники и контролировать остатки. В зависимости от объёма ассортимента и источника данных применяют четыре способа: ручное создание карточек номенклатуры, импорт из таблицы Excel, загрузку из документа поступления от поставщика и обмен данными с другой учётной системой.

Выбор способа зависит от количества позиций. Если товаров десятки — быстрее создать их вручную. Если сотни и тысячи — разумнее подготовить файл и загрузить пакетно. Если магазин работает в связке с офисной 1С:Управление торговлей или 1С:Комплексная автоматизация — номенклатуру обычно синхронизируют автоматически.

Перед любой массовой загрузкой сделайте резервную копию информационной базы. Ошибка в исходном файле может создать тысячи дублей или записать неверные цены, а откатить такие изменения без копии бывает трудно.

Подготовка перед загрузкой товара

Прежде чем создавать карточки, проверьте настройки магазина и справочники, от которых зависит номенклатура. Откройте раздел «Настройки» и убедитесь, что заполнены виды цен (розничная, закупочная), единицы измерения и ставки НДС. Если эти данные не заданы, при загрузке придётся исправлять каждую карточку вручную.

Определите структуру товарных групп. В 1С:Розница номенклатура хранится в иерархическом справочнике, поэтому заранее создайте папки: например, «Продукты», «Бытовая химия», «Одежда». Это упростит поиск, отчёты и настройку скидок по группам.

Проверьте права пользователя. Для добавления номенклатуры и загрузки данных нужны права на изменение справочника «Номенклатура» и доступ к обработке загрузки. Если кнопки неактивны — обратитесь к администратору базы.

Ручное создание карточки товара

Ручной способ подходит, когда нужно добавить несколько позиций или один новый товар прямо в процессе работы. Откройте раздел «Закупки» или «НСИ» (в разных версиях конфигурации меню может отличаться) и перейдите в справочник «Номенклатура». Нажмите «Создать».

Заполните обязательные поля: наименование, вид номенклатуры (товар), единица измерения, ставка НДС. Если товар весовой или штучный — это определяется видом номенклатуры, от которого зависят настройки печати этикеток и работы с весами. Укажите штрихкод в одноимённом поле — без него касса не сможет найти товар сканером.

После записи карточки задайте цену. Цены в 1С:Розница устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры»: создайте его, добавьте товар, укажите вид цены и значение, затем проведите документ. Без этого шага товар появится в справочнике, но продаваться по нулевой цене не будет — касса выдаст предупреждение.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
3. 3
   Добавьте штрихкод и при необходимости артикул
4. 4
   Запишите карточку
5. 5
   Создайте документ «Установка цен номенклатуры» и задайте розничную цену
6. 6
   Проверьте товар на кассе или в отчёте по ценам

Загрузка товаров из Excel

Пакетный импорт из таблицы — основной способ для первичного наполнения базы или добавления большого прайса. В типовой 1С:Розница используется обработка «Загрузка данных из табличного документа», которая находится в разделе «Администрирование» или «НСИ и администрирование» в зависимости от версии.

Подготовьте файл. Минимальный набор колонок: наименование, артикул, штрихкод, цена, ставка НДС. Данные должны быть «чистыми»: без объединённых ячеек, формул, итоговых строк и пустых строк в середине таблицы. Числа — в числовом формате, штрихкоды — в текстовом, чтобы не потерять ведущие нули.

Откройте обработку, выберите объект загрузки «Номенклатура», скопируйте данные из Excel в табличное поле обработки или откройте файл напрямую. Затем сопоставьте колонки полям справочника: укажите, какая колонка содержит наименование, какая — штрихкод и так далее. Запустите загрузку сначала в тестовом режиме или на небольшом фрагменте.

Контроль дублей при импорте

Обработка загрузки позволяет искать существующие карточки по наименованию, артикулу или штрихкоду. Настройте поиск по штрихкоду — это самый надёжный критерий. Если поиск не настроен, повторная загрузка того же файла создаст дубли карточек, и остатки с продажами «размазаны» по нескольким позициям.

Загрузка товара через документ поступления

Если поставщик прислал накладную, новые товары удобно заводить прямо в документе «Поступление товаров». Создайте документ в разделе «Закупки», укажите контрагента и склад. В табличной части при вводе наименования, которого нет в базе, программа предложит создать новую карточку номенклатуры.

Многие поставщики высылают накладные в электронном виде. Если у вас настроен обмен электронными документами (ЭДО), документ поступления создаётся автоматически из входящего файла, а новые позиции сопоставляются с номенклатурой или создаются как новые карточки. Это самый быстрый способ при регулярных поставках.

После проведения поступления товар не только появится в справочнике, но и оприходуется на склад. Останется установить розничные цены — и товар готов к продаже. Этот сценарий хорош тем, что объединяет три операции: создание карточки, оприходование и фиксацию закупочной цены.

Сравнение способов загрузки

Ручное создание

Подходит для 1–20 позиций. Полный контроль над каждой карточкой, но медленно при большом объёме

Импорт из Excel

Оптимален для сотен и тысяч позиций при первичном наполнении. Требует аккуратной подготовки файла и тестовой загрузки

Из документа поступления

Лучший вариант при регулярных закупках: карточка, остатки и закупочная цена создаются одновременно

Обмен с другой 1С

Для магазинов в составе сети с центральной базой: номенклатура приходит автоматически, самостоятельная загрузка не требуется

Обмен данными с центральной базой

Если магазин работает в связке «офис + розничная точка», номенклатуру обычно ведут централизованно в 1С:Управление торговлей или 1С:ERP, а в 1С:Розница она попадает через план обмена «По магазину». В этом случае загружать товар вручную в розничную базу не нужно и нежелательно.

Настройка обмена выполняется в разделе «Администрирование» — «Синхронизация данных». После настройки узла обмена новые карточки, цены и штрихкоды будут приходить из центральной базы при каждом сеансе обмена. Проверьте, что в настройках узла включена выгрузка номенклатуры и цен для вашего магазина.

Проверка результата после загрузки

После любой загрузки убедитесь, что данные записались корректно. Откройте справочник «Номенклатура» и отфильтруйте по дате создания или по загруженной группе. Сверьте количество позиций с исходным файлом — расхождение укажет на пропущенные строки или дубли.

Проверьте несколько карточек выборочно: штрихкод, ставку НДС, единицу измерения. Затем откройте отчёт «Остатки товаров» или «Цены номенклатуры» и убедитесь, что цены установлены. Финальная проверка — пробить один из новых товаров на кассе или найти его сканером в РМК.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество загруженных позиций

Норма

Совпадает с числом строк в исходном файле

Тревожный признак

Меньше — строки пропущены; больше — созданы дубли

Штрихкод в карточке

Норма

Совпадает с кодом на упаковке, сканер находит товар

Тревожный признак

Код усечён или с ошибкой, сканер товар не находит

Розничная цена

Норма

Цена задана документом «Установка цен» и видна в РМК

Тревожный признак

Цена нулевая или отсутствует, касса выдаёт предупреждение

Ставка НДС

Норма

Соответствует категории товара

Тревожный признак

Ставка неверная — чеки будут с ошибкой, риск претензий при проверке

Частые вопросы

Можно ли загрузить товары в 1С:Розница из CSV или другого формата?

Да. Обработка «Загрузка данных из табличного документа» работает с любыми табличными данными, которые можно открыть в 1С: Excel, CSV, MXL. Файл CSV предварительно откройте в Excel, проверьте кодировку и разделители, затем сохраните в формате XLSX — так надёжнее.

Что делать, если после загрузки появились дубли номенклатуры?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» из раздела «Администрирование». Она объединяет карточки с заменой ссылок во всех документах. Перед запуском сделайте резервную копию и проверьте найденные пары вручную — автоматическое объединение необратимо.

Как загрузить товары вместе с остатками при переходе на 1С:Розница?

Сначала загрузите номенклатуру из Excel, затем создайте документ «Оприходование товаров» и заполните его остатками — вручную или через ту же обработку загрузки в табличную часть документа. После проведения остатки появятся на складе магазина.

Почему загруженный товар не виден на кассе?

Чаще всего причины три: не установлена розничная цена, карточка помечена на удаление или в карточке снят признак, разрешающий продажу. Проверьте цены документом «Установка цен номенклатуры» и состояние карточки. Если магазин работает через обмен — убедитесь, что данные дошли до кассового узла.

Можно ли загрузить штрихкоды поставщика и свои внутренние одновременно?

Да. В карточке номенклатуры может храниться несколько штрихкодов. При загрузке из Excel добавьте отдельные колонки под каждый код или загрузите штрихкоды повторно обработкой, сопоставив их с уже созданными карточками по артикулу или наименованию.

Нужно ли загружать характеристики для одежды и обуви?

Если товар различается по размерам и цветам, в виде номенклатуры включите использование характеристик. При импорте из Excel добавьте колонку с характеристикой и сопоставьте её соответствующему полю — тогда каждая размерная позиция создастся отдельно со своим штрихкодом.