Как забивать накладные в 1С: практическое руководство

Накладная в 1С — это документ, которым оформляют поступление товара от поставщика или отгрузку покупателю. От корректности её заполнения зависят остатки на складе, задолженность контрагентов и данные для налогового учёта, поэтому ошибки в накладных всплывают позже — при инвентаризации или сверке. Разобраться в базовом сценарии можно за один рабочий день, если понимать логику программы, а не просто запоминать кнопки.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия. Названия кнопок и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но общая последовательность действий везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку, добавить табличную часть с товарами, проверить итоги, провести и распечатать.

Какие накладные бывают в 1С и какую выбрать

Перед началом работы важно определить тип документа. Приходная накладная оформляет поступление товара от поставщика на склад — в типовых конфигурациях это документ «Поступление товаров и услуг» или «Приобретение товаров и услуг». Расходная накладная фиксирует отгрузку покупателю — «Реализация товаров и услуг».

Отдельные виды документов существуют для перемещения между складами, возврата поставщику и оприходования излишков. Если вы оформляете внутреннее перемещение между своими складами, используйте «Перемещение товаров», а не две накладные — иначе задвоите обороты и получите лишние проводки по расчётам.

Какой документ выбрать

Поступление товаров

Товар пришёл от поставщика. Увеличивает остаток склада и кредиторскую задолженность.

Реализация товаров

Отгрузка покупателю. Уменьшает остаток и формирует дебиторскую задолженность.

Перемещение товаров

Движение между своими складами. Задолженностей не создаёт.

Возврат поставщику

Списывает товар и уменьшает долг перед поставщиком. Не заменяется обычной реализацией.

Подготовка: что должно быть заполнено до ввода накладной

Накладная ссылается на справочники, и если они пусты, документ придётся заполнять вручную по каждой позиции. Проверьте, что в базе есть карточка контрагента с актуальными реквизитами, договор с правильным типом (с поставщиком или с покупателем), склад и номенклатура товаров.

Новую номенклатуру удобно создавать прямо из документа: в табличной части нажмите «Добавить», начните вводить название — программа предложит создать новую позицию. Обязательно укажите единицу измерения и ставку НДС, иначе при проведении получите ошибку или неверную сумму налога.

Пошаговое заполнение приходной накладной

Откройте раздел «Покупки» (в УТ и КА) или «Покупки и продажи» (в Бухгалтерии) и выберите «Поступление товаров и услуг». Нажмите «Создать» и последовательно заполните поля шапки: поставщик, договор, склад, номер и дата входящего документа — их берите из бумажной накладной поставщика.

Табличную часть заполняйте через кнопку «Добавить» или подбором товаров. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Программа автоматически рассчитает сумму и сумму НДС. Если количество строк большое, используйте кнопку «Подбор» — она открывает справочник с фильтрами и позволяет переносить позиции пачкой.

1. 1
   Создайте документ «Поступление товаров и услуг»
2. 2
   Заполните поставщика, договор и склад
3. 3
   Введите номер и дату входящего документа
4. 4
   Добавьте товары: номенклатура, количество, цена, НДС
5. 5
   Сверьте итоговую сумму с бумажной накладной
6. 6
   Нажмите «Провести» и проверьте отсутствие ошибок
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД при необходимости

Заполнение расходной накладной и отличия от приходной

Расходная накладная создаётся аналогично: раздел «Продажи», документ «Реализация товаров и услуг». Заполните покупателя, договор и склад отгрузки. Ключевое отличие — цены можно подставить автоматически из прайса, если в карточке договора или соглашения с клиентом настроен тип цен.

При проведении расходной накладной программа списывает товар со склада. Если остатка не хватает, конфигурация либо запретит проведение, либо разрешит отрицательный остаток — это зависит от настроек учёта. Отрицательные остатки — признак проблемы: они искажают себестоимость и себестоимость продаж в отчётах.

Проверка документа после проведения

Проведение — не конец работы. Откройте проведённый документ и через кнопку «Ещё» или пиктограмму «Дт/Кт» посмотрите движения: в бухгалтерских конфигурациях это проводки, в торговых — движения по регистрам товаров и расчётов. Убедитесь, что суммы совпадают с документом, а счета учёта соответствуют виду операции.

Дополнительно сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и проверьте, что остаток по введённым позициям изменился на ожидаемое количество. Для сверки с контрагентом используйте «Акт сверки взаиморасчётов» — он покажет, корректно ли отразилась задолженность по накладной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма документа

Норма

Совпадает с суммой в бумажной накладной до копейки

Тревожный признак

Расхождение — проверьте цены, количество и округление НДС

Остаток на складе

Норма

Изменился ровно на количество из накладной

Тревожный признак

Остаток не изменился (документ не проведён) или ушёл в минус

Взаиморасчёты

Норма

Задолженность по контрагенту увеличилась на сумму накладной

Тревожный признак

Долг отразился по другому договору или не отразился вовсе

Печать накладной и типичные ошибки

После проведения документ можно распечатать: кнопка «Печать» предложит формы ТОРГ-12, товарную накладную или УПД (универсальный передаточный документ). Если нужна другая форма, проверьте настройки печатных форм в разделе администрирования — в типовых конфигурациях можно подключить внешние печатные формы.

Большинство проблем с накладными связано не с самой программой, а с невнимательностью при вводе. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Частые вопросы по вводу накладных

Можно ли изменить накладную после проведения?

Да. Откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно. Учтите: если накладная относится к прошлому периоду, изменение сумм может потребовать корректировки отчётности, а в торговых конфигурациях — перепроведения более поздних документов по этим товарам для восстановления последовательности.

Как забить накладную с большим количеством позиций?

Используйте кнопку «Подбор» в табличной части, загрузку из Excel через типовую обработку загрузки данных из табличного документа или обмен с поставщиком по ЭДО. Ручной ввод сотен строк неэффективен и повышает риск опечаток.

Что делать, если программа не даёт провести накладную?

Прочитайте текст сообщения об ошибке — 1С указывает причину: незаполненное обязательное поле, отрицательный остаток, закрытый период или запрет редактирования. Чаще всего помогает проверка даты документа, заполненности НДС и остатков на складе.

Нужно ли вводить счёт-фактуру отдельно от накладной?

В типовых конфигурациях счёт-фактура создаётся на основании накладной: откройте проведённое поступление и нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура». При использовании УПД отдельный счёт-фактура не требуется — накладная и счёт-фактура объединены в одном документе.

Как удалить ошибочно введённую накладную?

Откройте документ и нажмите «Ещё» → «Пометить на удаление». Документ сначала распроводится, затем пометится. Физически удалить его можно только через процедуру «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования, если нет ссылок на этот документ.