Торговля и Склад · 10 мин
Как забить товар на склад в 1С:Розница
Как забить товар на склад в 1С:Розница: оприходование, приходный ордер, поступление товаров, загрузка из Excel. Пошаговая инструкция с проверкой остатков и типичными ошибками.
«Забить товар на склад» в 1С:Розница можно несколькими способами: через документ «Поступление товаров» при поставке от поставщика, через «Оприходование товаров» при инвентаризации или обнаружении излишков, а также массовой загрузкой из Excel или обработкой загрузки данных. Выбор зависит от того, откуда товар появился и нужно ли фиксировать расчёты с поставщиком.
Ключевое правило: остатки на складе в 1С:Розница меняются только документами. Ручная правка количества напрямую в справочнике не предусмотрена — это защита от расхождений учёта. Поэтому любая задача «забить товар» сводится к созданию и проведению правильного документа с указанием склада, номенклатуры, количества и цены.
Какой документ выбрать для постановки товара на склад
Прежде чем вносить данные, определите хозяйственную ситуацию. От этого зависит тип документа, состав обязательных полей и дальнейшие движения по учёту.
Поступление товаров используется при закупке: документ фиксирует поставщика, сумму задолженности, входящий номер накладной и закупочные цены. Оприходование товаров подходит для ввода начальных остатков при старте работы в программе, для излишков по итогам инвентаризации и для безвозмездного получения. Перемещение товаров применяется, если товар уже есть в базе, но числится на другом складе или магазине.
Отдельный частный случай — распределение по ордерному складу. Если магазин работает со схемой ордерного учёта, после поступления дополнительно оформляется «Приходный ордер на товары», который распределяет принятый товар по складским помещениям.
Как выбрать документ
Поступление товаров: оприходование поставки от поставщика
Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите магазин (склад поступления), поставщика из справочника контрагентов, номер и дату входящей накладной. Если поставщика ещё нет в базе, создайте его прямо из документа по кнопке создания в поле выбора.
Заполните табличную часть «Товары». Номенклатуру добавляйте кнопкой «Добавить», подбором через кнопку «Подобрать товары» или сканированием штрихкодов — при сканировании строка подставляется автоматически, а при повторном сканировании увеличивается количество. Для каждой строки укажите количество, цену закупки и ставку НДС.
Проверьте итоговую сумму документа и нажмите «Провести». После проведения товар появится в остатках склада, а на поставщика сформируется задолженность. Если нужно зафиксировать оплату, на основании поступления создайте расходный кассовый ордер или зарегистрируйте оплату по эквайрингу.
- 1Раздел «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать»
- 2Укажите магазин (склад), поставщика, номер и дату входящей накладной
- 3Добавьте товары: вручную, подбором или сканером штрихкодов
- 4Проставьте количество, цены закупки и ставки НДС
- 5Проверьте итоговую сумму и нажмите «Провести»
- 6Сверьте результат отчётом «Остатки товаров на складах»
Оприходование товаров: ввод остатков и излишков
Документ «Оприходование товаров» находится в разделе «Склад». Он не создаёт задолженности перед контрагентами — только увеличивает количество и стоимость товара на выбранном складе. Это основной инструмент для первичного ввода остатков, когда магазин начинает работать в 1С:Розница с уже имеющимся товаром.
Создайте документ, укажите магазин и склад, заполните табличную часть номенклатурой, количеством и ценой. Цена здесь — это себестоимость, по которой товар встанет на учёт. Если ввести нулевую цену, товар будет числиться на складе с нулевой стоимостью, что исказит отчёты по валовой прибыли, поэтому указывайте реальную закупочную стоимость или хотя бы усреднённую оценку.
Если оприходование делается по итогам инвентаризации, создавайте документ не вручную, а на основании «Инвентаризации товаров» — тогда в него попадут только фактические излишки, и риск ошибки минимален.
Массовая загрузка номенклатуры и остатков из Excel
Когда нужно забить на склад сотни позиций, ручной ввод неэффективен. В 1С:Розница есть типовая обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно доступна через раздел «Администрирование» или «Все функции» → «Обработки», в зависимости от версии конфигурации и настроек прав).
Подготовьте файл Excel с колонками: штрихкод или артикул, наименование, количество, цена. В обработке выберите режим загрузки в табличную часть документа «Оприходование товаров» или «Поступление товаров», сопоставьте колонки файла полям документа и выполните загрузку. После загрузки обязательно просмотрите табличную часть: проверьте, что номенклатура сопоставилась правильно, количества не «уехали» в соседние колонки, а цены загрузились с нужной точностью.
Важный нюанс: если товара нет в справочнике номенклатуры, обработка может создать новые карточки автоматически. Следите за дублями — загрузка по наименованию без проверки штрихкодов часто плодит повторные карточки одного и того же товара.
Приходный ордер и распределение по ордерному складу
Если в настройках магазина включена ордерная схема, проведённое поступление само по себе не распределяет товар по складским помещениям — оно лишь фиксирует факт поставки. Для окончательной постановки на склад создаётся «Приходный ордер на товары»: раздел «Склад» → «Приходные ордера на товары» → «Создать» или создание на основании поступления.
В ордере укажите склад-получатель и распределите товары. Статус ордера должен быть «Принят» — только тогда товар отразится в остатках конкретного склада. Пока ордер не проведён в статусе «Принят», товар числится «к распределению» и в продажах может быть недоступен.
Проверить, используется ли ордерная схема, можно в карточке магазина или склада: там устанавливается признак ордерного учёта. Если схема не используется, ордера не нужны — поступление сразу попадает в остатки.
Проверка результата: как убедиться, что товар встал на склад
После проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты по складу» или через панель отчётов). Установите отбор по нужному складу и номенклатуре — количество должно увеличиться ровно на внесённое значение. Дополнительно полезен отчёт «Движения товара», который показывает, каким документом и когда изменился остаток.
Сверьте три вещи: количество в штуках, стоимость остатка и склад. Частая ситуация — товар проведён, но на другой магазин или склад, потому что в шапке документа осталось значение по умолчанию. В этом случае не создавайте второй документ: распроведите ошибочный или оформите перемещение между складами.
Как проверить результат
Количество увеличилось ровно на внесённое значение
Остаток не изменился или изменился вдвое — документ не проведён или проведён дважды
Товар числится на нужном складе/магазине
Товар попал на склад по умолчанию — нужно перемещение
Себестоимость соответствует ценам документа
Нулевая или аномальная стоимость — ошибка в ценах
Ограничения, права и частые ошибки
Для проведения складских документов пользователю нужны соответствующие права: как минимум роли, разрешающие создание поступлений и оприходований. Если кнопка «Создать» недоступна или документ не проводится с сообщением о нарушении прав, обратитесь к администратору базы — самостоятельно расширять права в рабочей базе не стоит.
Не вносите документы задним числом без крайней необходимости: это меняет себестоимость последующих продаж и может потребовать перепроведения документов за весь период. Перед любой массовой загрузкой или вводом начальных остатков сделайте резервную копию информационной базы — восстановить данные после ошибочной загрузки в разы сложнее, чем потратить несколько минут на копию.
Ещё одна типичная ошибка — оприходование товара, который уже числится в базе, вместо перемещения или корректировки. В результате остатки завышаются, а при инвентаризации всплывает расхождение. Перед созданием документа всегда проверяйте текущий остаток по отчёту.
Что важно запомнить
Товар попадает на склад только документами: «Поступление товаров» — для закупок, «Оприходование товаров» — для остатков и излишков, «Перемещение» — между складами. Указывайте корректные цены, проверяйте склад в шапке документа и всегда сверяйте результат отчётом по остаткам.
Частые вопросы
Можно ли изменить остаток товара без документа?
Нет, в 1С:Розница остатки формируются только проведёнными документами. Прямое редактирование количества в справочнике не предусмотрено. Если нужно исправить остаток, используйте оприходование, списание или корректировку ранее проведённого документа.
Что делать, если товар оприходовали не на тот склад?
Если документ ещё не породил связанных движений, проще всего распровести его, исправить склад и провести заново. Если документ трогать нельзя (закрытый период, связанные документы), оформите «Перемещение товаров» с ошибочного склада на правильный.
Как забить товар, которого нет в справочнике номенклатуры?
Создайте карточку номенклатуры прямо из документа: в поле выбора товара нажмите «Создать», заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и при необходимости штрихкод. После сохранения карточка подставится в строку документа.
Почему после проведения поступления товар не виден в продаже на кассе?
Чаще всего причина в ордерной схеме: товар находится в статусе «к распределению», пока не проведён приходный ордер в статусе «Принят». Также проверьте, что документ проведён на тот же магазин, с которого работает касса, и что по товару установлена розничная цена.
Как ввести остатки при переходе на 1С:Розница с другой программы?
Используйте документ «Оприходование товаров» с заполнением вручную или загрузкой из Excel через обработку загрузки данных. В качестве цены укажите себестоимость из прежней учётной системы, чтобы отчёты по прибыли были корректными с первого дня работы.
Можно ли отменить ошибочно проведённое оприходование?
Да. Откройте документ и нажмите «Отмена проведения» — движения по остаткам будут стёрты. Если документ находится в закрытом периоде, вместо отмены проведения создайте корректирующий документ (списание) текущей датой, чтобы не нарушать закрытый учётный период.