Торговля и Склад · 11 мин
Как забить накладную в 1С Розница
Как оформить накладную в 1С Розница: создание документа поступления товаров, заполнение табличной части, цены, оприходование и проверка остатков.
Забить накладную в 1С Розница — значит оформить документ «Поступление товаров», по которому программа увеличит складские остатки, зафиксирует закупочные цены и при необходимости установит розничные цены на новые позиции. Это базовая операция для любого магазина: без корректного оприходования товара касса не сможет продать его со списанием, а отчёты по остаткам и маржинальности начнут врать.
Операция одинакова по логике в большинстве релизов 1С:Розница 8: открывается список документов поступления, создаётся новый документ, заполняются поставщик, склад и табличная часть с товарами, затем документ проводится. Различия между релизами касаются в основном расположения команд в интерфейсе «Такси» и наличия дополнительных сервисов вроде EDI или работы с ЕГАИС и «Честным ЗНАКом».
Прежде чем начинать ввод, подготовьте бумажную накладную или её электронный вариант: понадобятся номер и дата документа поставщика, наименование контрагента, перечень товаров с количеством и ценами. Если товар новый, заранее решите, по какой розничной цене он будет продаваться — программа умеет рассчитать её наценкой, но правило наценки должно быть задано.
Где находится документ поступления и как его создать
Документ, которым забивают приходную накладную, называется «Поступление товаров». В типовом интерфейсе 1С:Розница он доступен в разделе «Закупки» (в некоторых релизах — «Склад» или «Запасы и закупки») по ссылке «Поступления товаров». Откроется журнал документов, где видны все ранее введённые накладные.
Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа с пустой табличной частью. Номер документа программа присвоит автоматически при записи, дата по умолчанию ставится текущая — её стоит изменить на дату фактической поставки, чтобы остатки и себестоимость попали в правильный период.
Если поставка оформляется на основании заказа поставщику, удобнее не создавать документ с нуля, а ввести его на основании заказа: табличная часть заполнится автоматически, и вам останется только сверить фактическое количество с заказанным. Это снижает риск расхождений и ускоряет ввод больших накладных.
Заполнение шапки: поставщик, магазин и реквизиты накладной
В шапке документа обязательны три ключевых поля. «Поставщик» — контрагент из справочника; если поставщик новый, создайте карточку прямо из поля ввода, указав наименование и ИНН. «Магазин» (склад) — торговая точка, на которую физически приходит товар; от этого поля зависит, по какому складу увеличатся остатки и какой вид цен будет применён при установке розничных цен.
Поля «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» заполните по бумажной накладной поставщика. Эти реквизиты важны для сверки взаиморасчётов, входящего НДС и претензионной работы: по ним вы всегда сможете найти документ в журнале и сопоставить его с первичкой.
Также проверьте поля «Организация» (если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам) и «Цена включает НДС» — флажок влияет на то, как программа разложит суммы по ставкам. Ошибка в этом флажке приведёт к неверной сумме НДС и расхождению итога документа с бумажной накладной.
Как добавить товары в табличную часть
Табличная часть заполняется несколькими способами. Кнопка «Добавить» открывает выбор номенклатуры по одной позиции — подходит для небольших накладных. Кнопка «Подбор» открывает форму подбора товаров с остатками и ценами, где можно набрать сразу весь перечень и перенести его в документ одной кнопкой.
Быстрее всего работать со сканером штрихкодов: курсор ставится в поле поиска, сканируется штрихкод, и программа сама находит номенклатуру и добавляет строку или увеличивает количество в существующей. Если по штрихкоду товар не найден, 1С предложит создать новую карточку номенклатуры — это стандартный сценарий для новинок.
Для каждой строки укажите количество, цену закупки и ставку НДС. Сумма по строке считается автоматически. Сверьте итоговую сумму документа с итогом бумажной накладной: совпадение до копейки — главный признак того, что накладная забита без ошибок в количестве и ценах.
Установка розничных цен при поступлении
Особенность розничного учёта в том, что вместе с оприходованием товара обычно нужно назначить цену продажи. В 1С:Розница это делается прямо из документа поступления: в табличной части есть колонка «Розничная цена», которую можно заполнить вручную или рассчитать автоматически.
Команда расчёта цен (обычно в меню «Цены» или по кнопке «Заполнить») позволяет применить наценку к закупочной цене — например, заданный процент. Готовые цены записываются в регистр цен номенклатуры по виду цен магазина. Если для товара цена уже установлена ранее, программа может оставить старую или предложить обновить — следите за этим при повторных поставках с изменившейся закупочной ценой.
Если товар маркируемый (табак, обувь, одежда, вода и другие группы), при поступлении дополнительно требуется ввод кодов маркировки. В документе активируется режим сканирования кодов Data Matrix, и без подтверждения кодов по маркируемым позициям документ может не провестись либо данные не уйдут в «Честный ЗНАК» корректно.
Проведение документа и проверка результата
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа увеличит остатки по указанному складу, зафиксирует партии товара для расчёта себестоимости и запишет розничные цены, если они устанавливались в документе. При включённом обмене с «1С:Бухгалтерией» документ позже перенесётся в бухгалтерскую базу для отражения в учёте.
Проверьте результат двумя способами. Во-первых, откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Отчёты») и убедитесь, что по оприходованным позициям количество увеличилось на введённые значения. Во-вторых, проверьте карточку одной из позиций: в ней должна отображаться актуальная розничная цена и движение по поступлению.
Если документ провёлся, но товар не виден в остатках по нужному магазину, почти наверняка в шапке указан не тот склад. Исправьте поле «Магазин» и перепроведите документ — остатки пересчитаются автоматически.
Как проверить результат
Совпадает с итогом бумажной накладной до копейки
Расхождение — ошибка в количестве или цене строки
Количество по позициям выросло на введённые значения
Остатки не изменились или изменились по другому магазину
В карточке товара актуальная цена продажи
Цена нулевая или устаревшая
Регистры остатков и цен содержат записи документа
Документ записан, но не проведён
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — дублирование номенклатуры. Когда сканер не находит штрихкод, пользователь создаёт новую карточку, хотя товар уже есть в базе под другим штрихкодом. Итог — раздвоённые остатки и продажи. Перед созданием новой карточки поищите товар по наименованию в справочнике.
Вторая группа ошибок связана с ценами: забыли установить розничную цену — товар продаётся по нулевой или старой цене; не заметили изменения закупочной цены — нарушается наценка и маржа. Выработайте правило: каждую накладную закрывать проверкой цен по новым и подорожавшим позициям.
Третья группа — организационная: ввод накладной не тем складом, неверной датой или без входящего номера. Такие документы потом трудно сопоставить с первичкой при сверке с поставщиком. Заполнение всех реквизитов шапки занимает минуту, но экономит часы при разборе расхождений.
Частные сценарии: заказ, возврат и большие накладные
Ввод на основании заказа поставщику
Если магазин работает с заказами, создайте поступление на основании документа «Заказ поставщику». Табличная часть заполнится заказанными позициями, и вам останется откорректировать количество по факту приёмки. Расхождения между заказом и накладной будут видны сразу.
Накладная на несколько страниц
Для больших поставок удобно использовать загрузку из файла (Excel, CSV) через обработку загрузки данных из табличного документа, если она доступна в вашей конфигурации. Альтернатива — приёмка по сканеру с последующей сверкой итогов. Ручной построчный ввод сотен позиций — главный источник опечаток.
Частичная приёмка и пересорт
Если фактическое количество меньше указанного в накладной поставщика, вводите документ по факту и фиксируйте претензию поставщику отдельно. Не оприходуйте «воздух» в надежде на довоз — остатки перестанут соответствовать реальности, и инвентаризация покажет недостачу.
Как выбрать способ ввода
FAQ
Чем «Поступление товаров» отличается от «Оприходования товаров»?
Поступление оформляет закупку у поставщика с указанием контрагента, цен и входящих реквизитов. Оприходование используется для излишков, выявленных инвентаризацией, или ввода начальных остатков — без поставщика и закупочных цен в привычном смысле.
Можно ли отредактировать уже проведённую накладную?
Да, если у пользователя есть права и период не закрыт. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите — остатки и цены пересчитаются. При закрытом периоде или отправленном обмене с бухгалтерией правку лучше согласовать с бухгалтером, чтобы не разъехались данные учёта.
Почему после поступления товар не продаётся на кассе?
Наиболее вероятные причины: документ не проведён, указан другой магазин-склад, не установлена розничная цена или не выполнен обмен данными с кассой (в автономной кассе ККМ). Проверьте остаток по складу, цену в карточке товара и статус синхронизации с торговым оборудованием.
Как удалить ошибочно введённую накладную?
Установите пометку удаления на документ — он станет непроведённым и перестанет влиять на остатки. Физическое удаление помеченных объектов выполняется отдельной процедурой и обычно доступно только администратору. Пометки удаления достаточно для корректного учёта.
Нужно ли вводить накладную, если поставщик прислал электронный документ (ЭДО)?
Если в базе настроен обмен электронными документами, поступление создаётся автоматически на основании входящего УПД или накладной — вам нужно только проверить соответствие номенклатуры и провести документ. Полностью ручной ввод в этом случае не требуется, но сверка количества по факту приёмки обязательна.
Что делать, если закупочная цена в накладной выросла?
Введите накладную с новой ценой и пересчитайте розничную цену по правилу наценки, если она привязана к себестоимости. Проверьте остатки этого товара на складе: старые партии продолжат числиться по прежней себестоимости, новая партия — по новой, что корректно для расчёта маржи.
Что важно запомнить
Накладная в 1С Розница — это документ «Поступление товаров»: заполните поставщика, магазин и входящие реквизиты, добавьте товары подбором или сканером, сверьте итог с бумажной накладной, установите розничные цены и проведите. Контрольный результат — рост остатков по складу и актуальные цены в карточках товаров.