Как выставить накладную в 1С: пошаговое руководство

Накладная в 1С — это первичный документ, которым оформляется отгрузка товаров покупателю. В зависимости от конфигурации он называется по-разному: «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии, «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации. Логика работы везде одинаковая: создаётся документ, заполняются контрагент, склад и табличная часть с товарами, затем документ проводится и печатается в нужной форме — ТОРГ-12, УПД или товарная накладная.

Ошибки в накладной приводят к расхождениям в учёте: зависают остатки на складе, неверно считается себестоимость и НДС, покупатель отказывается принимать документы. Поэтому важно не только знать, где находится кнопка «Создать», но и понимать, что проверить до и после проведения документа.

Ниже разобран полный цикл работы с накладной: от подготовки справочников до печати, отправки по ЭДО и исправления ошибок. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 11, но подходит и для других решений на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Где в 1С находится накладная и какой документ выбрать

В 1С:Бухгалтерии 8 накладная создаётся в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). При нажатии кнопки «Создать» программа предложит выбрать вид документа: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия». Для отгрузки товаров выбирайте первый вариант.

В 1С:Управление торговлей 11 документ находится в разделе Продажи → Реализации товаров и услуг. Если продажа оформляется на основании заказа клиента, накладную удобнее создавать на его основании — тогда табличная часть заполнится автоматически, а программа проконтролирует соответствие отгрузки заказу.

Отдельно стоит различать накладную и счёт-фактуру. Накладная подтверждает факт передачи товара, счёт-фактура нужен для НДС. В типовых конфигурациях счёт-фактура выписывается на основании накладной одной кнопкой, а если покупателю нужен единый документ, печатается УПД (универсальный передаточный документ), который объединяет обе функции.

Подготовка: что проверить перед созданием накладной

До создания документа убедитесь, что в справочниках есть актуальные данные. Карточка контрагента должна содержать ИНН, КПП, юридический и фактический адреса — они попадут в печатную форму. Если с покупателем работаете по договору, создайте договор в карточке контрагента: от него зависят условия оплаты и валюта расчётов.

Проверьте остатки товара на складе. В 1С:Бухгалтерии это отчёт «Остатки по складу», в Управлении торговлей — «Остатки и доступность товаров». Если в программе включён контроль остатков, провести накладную на большее количество, чем есть в наличии, не получится — документ выдаст ошибку при проведении.

Также убедитесь, что в карточках номенклатуры заполнены единицы измерения, ставки НДС и, при необходимости, коды ТН ВЭД и страна происхождения для УПД. Пустые реквизиты приведут к тому, что печатная форма будет неполной, и покупатель может её не принять.

Контрольные точки

Что проверить до создания документа

Карточка контрагента

Норма

Заполнены ИНН, КПП, адреса, есть договор

Тревожный признак

ИНН пустой или адрес отсутствует — форма будет неполной

Остатки на складе

Норма

Доступного количества хватает на отгрузку

Тревожный признак

Остаток меньше отгружаемого — документ не проведётся

Карточки номенклатуры

Норма

Есть единица измерения и ставка НДС

Тревожный признак

Ставка НДС пустая — налог посчитается неверно

Пошаговое создание накладной

Откройте журнал реализаций и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: контрагента, договор, организацию (если в базе их несколько) и склад отгрузки. Дата документа должна совпадать с фактической датой отгрузки — от неё зависит период отражения выручки и НДС.

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру, укажите количество и цену. Сумма и НДС рассчитаются автоматически. Если позиций много, удобнее использовать кнопку «Подбор» — она открывает справочник товаров с остатками и ценами, позволяя добавлять позиции списком. Проверьте итоговую сумму документа и ставку НДС внизу формы.

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует проводки: спишет товар со склада, отразит выручку и задолженность покупателя. Если документ не проводится, прочитайте сообщение об ошибке — чаще всего это нехватка остатка или незаполненный обязательный реквизит.

1. 1
   Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид документа «Товары (накладная)»
3. 3
   Заполните контрагента, договор, организацию и склад
4. 4
   Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и ставку НДС
6. 6
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»

Создание накладной на основании другого документа

Если отгрузке предшествовал счёт на оплату или заказ покупателя, не создавайте накладную вручную — используйте ввод на основании. Откройте исходный документ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация товаров и услуг». Все реквизиты и табличная часть перенесутся автоматически, останется проверить количество и провести документ.

Такой способ снижает риск расхождений: цены в накладной совпадут со счётом, а цепочка документов сохранится в базе, что упрощает сверку с покупателем. В Управлении торговлей ввод на основании заказа дополнительно контролирует, чтобы отгружено было не больше, чем заказано.

Печать накладной: ТОРГ-12, УПД и другие формы

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме. В 1С:Бухгалтерии доступны формы «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» и упрощённая «Накладная на отпуск материалов». Выбор формы зависит от требований покупателя: бюджетные организации и крупные компании чаще требуют ТОРГ-12 или УПД.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте реквизиты: наименования сторон, адреса, ИНН, номер и дату документа, итоговые суммы и количество строк. Если в форме есть пустые графы, вернитесь в документ или карточку контрагента и заполните недостающие данные.

Если с покупателем настроен обмен электронными документами (ЭДО), накладную и УПД выгоднее отправлять электронно: документ подписывается электронной подписью и доставляется контрагенту за минуты, а бумажный оригинал не требуется. В типовых конфигурациях обмен настраивается в разделе «Администрирование → Обмен электронными документами».

Какую форму печатать

ТОРГ-12

Классическая товарная накладная. Подходит, когда счёт-фактура выставляется отдельно

УПД

Заменяет накладную и счёт-фактуру одним документом. Удобно для покупателя, меньше бумаг

Внутренняя форма

Произвольная накладная для внутренних перемещений, когда официальная форма не требуется

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения откройте движения документа (кнопка «Показать проводки и движения» или Дт/Кт в Бухгалтерии). Убедитесь, что товар списался с правильного склада, выручка отражена по нужному контрагенту, а НДС начислен корректно. В Управлении торговлей дополнительно проверьте отчёт «Остатки товаров» — остаток должен уменьшиться на отгруженное количество.

Частая ошибка — неверная дата документа. Накладная, проведённая «задним числом» после закрытия периода, меняет регламентированную отчётность и может потребовать уточнённых деклараций. Другая типичная проблема — дубли контрагентов: если покупатель заведён в базе дважды, задолженность и акты сверки распадутся на две карточки.

Если накладную нужно исправить, не редактируйте проведённый документ прошлого периода напрямую. В типовых конфигурациях для этого есть документы «Корректировка реализации» и «Возврат товаров от покупателя» — они корректно отразят изменения в учёте и сформируют корректировочные документы для покупателя.

Частые вопросы

Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?

Накладная фиксирует передачу товара и списывает его со склада, счёт-фактура служит основанием для вычета НДС у покупателя. В 1С счёт-фактура создаётся на основании накладной, а форма УПД объединяет оба документа в один.

Документ не проводится и пишет про нехватку товара. Что делать?

Проверьте отчёт по остаткам на выбранном складе: либо товара фактически нет, либо он числится на другом складе, либо остаток зарезервирован под другой заказ. Исправьте склад в документе или сначала оприходуйте поступление товара.

Можно ли выставить накладную без договора с контрагентом?

Технически в некоторых конфигурациях можно, но делать этого не стоит: договор определяет валюту, условия расчётов и попадает в печатные формы. Создайте договор в карточке контрагента — это занимает меньше минуты.

Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?

Если период открыт и документ не отправлен покупателю, можно исправить и перепровести сам документ. Если накладная уже передана контрагенту или период закрыт, используйте документ «Корректировка реализации» — он сформирует корректные записи в учёте и исправительный документ для покупателя.

Как выставить накладную, если отгрузка идёт частями по одному заказу?

Создавайте каждую накладную на основании заказа, указывая в табличной части только фактически отгружаемое количество. В Управлении торговлей программа сама покажет остаток к отгрузке по заказу и не даст отгрузить больше заказанного.

Нужно ли распечатывать накладную, если работаем по ЭДО?

Нет. Электронный УПД или накладная, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, имеют юридическую силу и заменяют бумажный оригинал. Печатать документ нужно только по требованию конкретного покупателя.