Торговля и Склад · 11 мин
Как выполнить приемку товара в 1С: инструкция для кладовщика и бухгалтера
Как оформить приемку товара в 1С: создание поступления, сверка с заказом и счетом-фактурой, работа с расхождениями, ордерный склад и типичные ошибки.
Приемка товара в 1С — это не просто нажатие кнопки «Провести». Корректно оформленное поступление определяет точность складских остатков, себестоимость продаж, задолженность перед поставщиком и входящий НДС. Ошибка на этом этапе потом «расползается» по всем отчетам: товара на складе нет, а в программе числится, или наоборот — стоимость завышена, и искажается прибыль.
Порядок действий зависит от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) и от того, ведется ли учет по ордерной схеме. Но логика везде одна: сверить фактически принятый товар с документами поставщика, отразить поступление в программе, проверить цены и количество, зафиксировать расхождения.
Ниже разобран полный цикл приемки: от подготовки до контроля результата, с отдельными сценариями для ордерного склада, приемки по заказу и оформления расхождений.
Подготовка: что проверить до оформления поступления
До того как создавать документ в 1С, убедитесь, что в базе корректно заведены исходные данные. Проверьте карточку контрагента-поставщика: правильные ИНН, наименование, договор с нужным типом (с поставщиком) и валютой. Если договор не создан, документ поступления не проведется или попадет не в тот разрез учета.
Второй шаг — номенклатура. Каждая принимаемая позиция должна существовать в справочнике с верным видом номенклатуры (товар, а не услуга), единицей измерения и ставкой НДС. Если поставщик прислал новые позиции, создайте их заранее или в процессе заполнения документа — но сразу проверьте ставку НДС, потому что от нее зависит входящий налог и регистрация счета-фактуры.
Третий момент — склад. Уточните, на какой склад физически принимается товар, и ведется ли по нему ордерная схема. От этого зависит, достаточно ли одного документа поступления или потребуется еще приходный ордер.
Тип договора — «с поставщиком», валюта совпадает с накладной
Вид — «Товар», корректные единица измерения и ставка НДС
Ордерный склад требует приходного ордера, обычный — нет
Номер, дата, количество и цены доступны для сверки
Создание документа поступления товаров
В 1С:Управление торговлей, Комплексной автоматизации и ERP перейдите в раздел «Закупки» и откройте журнал «Поступления товаров и услуг». Нажмите «Создать» и выберите операцию «Закупка у поставщика». В 1С:Бухгалтерии путь другой: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → кнопка «Поступление» → «Товары (накладная)».
Заполните шапку документа: поставщик, договор, склад, номер и дата входящей накладной. Номер и дата входящего документа обязательны — без них невозможно корректно зарегистрировать счет-фактуру и вести взаиморасчеты по первичным документам.
Табличную часть заполняйте по факту принятого товара, а не по данным накладной «как есть». Добавляйте позиции кнопкой «Добавить», подбором или сканированием штрихкодов. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС из документов поставщика. Если количество фактически принятого товара отличается от накладной — сначала разберитесь с расхождением (об этом ниже), а не проводите документ «как есть».
После заполнения нажмите «Провести». Признак успеха: документ появился в журнале без пометки «не проведен», а товар виден в отчете «Остатки товаров на складах» по нужному складу.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров и услуг», создайте документ с операцией «Закупка у поставщика»
- 2Заполните поставщика, договор, склад, номер и дату входящей накладной
- 3Добавьте в табличную часть фактически принятые позиции с количеством и ценами
- 4Сверьте итоговую сумму документа с итогом накладной поставщика
- 5Зарегистрируйте счет-фактуру по ссылке внизу документа
- 6Проведите документ и проверьте остатки по складу
Приемка на основании заказа поставщику
Если закупка оформлялась заказом поставщику, поступление правильнее создавать на его основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Программа перенесет в документ позиции, цены и количество из заказа — останется скорректировать фактические значения.
Такой способ дает три преимущества. Во-первых, исключается ручной ввод и связанные с ним опечатки в ценах и артикулах. Во-вторых, сохраняется связь документов: по заказу видно, что принято, а что еще в пути. В-третьих, программа контролирует превышение: если включен контроль, поступление сверх заказа не проведется без корректировки.
Если поставщик привез товар частями, создавайте отдельное поступление на каждую фактическую поставку на основании одного и того же заказа. Заказ закроется автоматически, когда будет принято все количество, либо его можно закрыть принудительно с фиксацией недопоставки.
Ордерный склад: приходный ордер и распоряжения
На складах с ордерной схемой учет разделен на финансовый (поступление товаров и услуг оформляет менеджер по закупкам) и складской (приходный ордер оформляет кладовщик). Товар считается принятым на склад только после проведения приходного ордера.
Рабочее место кладовщика — раздел «Склад и доставка» → «Приемка». Там отображаются распоряжения на приемку: заказы поставщикам или поступления, по которым товар еще не оприходован ордером. Кладовщик выбирает распоряжение, создает «Приходный ордер на товары» и вносит фактически принятое количество.
Важно понимать расхождение двух контуров: поступление формирует задолженность перед поставщиком и входящий НДС, а ордер — складские остатки. Если поступление проведено, а ордер нет, товар числится «к оформлению на склад»: в отчетах по остаткам его нет, хотя деньги поставщику мы уже должны. Регулярно сверяйте отчет «Оформление накладных и ордеров», чтобы такие зависшие позиции не копились.
Работа с расхождениями при приемке
Расхождения бывают трех типов: недопоставка (привезли меньше, чем в накладной), излишки (больше, чем в документах) и пересорт (привезли не ту позицию или не тот артикул). Универсальное правило: в поступлении отражается то, что согласовано с поставщиком, а спорная часть фиксируется отдельно.
При недопоставке проводите поступление на фактически принятое количество, а на разницу составляйте акт расхождений (типовая форма ТОРГ-2 или акт в свободной форме) и направляйте претензию поставщику. В УТ и ERP для этого есть механизм расхождений прямо в документе: количество по документам и по факту вводится отдельно, и программа формирует печатную форму акта.
Излишки нельзя просто оприходовать «молча» — это исказит взаиморасчеты и может создать проблемы при инвентаризации. Варианты: оформить дополнительное поступление после согласования с поставщиком (он довыставит документы) либо вернуть излишек. Пересорт оформляется возвратом неправильной позиции и поступлением правильной — по согласованным с поставщиком документам.
Регистрация счета-фактуры и проверка взаиморасчетов
После проведения поступления зарегистрируйте входящий счет-фактуру. В большинстве конфигураций внизу документа есть поле «Счет-фактура»: введите номер и дату и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный», который попадет в книгу покупок при выполнении условий для вычета.
Если поставщик работает с УПД (универсальным передаточным документом), отдельный счет-фактура не нужен: в поступлении указывается статус УПД, и документ одновременно выполняет обе функции. Проверьте, что в договоре и документе выбран правильный вариант — иначе счет-фактура может задвоиться.
Завершите цикл контролем взаиморасчетов: откройте отчет «Задолженность перед поставщиками» или карточку расчетов с контрагентом. После проведения поступления долг перед поставщиком должен увеличиться ровно на сумму накладной. Если задолженность не появилась — чаще всего выбран не тот договор или документ не проведен.
Как проверить результат приемки
Товар виден в отчете «Остатки товаров на складах» в принятом количестве
Остатки не изменились — документ не проведен или выбран другой склад
Долг увеличился на сумму накладной
Сумма отличается или задолженности нет — проверьте договор и проведение
Зарегистрирован, сумма НДС совпадает с накладной
Счет-фактура отсутствует или сумма НДС не сходится
Приходный ордер проведен, в отчете «Оформление накладных и ордеров» нет зависших распоряжений
Поступление есть, ордера нет — товар не попал в складские остатки
Частые вопросы по приемке товара в 1С
Можно ли изменить проведенное поступление, если обнаружилась ошибка?
Да, документ можно открыть, отредактировать и перепровести — если период не закрыт и на основании поступления не созданы зависимые документы (оплата, реализация этого товара, приходный ордер). Если товар уже продан, корректировка количества или цен может привести к отрицательным остаткам и изменению себестоимости. В закрытом периоде вместо ручной правки используйте документ «Корректировка поступления».
Поставщик прислал документы в ЭДО — как принять товар?
Если подключен обмен электронными документами, входящий УПД или накладная появятся в разделе ЭДО. Из электронного документа создается поступление в пару кликов с автоматическим заполнением позиций и цен. Останется сверить фактическое количество, при необходимости отметить расхождения и подписать документ ответной подписью.
Что делать, если товар пришел, а документов от поставщика еще нет?
Физически товар можно разместить на складе, но поступление без номера и даты входящей накладной оформлять не стоит. Практический вариант — дождаться документов, а до этого вести товар вне системы (например, в отдельной зоне склада). В некоторых конфигурациях есть механизм неотфактурованных поставок: товар принимается по учетным ценам, а при получении документов оформляется корректировка.
Как принять товар, если цены в накладной отличаются от цен в заказе?
Сначала выясните причину: согласованное изменение цены или ошибка поставщика. Если новая цена согласована, скорректируйте заказ (или отразите новую цену только в поступлении — зависит от настроек контроля). Если цена не согласована, проводите поступление по цене заказа и направляйте поставщику претензию с требованием исправить документы, иначе задолженность сформируется по завышенной сумме.
Нужно ли при приемке указывать серии и сроки годности?
Если для вида номенклатуры включен учет по сериям (лекарства, продукты, косметика), программа не даст провести поступление без указания серии и срока годности. Заполняйте их по маркировке на упаковке. Если серии не используются, поля не появятся. Не отключайте учет серий ради ускорения приемки — потом списание и возвраты такого товара потребуют ручной разборки остатков.
Как проверить, не заведено ли поступление дважды?
Откройте журнал поступлений и отфильтруйте по поставщику и номеру входящей накладной — дубль обычно виден сразу. Дополнительно сверьте остатки склада с фактическими: двойное поступление дает завышенный остаток ровно на количество накладной. Дублирующий документ нужно распровести и пометить на удаление, а не редактировать «в ноль».
Что важно запомнить
Приемка строится вокруг документа «Поступление товаров и услуг»: заполняйте его по факту принятого товара, по возможности на основании заказа, регистрируйте счет-фактуру и проверяйте остатки и задолженность. На ордерном складе дополнительно оформляйте приходный ордер. Любые расхождения фиксируйте актом до проведения поступления — это защищает деньги компании и упрощает претензионную работу.