Торговля и Склад · 9 мин
Как выписать товар в 1С: пошаговая инструкция
Как выписать товар в 1С: создание реализации, счета-фактуры, списание со склада, печать документов. Пошаговая инструкция для УТ, КА и ERP.
Выписать товар в 1С — значит оформить документ отгрузки, который спишет номенклатуру со склада, зафиксирует задолженность покупателя и сформирует печатные формы (ТОРГ-12, УПД, накладную). В зависимости от конфигурации — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP или «Бухгалтерия предприятия» — названия документов немного различаются, но логика везде одинаковая: заказ (при необходимости) → реализация → счёт-фактура → оплата.
Главный документ отгрузки в торговых конфигурациях — «Реализация товаров и услуг», в «1С:Бухгалтерии» — «Реализация (акты, накладные, УПД)». Именно он делает проводки по списанию себестоимости и начислению выручки. Ошибка в этом документе приводит к расхождениям в остатках склада и в учёте НДС, поэтому перед проведением стоит проверять склад, цены и наличие товара.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати документов и контроля результата, а также типичные ошибки и способы их исправления.
Подготовка: что должно быть настроено до отгрузки
Документ реализации не проведётся корректно, если не заполнены базовые справочники. Убедитесь, что в системе заведены: контрагент-покупатель с договором, склад отгрузки, номенклатура с единицами измерения и ценами. В торговых конфигурациях цены обычно устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» — без него цены в реализацию придётся вводить вручную.
Проверьте остатки через отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ и КА) или «Остатки товаров» (в Бухгалтерии). Если товара нет в наличии, документ либо не проведётся (при запрете отрицательных остатков), либо проведётся в минус — и тогда списание себестоимости будет рассчитано некорректно.
Также проверьте настройки учётной политики: ставку НДС по умолчанию, порядок формирования счетов-фактур и нумерацию документов. Это избавит от ручной правки каждой накладной.
Создание документа реализации в УТ, КА и ERP
В «1С:Управление торговлей», «Комплексной автоматизации» и ERP откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». Если отгрузка идёт по заказу клиента, удобнее создать реализацию на его основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» — тогда табличная часть заполнится автоматически.
Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор, склад и валюту. Затем добавьте товары в табличную часть кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Подбор» открывает форму с остатками и ценами). Укажите количество, цену и ставку НДС по каждой позиции — сумма и итоги рассчитаются автоматически.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте номенклатуру в табличную часть, укажите количество и цены
- 4Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»
После заполнения нажмите «Провести». Программа спишет товар со склада, сформирует задолженность покупателя и, если включён управленческий учёт, отразит выручку в продажах. Если появляется сообщение о нехватке товара — сверьтесь с отчётом по остаткам: возможно, выбран не тот склад или не проведён приход.
Отгрузка в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)». Заполнение аналогично: контрагент, договор, склад, табличная часть с номенклатурой. Счета учёта (41, 90, 62, НДС) подставляются автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры, но при нестандартных операциях их стоит проверить по ссылке «Счета учёта».
После проведения документ формирует проводки Дт 62 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС) и Дт 90.02 Кт 41 (списание себестоимости). Если товар облагается НДС, на основании накладной оформите счёт-фактуру — кнопка «Выписать счёт-фактуру» внизу документа. При использовании УПД счёт-фактура отдельно не создаётся: универсальный документ совмещает обе функции.
Печать документов и счёт-фактура
Из проведённой реализации доступны печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД, акт (если есть услуги), а также транспортная накладная. Выберите нужную форму в меню «Печать». Если ваша организация перешла на электронный документооборот, документ отправляется контрагенту через оператора ЭДО прямо из 1С кнопкой «Отправить» — бумажный экземпляр в этом случае не обязателен.
Счёт-фактура в торговых конфигурациях создаётся на основании реализации: «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный». Проверьте, чтобы номер и дата счёта-фактуры соответствовали отгрузке, а суммы НДС совпадали с накладной — расхождения приведут к вопросам при сверке с покупателем и в декларации по НДС.
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что всё отразилось корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» — количество по отгруженным позициям должно уменьшиться. Затем сформируйте «Акт сверки взаиморасчётов» с покупателем или отчёт «Задолженность клиентов» — должна появиться дебиторская задолженность на сумму накладной.
В бухгалтерском учёте проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в самом документе. Списание себестоимости должно быть по тем же партиям, что и приход, — иначе при партионном учёте возможны «висячие» остатки по партиям.
Как проверить результат
Количество уменьшилось ровно на отгруженное, отрицательных остатков нет
Остаток ушёл в минус или не изменился
Дебиторская задолженность равна сумме накладной
Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре
Есть Дт 62 Кт 90, Дт 90 Кт 41 и НДС при его наличии
Проводки не сформировались или счета пустые
Суммы и НДС совпадают с накладной
Расхождения в суммах или отсутствует номер
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего проблемы возникают из-за спешки при заполнении или неправильной последовательности документов. Ниже — ошибки, которые встречаются регулярно, и их последствия.
Если ошибка обнаружена до конца отчётного периода, исправьте документ и перепроведите его. Если период закрыт, в торговых конфигурациях используйте документ «Корректировка реализации» — он создаёт исправительные записи, не трогая исходную накладную, и формирует корректировочный счёт-фактуру.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы по выписке товара в 1С
Можно ли выписать товар без заказа клиента?
Да, заказ не обязателен. Документ «Реализация товаров и услуг» создаётся самостоятельно. Заказ нужен, когда требуется резервирование товара, контроль оплаты до отгрузки или согласование условий с клиентом. В небольших компаниях часто работают напрямую через реализацию.
Что делать, если программа не даёт провести реализацию из-за нехватки товара?
Сформируйте отчёт по остаткам и найдите причину: не проведён приход, выбран другой склад, товар зарезервирован под другой заказ или оприходован под другим наименованием. Устраните причину и проведите реализацию повторно. Отключать контроль остатков ради одной отгрузки не рекомендуется.
Как выписать товар по частям, если отгрузка идёт несколькими машинами?
Создайте несколько документов реализации на основании одного заказа, указывая в каждом фактически отгруженное количество. Система покажет остаток к отгрузке по заказу, и по завершении заказ закроется автоматически или вручную.
Чем отличается реализация от перемещения товара?
Реализация — это продажа внешнему контрагенту: возникает выручка, задолженность и НДС. Перемещение — это передача товара между собственными складами организации без изменения собственника и без проводок по выручке. Выписывая товар покупателю, всегда используйте реализацию.
Как вернуть товар от покупателя?
Оформите документ «Возврат товаров от клиента» (в Бухгалтерии — корректировка реализации с видом «Возврат»). Он выполнит обратные движения: вернёт товар на склад, уменьшит задолженность покупателя и сторнирует выручку. Возврат создавайте на основании исходной реализации, чтобы сохранить связь документов.
Нужно ли распечатывать накладную, если с покупателем работаем по ЭДО?
Нет, при обмене юридически значимыми электронными документами бумажный экземпляр не требуется. Достаточно отправить УПД или накладную через оператора ЭДО и получить подтверждение подписания контрагентом. Бумага понадобится только если покупатель не подключён к ЭДО.
Что важно запомнить
Товар выписывается документом «Реализация товаров и услуг»: заполните контрагента, склад и номенклатуру, проверьте остатки и цены, проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД. После проведения сверьте остатки склада, задолженность покупателя и счёт-фактуру. Ошибки в закрытом периоде исправляйте корректировкой реализации, а не редактированием исходного документа.