Торговля и Склад · 10 мин
Как выписать накладную в 1С: пошаговое руководство
Пошаговая инструкция, как выписать накладную в 1С: создание документа реализации, заполнение табличной части, печать ТОРГ-12 и УПД, проверка проводок.
Накладная в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой», а в «1С:Управление торговлей» — документом «Реализация товаров и услуг». Документ одновременно списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печати ТОРГ-12 или универсального передаточного документа (УПД).
Прежде чем выписывать накладную, убедитесь, что в базе заполнены справочники: контрагент-покупатель с актуальными реквизитами, номенклатура с указанием единиц измерения и ставок НДС, а также договор с покупателем. Если какого-то элемента нет, программа позволит создать его прямо из документа, но реквизиты лучше проверить заранее — ошибка в ИНН или адресе попадёт в печатную форму и в отчётность по НДС.
Ниже разобран полный цикл: от создания документа до печати и проверки проводок, а также типичные ошибки и способы их исправления. Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8» редакции 3.0 как наиболее распространённую конфигурацию, но логика действий в других решениях 1С аналогична.
Что подготовить перед созданием накладной
Документ реализации подтягивает данные из справочников, поэтому качество накладной зависит от качества исходных данных. Проверьте карточку контрагента: ИНН, КПП, юридический и грузополучательский адреса. Если покупатель новый, создайте его через справочник «Контрагенты» и заполните реквизиты по выписке из ЕГРЮЛ или по карточке партнёра.
Второй шаг подготовки — номенклатура. У каждой позиции должны быть заданы единица измерения, ставка НДС и, при необходимости, код ТН ВЭД для отгрузок в ЕАЭС. Если товар приходовался на склад ранее, остатки уже есть в учёте; если нет — накладная проведётся, но образуются отрицательные остатки, что исказит себестоимость.
Также убедитесь, что с покупателем заведён договор с корректным видом («С покупателем») и валютой расчётов. В большинстве конфигураций без договора документ не проведётся или проведётся с некорректной аналитикой взаиморасчётов.
Создание документа «Реализация» пошагово
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Создать» — появится форма нового документа. В поле «Вид операции» выберите «Товары (накладная)», если отгружаете только товар, или «Товары, услуги, комиссия» для смешанных отгрузок.
Заполните шапку документа. Поля «Организация» и «Склад» обычно подставляются по умолчанию из настроек пользователя. Выберите контрагента — программа автоматически подтянет основной договор. Проверьте дату документа: она должна соответствовать фактической дате отгрузки, поскольку именно эта дата попадёт в печатную форму и в книгу продаж.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид операции «Товары (накладная)»
- 3Заполните организацию, склад, контрагента и договор
- 4Добавьте товары в табличную часть через «Добавить» или «Подбор»
- 5Проверьте количество, цены, ставки НДС и итоговую сумму
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 7Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»
Заполнение табличной части с товарами
Табличную часть удобнее заполнять кнопкой «Подбор»: откроется форма выбора номенклатуры с отображением остатков и цен. Двойной щелчок по позиции добавляет её в документ; количество можно ввести сразу в окне подбора. Альтернатива — кнопка «Добавить» и ручной выбор товара в каждой строке, что медленнее при большом количестве позиций.
В каждой строке проверьте количество, цену и ставку НДС. Если в карточке номенклатуры задана цена продажи, она подставится автоматически, но её можно изменить вручную — сумма строки пересчитается. Для отгрузки по счёту используйте кнопку «Создать на основании» из документа «Счёт покупателю»: тогда все позиции и цены перенесутся автоматически, а счёт и накладная окажутся связанными.
Если товара на складе не хватает, программа при проведении выдаст сообщение о недостатке (при включённом контроле остатков) либо проведёт документ в минус. Работа с отрицательными остатками искажает себестоимость и затрудняет сверку, поэтому перед отгрузкой сверьте доступный остаток в отчёте «Остатки товаров на складах».
Проведение документа и проверка проводок
Нажмите кнопку «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует бухгалтерские проводки: списание себестоимости товара (Дт 90.02 — Кт 41), признание выручки (Дт 62 — Кт 90.01) и начисление НДС (Дт 90.03 — Кт 68.02) при общей системе налогообложения. Точный набор счетов зависит от настроек учётной политики и вида операции.
Посмотреть результат можно кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в командной панели документа. Сверьте суммы проводок с итогами документа: выручка должна совпадать с суммой по накладной, а НДС — с выделенным налогом. Расхождение обычно означает ошибку в ставках или в настройках счетов учёта номенклатуры.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на отгруженное количество, минуса нет
Отрицательный остаток по позициям из накладной
Дт 62 Кт 90.01 на сумму с НДС, списание себестоимости, начислен НДС
Проводок нет или суммы не совпадают с итогом документа
В отчёте «Задолженность покупателей» появилась сумма накладной
Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре
Печать ТОРГ-12, УПД и счета-фактуры
Кнопка «Печать» в документе предлагает несколько форм. ТОРГ-12 — классическая товарная накладная, используется, когда счёт-фактура оформляется отдельно. УПД (универсальный передаточный документ) объединяет накладную и счёт-фактуру в одном бланке — это стандартный вариант для большинства отгрузок с НДС, он сокращает документооборот и принимается налоговыми органами.
При выборе УПД программа автоматически присваивает документу номер счёта-фактуры. Проверьте, чтобы нумерация была сквозной и не нарушалась ручными правками номеров — разрывы в нумерации счетов-фактур вызывают вопросы при камеральных проверках. Если печатная форма не соответствует ожиданиям (например, не выводится грузополучатель), проверьте поле «Грузополучатель» на вкладке «Дополнительно» в документе.
Для электронного документооборота накладную и УПД можно отправить прямо из 1С через сервисы ЭДО, если он подключён. Электронный УПД имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, при условии подписания усиленной квалифицированной подписью.
Сравнение вариантов
Подходит, когда покупатель требует классическую форму или счёт-фактуру выставляют позже. Минус: два документа вместо одного, больше работы при сверках.
Оптимален для отгрузок с НДС: накладная и счёт-фактура в одном документе, меньше бумаг и проще нумерация. Не подходит, если покупатель по внутренним правилам принимает только ТОРГ-12.
Для упрощенцев печатается ТОРГ-12 или УПД со статусом, счёт-фактура не формируется. Важно, чтобы в документе стояла ставка «Без НДС».
Исправление и отмена накладной
Если в проведённой накладной обнаружена ошибка, документ можно отредактировать и перепровести — при условии, что период открыт и по накладной не оформлены связанные документы (оплата с выделением этой реализации, корректировки, возвраты). После перепроведения заново распечатайте форму, если она уже была передана покупателю — иначе бумажный и электронный варианты разойдутся.
Когда изменилась цена или количество по согласованию с покупателем, правильнее оформить документ «Корректировка реализации» на основании исходной накладной. Корректировка создаст корректировочный счёт-фактуру и отразит изменения в учёте НДС по правилам, а не ручной правкой задним числом.
Для полной отмены отгрузки используйте «Пометить на удаление» — документ перестанет влиять на учёт, но останется в базе для истории. Если товар физически вернулся, оформляйте «Возврат товаров от покупателя», а не удаление накладной: возврат корректно отразит движение товара и НДС.
Частые вопросы
Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?
Накладная (ТОРГ-12) подтверждает факт передачи товара и служит первичным учётным документом. Счёт-фактура нужен для вычета НДС и формирует записи в книге продаж. УПД объединяет обе функции в одном документе, поэтому в 1С при печати УПД отдельный счёт-фактура обычно не требуется.
Можно ли выписать накладную на основании счёта покупателю?
Да. Откройте выставленный счёт, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация (акты, накладные)». Все позиции, цены и реквизиты покупателя перенесутся автоматически, а документы будут связаны — это упрощает отслеживание оплаты и отгрузки по конкретному счёту.
Почему накладная не проводится и что делать?
Чаще всего причины: не заполнен договор с контрагентом, не указан склад, не хватает товара при включённом контроле остатков или дата документа попадает в закрытый период. Текст ошибки в нижней части окна указывает конкретную причину — устраните её и проведите документ повторно.
Как выписать накладную без НДС на упрощёнке?
Проверьте, что в учётной политике организации выбрана упрощённая система. Тогда в табличной части ставка подставится как «Без НДС», проводки по НДС и записи книги продаж формироваться не будут. Печатайте ТОРГ-12 или УПД со статусом без выделения налога.
Что делать, если накладную уже отдали покупателю, а в ней ошибка?
Если ошибка в цене или количестве — оформите «Корректировку реализации» на основании исходного документа и передайте покупателю исправленный УПД или корректировочный счёт-фактуру. Если ошибка только в реквизитах без изменения сумм, исправьте документ, перепроведите и распечатайте форму заново с теми же номером и датой.
Можно ли изменить номер накладной вручную?
Технически номер редактируется, но делать это без необходимости не стоит: нумерация документов в 1С ведётся автоматически и сквозная, ручное вмешательство создаёт разрывы и дубли. Если требуется особый префикс, настройте его в нумерации организации, а не правьте каждый документ.
Что важно запомнить
Накладная в 1С — это документ «Реализация»: заполните шапку, добавьте товары, проведите и распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Контролируйте остатки, ставки НДС и проводки, а исправления вносите через корректировку, а не правкой закрытых периодов.