Как ввести товар в 1С: пошаговая инструкция

Ввод товара в 1С — базовая операция, от которой зависит корректность складских остатков, себестоимости и отчётности. Ошибка на этом этапе распространяется дальше: неверная единица измерения исказит остатки, а неправильный вид номенклатуры сломает проводки и расчёт себестоимости.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP товар сначала заводят в справочнике «Номенклатура», затем оформляют поступление документом «Приобретение товаров и услуг». В 1С:Бухгалтерии используется документ «Поступление (акты, накладные, УПД)». Логика везде одинаковая: карточка товара → документ движения → цена → проверка остатка.

Ниже разобраны оба сценария: заведение нового товара с нуля и ввод остатков при старте работы в программе, а также типичные ошибки, из-за которых остатки «не сходятся».

Где в 1С хранится товар: справочник «Номенклатура»

Товар в 1С — это элемент справочника «Номенклатура». В УТ и ERP он находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», в Бухгалтерии — в разделе «Справочники» → «Номенклатура». Справочник хранит только описание товара: наименование, артикул, единицу измерения, вид номенклатуры. Физического остатка здесь нет — он появляется только после проведения документа.

Перед созданием карточки проверьте, нет ли товара уже в базе: воспользуйтесь поиском по наименованию, артикулу или штрихкоду. Дубли номенклатуры — главная причина разъезжающихся остатков: один и тот же товар числится под двумя карточками, и отчёты показывают неполную картину.

Создание карточки товара: какие поля заполнить обязательно

Нажмите «Создать» в списке номенклатуры и заполните ключевые поля. Минимальный набор, без которого корректный учёт невозможен:

• Наименование — рабочее название для внутреннего учёта; «наименование для печати» попадёт в документы и чеки.
• Вид номенклатуры — определяет тип (товар, услуга, набор) и счета учёта. Для складируемого товара выбирайте вид с типом «Товар».
• Единица измерения — шт., кг, упак. Если товар приходует коробами, а продаётся штуками, настройте упаковки с коэффициентом пересчёта.
• Артикул и производитель — удобны для поиска и сверки с прайсами поставщика.
• Ставка НДС — влияет на проводки и печатные формы.

Если товар маркированный (обувь, табак, молочная продукция и т.п.), в виде номенклатуры включите соответствующий признак — иначе не получится корректно работать с кодами маркировки и «Честным знаком». Переключить признак позже можно, но при уже существующих движениях это потребует аккуратной сверки.

Ввод товара через поступление от поставщика

Штатный сценарий — товар приходит от поставщика по накладной. В УТ и ERP создайте документ «Приобретение товаров и услуг» (раздел «Закупки»), в Бухгалтерии — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары».

1. 1
   Создайте документ поступления и укажите поставщика, договор и склад
2. 2
   Добавьте товары в табличную часть: подберите из справочника или создайте новые карточки прямо из документа
3. 3
   Заполните количество, цену и ставку НДС по накладной поставщика
4. 4
   Введите номер и дату входящего документа
5. 5
   Проведите документ и проверьте складской остаток отчётом

После проведения документ формирует движения по складу и (в Бухгалтерии) бухгалтерские проводки — обычно Дт 41 Кт 60. Проверить результат можно отчётом «Остатки товаров на складах» в УТ или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 в Бухгалтерии.

Если поставщик прислал электронный документ (УПД через ЭДО), товары можно загрузить автоматически: программа сопоставит позиции с вашей номенклатурой по артикулу или штрихкоду, а несопоставленные предложит создать. Это заметно быстрее ручного ввода больших накладных.

Ввод начальных остатков при старте работы

Если вы начинаете вести учёт в 1С, а товар уже лежит на складе, используйте специальный документ ввода остатков. В УТ и ERP это «Ввод начальных остатков» (раздел «НСИ и администрирование») с типом операции по товарам на складах; в Бухгалтерии — «Ввод остатков» через помощник в разделе «Главное».

Перед вводом проведите инвентаризацию: зафиксируйте фактическое количество и учётную цену каждой позиции на дату начала учёта. Вводить остатки «примерно» нельзя — эти цифры станут отправной точкой для всей последующей себестоимости.

Оприходование без поставщика и другие способы ввода

Не всегда товар появляется по накладной. Для излишков, найденных при инвентаризации, используется документ «Оприходование товаров» (в УТ — «Пересчет товаров» с последующим оприходованием излишков). Для перемещения между складами — «Перемещение товаров», которое не меняет общий остаток, но переносит его между складами.

Маршрут решения

Как выбрать способ ввода

Товар куплен у поставщика по накладной или УПДОформите документ поступления (приобретения) товаров

Начинаете учёт в новой базе, товар уже естьИспользуйте ввод начальных остатков после инвентаризации

Нашли излишек при ревизииОформите оприходование излишков по результатам пересчёта

Товар нужно перенести на другой складСоздайте перемещение товаров, а не новое поступление

Цены, штрихкоды и проверка результата

После ввода товара задайте цены продажи. В УТ и ERP это делается документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Ценообразование») — без него товар будет подставляться в продажи с нулевой ценой. В Бухгалтерии розничная цена задаётся документом «Установка цен номенклатуры» аналогично.

Штрихкоды вводятся в карточке товара на соответствующей вкладке или при сканировании: если штрихкод не найден, программа предложит привязать его к выбранной номенклатуре. Проверьте сканером, что код считывается и находит именно этот товар.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на складе

Норма

Отчёт по остаткам показывает введённое количество на нужном складе

Тревожный признак

Остаток нулевой, отрицательный или на другом складе

Себестоимость

Норма

В отчёте по себестоимости товар имеет корректную учётную цену

Тревожный признак

Себестоимость нулевая или явно завышена

Подбор в продажу

Норма

Товар находится поиском и штрихкодом, цена подставляется

Тревожный признак

Товар не находится или продаётся с нулевой ценой

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести товар в 1С загрузкой из Excel?

Да. В УТ и ERP есть обработка «Загрузка данных из файла» в списке номенклатуры: вы сопоставляете колонки Excel полям карточки и загружаете список пакетно. Для документов поступления аналогично работает загрузка табличной части. Перед массовой загрузкой проверьте файл на дубли и пустые единицы измерения.

Что делать, если товар ввели дважды и по обеим карточкам есть движения?

Самостоятельно удалить карточку с движениями нельзя. Используйте штатную обработку поиска и замены дублей (в УТ и ERP — «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»): она заменит дубль во всех документах на основную карточку и пометит лишнюю на удаление. Перед операцией сделайте резервную копию базы.

Почему товар есть в справочнике, но не продаётся — пишет «нет в наличии»?

Карточка не создаёт остаток. Проверьте, проведён ли документ поступления, на тот ли склад он оформлен, и не установлен ли в программе контроль отрицательных остатков. Отчёт «Остатки товаров на складах» покажет, где физически числится товар.

Как ввести товар, который продаётся по весу или в упаковках?

В карточке укажите базовую единицу (например, кг или шт.), а в разделе упаковок задайте упаковку с коэффициентом — например, «короб = 12 шт.». Тогда в документах можно указывать количество и в штуках, и в коробах, программа пересчитает остаток автоматически.

Нужно ли заводить услуги в том же справочнике «Номенклатура»?

Да, но с видом номенклатуры типа «Услуга». Такая позиция не создаёт складских остатков и не требует склада в документах — только счёт затрат и аналитику. Смешивать товары и услуги в одном виде номенклатуры не стоит: это нарушит проводки и отчёты по запасам.