Торговля и Склад · 14 мин
Как вводить накладные в 1С: подробная инструкция
Как правильно ввести приходную и расходную накладную в 1С: пошаговая инструкция, заполнение реквизитов, проверка проводок, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Ввод накладных — одна из самых частых операций в 1С: именно через накладные в программе отражается поступление товаров от поставщиков и отгрузка покупателям. От правильности ввода зависят остатки на складе, задолженность контрагентов, входящий НДС и корректность отчётности, поэтому ошибки на этом этапе потом дорого исправлять.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой» / «1С:Комплексная автоматизация». Названия кнопок и разделов в вашей версии могут немного отличаться, но логика работы одинакова: создать документ, заполнить шапку, добавить табличную часть, проверить итоги и провести.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов, заполнены основные справочники (контрагенты, номенклатура, склады, договоры) и настроена учётная политика организации. Если справочники пустые, накладную ввести можно, но проводки и отчёты будут неполными.
Какие виды накладных бывают в 1С и где их искать
В типовых конфигурациях накладные делятся на две большие группы. Приходные (поступление товаров и услуг) отражают закупку у поставщика и увеличивают складские остатки и кредиторскую задолженность. Расходные (реализация товаров и услуг) фиксируют отгрузку покупателю, списывают товар со склада и формируют выручку и дебиторскую задолженность.
В «1С:Бухгалтерии 8» приходная накладная находится в разделе Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), расходная — в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В «Управлении нашей фирмой» аналогичные документы называются «Приходная накладная» и «Расходная накладная» и расположены в разделах «Закупки» и «Продажи».
Отдельно существуют накладные на перемещение между складами и на возврат товаров. Их вводят по тем же принципам, но документы находятся в разделе «Склад» или создаются на основании исходной накладной кнопкой «Создать на основании».
Что подготовить перед вводом накладной
Перед вводом документа проверьте, что контрагент уже есть в справочнике, а у него корректно заполнены ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12 и счёт-фактуру. Если контрагента нет, создайте его прямо из документа по кнопке «Создать» в поле выбора, программа может автоматически подтянуть реквизиты по ИНН.
Убедитесь, что у контрагента создан договор с правильным видом (с поставщиком или с покупателем) и указанной валютой расчётов. Во многих конфигурациях без договора документ просто не проведётся или расчёты попадут «в никуда», и сверка с контрагентом покажет расхождения.
Для приходной накладной держите под рукой бумажный оригинал или электронный УПД от поставщика: понадобятся номер и дата документа, точные наименования товаров, количество, цены, ставки НДС и итоговая сумма. Вводить накладную «по памяти» или по устной договорённости нельзя — это прямой путь к расхождениям в учёте.
Ввод приходной накладной (поступление товаров)
Откройте раздел Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите кнопку «Поступление», выбрав вид операции «Товары (накладная)». Откроется форма нового документа. Заполните шапку: организацию (если их несколько), контрагента-поставщика, договор и склад, на который приходуется товар.
В полях «Номер» и «Дата» входящего документа укажите реквизиты накладной поставщика — именно они отображаются в книге покупок и журнале счетов-фактур. Не путайте их с внутренним номером, который 1С присваивает автоматически.
Добавьте товары в табличную часть кнопкой «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее при большом количестве позиций: товары выбираются из справочника номенклатуры с видом остатков и цен. Для каждой строки укажите количество, цену, ставку НДС — сумма по строке рассчитается автоматически. Если товар новый, создайте карточку номенклатуры прямо из документа, но заполните в ней хотя бы наименование, единицу измерения и группу.
Проверьте итоговые суммы внизу документа: общая сумма и сумма НДС должны копеечка в копеечку совпасть с накладной поставщика. После этого нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если поставщик предоставил счёт-фактуру, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа — в большинстве конфигураций это делается одним нажатием.
- 1Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ с видом «Товары (накладная)»
- 2Заполните контрагента, договор, склад, номер и дату входящего документа
- 3Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество, цены и ставки НДС
- 4Сверьте итоговую сумму и НДС с оригиналом накладной поставщика
- 5Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу формы
Ввод расходной накладной (реализация товаров)
Расходная накладная создаётся в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) кнопкой «Реализация» с видом операции «Товары (накладная)». Заполните покупателя, договор с ним, склад отгрузки и при необходимости ссылку на счёт на оплату, если он выставлялся.
Табличная часть заполняется так же, как в приходной накладной: подбором или построчно. Цены могут подставляться автоматически из установленного типа цен (например, «Оптовая») — проверьте, что подставились актуальные значения, и при необходимости скорректируйте вручную. Скидки в типовых конфигурациях задаются либо в каждой строке, либо автоматически по настроенным правилам.
Если отгрузка идёт по конкретному заказу покупателя, правильнее создать реализацию на основании заказа: тогда табличная часть заполнится автоматически, а в отчётах будет видно, что заказ закрыт. Ввод «свободной» реализации без заказа допустим, но затрудняет контроль исполнения.
После проверки итогов проведите документ. Для покупателя обычно требуется печатная форма ТОРГ-12 или УПД — они формируются кнопкой «Печать» прямо из документа. Счёт-фактура (или УПД со статусом счёта-фактуры) создаётся по ссылке внизу формы.
Проверка результата: проводки, остатки и печатные формы
После проведения накладной обязательно убедитесь, что документ сделал в учёте то, что ожидалось. Самый быстрый способ — кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа: для приходной накладной типичная картина — Дт 41 Кт 60 на стоимость товара и Дт 19 Кт 60 на НДС; для реализации — Дт 62 Кт 90 на выручку и Дт 90 Кт 41 (или 43) на себестоимость.
Затем откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по складам и номенклатуре) и проверьте, что количество изменилось на величину из накладной. Если остаток по позиции ушёл в минус после расходной накладной — значит, товар отгружен раньше, чем оприходован, и нужно разбираться с хронологией документов.
Наконец, сформируйте печатную форму и сверьте её с бумажным документом: наименования, количество, суммы, реквизиты сторон. Расхождение хотя бы в одной строке — повод вернуться в документ и исправить данные до передачи формы контрагенту.
Как проверить результат
Приход: Дт 41 Кт 60 и Дт 19 Кт 60; реализация: Дт 62 Кт 90 и списание себестоимости
Проводок нет, суммы не совпадают с документом или счета учёта явно чужие
Остаток увеличился (приход) или уменьшился (расход) ровно на количество из накладной
Остаток не изменился или ушёл в минус
Сумма и НДС совпадают с накладной поставщика до копейки
Есть расхождения даже на копейки — значит, ошибка в цене или количестве строки
Типичные ошибки при вводе накладных
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за невнимательности при заполнении. Одна из распространённых ошибок — неверная дата документа: накладную вводят «сегодняшним» числом вместо даты фактической поставки, из-за чего поступление попадает не в тот отчётный период, а НДС к вычету заявляется не в том квартале.
Вторая группа ошибок связана с дублями: один и тот же контрагент или товар заводится в справочнике несколько раз с разным написанием. В результате расчёты «разваливаются» по разным карточкам, а остатки по одному и тому же товару дробятся. Перед созданием нового элемента всегда ищите существующий по ИНН (для контрагентов) или по артикулу (для номенклатуры).
Третья типичная ситуация — проведение расходной накладной при отсутствии товара на складе. Если в настройках не запрещён контроль отрицательных остатков, программа просто не даст провести документ; если контроль отключён, документ проведётся, но себестоимость спишется некорректно. Лечение одно: сначала ввести (или найти пропущенную) приходную накладную, потом повторно провести расходную.
Как исправить или отменить введённую накладную
Если ошибка обнаружена в том же периоде и документ ещё нигде не использовался, проще всего открыть накладную, исправить данные и провести повторно — движения перезапишутся. Если документ нужно отменить полностью, используйте «Отменить проведение» (документ останется в базе, но перестанет влиять на учёт) или пометьте его на удаление.
Когда накладная прошлого периода уже отражена в отчётности, исправлять её «задним числом» напрямую опасно: изменятся данные закрытого периода. В таких случаях в типовых конфигурациях предусмотрены документы «Корректировка поступления» и «Корректировка реализации», которые создаются на основании исходной накладной текущей датой и корректно отражаются в учёте.
Перед любыми исправлениями задним числом сделайте резервную копию информационной базы и согласуйте изменения с бухгалтером — особенно если период закрыт и отчётность сдана. После исправлений в закрытом периоде обычно требуется пересчёт итогов и, возможно, уточнённая декларация.
Альтернативные способы: загрузка из ЭДО, Excel и сканер штрихкодов
Ручной ввод — не единственный вариант. Если поставщик работает через оператора электронного документооборота (ЭДО), накладная приходит в 1С в электронном виде, и документ создаётся практически автоматически: программа сама заполняет контрагента, номенклатуру, цены и суммы, вам остаётся сопоставить товары со своим справочником и провести документ. Это самый быстрый и надёжный способ при большом документообороте.
Если поставщик присылает накладную в Excel, во многих конфигурациях доступна загрузка из табличного документа через обработку «Загрузка данных из файла» (обычно в разделе с номенклатурой или в списке документов по кнопке «Ещё»). Потребуется сопоставить колонки файла полям документа и один раз настроить соответствие товаров.
На складе со штрихкодированием расходную и приходную накладные удобно заполнять сканером штрихкодов: курсор ставится в табличную часть, и каждое сканирование добавляет строку или увеличивает количество. Это снижает количество ошибок в количестве и ускоряет приёмку.
Способы ввода накладных
Подходит при небольшом числе документов и строк; требует внимательной сверки с оригиналом, выше риск опечаток
Оптимально при регулярных поставках: данные заполняются автоматически, нужно только сопоставить номенклатуру; требует подключения к оператору ЭДО
Подходит, когда поставщик присылает таблицу; требует настройки соответствия колонок и контроля соответствия товаров
Удобен на складе при приёмке и отгрузке; требует заполненных штрихкодов в карточках номенклатуры
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?
Накладная фиксирует факт передачи товаров и формирует складские и бухгалтерские движения, а счёт-фактура — это налоговый документ, на основании которого заявляется НДС. В 1С счёт-фактура обычно создаётся на основании накладной и хранится как связанный документ. Если поставщик выдал УПД, один документ совмещает обе функции.
Можно ли ввести накладную, если товара ещё нет в справочнике номенклатуры?
Да, карточку товара можно создать прямо из табличной части документа. Но заполните в ней минимальный набор: наименование, единицу измерения, вид номенклатуры и при необходимости штрихкод. Пустые или некорректные карточки потом мешают в отчётах и при повторных поступлениях того же товара.
Почему расходная накладная не проводится?
Чаще всего причина в нехватке товара на выбранном складе — программа сообщит об этом в служебном окне с указанием позиции и недостающего количества. Проверьте, введена ли приходная накладная, правильный ли склад указан и не стоит ли дата расходной накладной раньше даты поступления. Реже причина — незаполненный договор или закрытый период, запрещающий редактирование.
Как ввести накладную прошлым числом?
Установите в поле «Дата» документа фактическую дату поставки и проведите документ. Учтите, что вставка документа «в середину» хронологии может потребовать перепроведения более поздних документов по этим товарам, чтобы себестоимость рассчиталась правильно. Если период закрыт и отчётность сдана, вместо ввода задним числом используйте корректировочные документы текущей датой.
Что делать, если сумма НДС в 1С не сходится с накладной поставщика на копейки?
Расхождение возникает из-за округления при расчёте НДС от цены без налога. Проверьте, как в документе указана цена (с НДС или без НДС — переключается в настройках табличной части), и попробуйте изменить способ. Если копеечная разница остаётся, скорректируйте сумму НДС вручную в строке или в итогах документа, чтобы она совпала с оригиналом, — программа это позволяет.
Нужно ли вводить накладную, если товар оплачен, но ещё не получен?
Нет. Оплата поставщику отражается банковским документом (списание с расчётного счёта) и формирует аванс, а накладная вводится только по факту поступления товара на склад. Вводить поступление «на будущее» нельзя — остатки завысятся, а складской и бухгалтерский учёт разойдутся с реальностью.
Что важно запомнить
Накладная вводится через разделы «Покупки» или «Продажи»: шапка (контрагент, договор, склад), табличная часть с товарами, сверка итогов с оригиналом и проведение. После проведения проверьте проводки, остатки и печатную форму. Ошибки текущего периода исправляйте перепроведением, ошибки закрытого периода — только корректировочными документами, предварительно сделав резервную копию базы.