Торговля и Склад · 9 мин
Как ввести товар в 1С: Управление торговлей
Как ввести товар в 1С Управление торговлей: создание номенклатуры, оприходование, установка цен, загрузка из Excel. Пошаговая инструкция для начинающих.
Ввод товара в 1С: Управление торговлей — это не одно действие, а цепочка: сначала создаётся карточка номенклатуры, затем оформляется документ поступления или оприходования, после чего устанавливаются цены. Если пропустить любой из этих шагов, товар либо не появится на складе, либо будет продаваться без цены, либо испортит отчётность по остаткам.
Порядок действий зависит от ситуации: товар приходит от поставщика, вводятся начальные остатки при старте учёта или нужно оприходовать излишки после инвентаризации. Во всех случаях используется один и тот же справочник номенклатуры, но документы различаются.
Ниже разобраны все основные сценарии с конкретными действиями в типовой конфигурации 1С: Управление торговлей 11. В более старой версии 10.3 логика та же, но названия разделов и документов немного отличаются.
Создание карточки товара в справочнике номенклатуры
Любой товар в 1С сначала заводится в справочнике «Номенклатура». Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в некоторых настройках интерфейса — «CRM и маркетинг» → «Номенклатура») и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры — обычно это «Товар» или «Услуга». Вид определяет, как объект будет вести себя в учёте: товар учитывается на складе, услуга — нет.
Обязательные поля карточки: наименование (рабочее, для внутреннего учёта), единица измерения (штука, упаковка, килограмм), артикул и ставка НДС. Полное наименование попадёт в печатные формы документов, поэтому заполняйте его так, как товар должен выглядеть в накладной для покупателя. Если товар подлежит маркировке (обувь, табак, лекарства), обязательно укажите это в карточке — иначе обмен с «Честным ЗНАКом» работать не будет.
На вкладке «Штрихкоды» добавьте штрихкоды товара — без них сканер на кассе и при приёмке не найдёт позицию. Если у товара есть характеристики (размеры, цвета), включите их использование в виде номенклатуры до того, как по товару появятся движения: потом изменить схему учёта будет сложнее.
Поступление товара от поставщика
Основной сценарий ввода товара — документ «Приобретение товаров и услуг» (в УТ 10.3 — «Поступление товаров и услуг»). Он находится в разделе «Закупки». Создайте документ, укажите поставщика из справочника «Партнеры», склад поступления и договор, если ведётся учёт по договорам.
В табличную часть «Товары» добавьте позиции: вручную через кнопку «Добавить», подбором из справочника или сканированием штрихкодов. Для каждой строки укажите количество, цену закупки и ставку НДС. Сумма документа посчитается автоматически — сверьте её с накладной поставщика до проведения.
После проверки нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». С этого момента товар числится на складе и отображается в отчёте «Остатки товаров на складах». Если документ провести не удаётся, читайте сообщение об ошибке: чаще всего не заполнен склад, договор или организация.
- 1Проверьте, что поставщик есть в справочнике «Партнеры», при необходимости создайте его
- 2Создайте документ «Приобретение товаров и услуг» в разделе «Закупки»
- 3Заполните склад, организацию и табличную часть товарами с ценами и количеством
- 4Сверьте итоговую сумму с накладной поставщика
- 5Проведите документ и проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»
Ввод начальных остатков при старте учёта
Если учёт в 1С только начинается, а товар физически уже есть на складе, используйте документ «Ввод начальных остатков». Он находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» или напрямую «Ввод начальных остатков». Создайте документ с типом операции «Собственные товары».
Заполните табличную часть номенклатурой, количеством и себестоимостью. Себестоимость здесь критична: именно по ней будет считаться валовая прибыль и финансовый результат. Возьмите данные из последних приходных документов или среднюю закупочную цену из старой системы учёта. Если точной себестоимости нет, укажите хотя бы приблизительную — нулевая себестоимость исказит всю отчётность по прибыли.
Дата документа ввода остатков должна предшествовать первому рабочему дню в новой системе. Все продажи и поступления проводите уже после неё, иначе последовательность расчёта себестоимости нарушится.
Установка цен на товар
Поступление фиксирует закупочную цену, но продажная цена задаётся отдельным документом «Установка цен номенклатуры» в разделе «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки». Без этого документа товар в чеках и заказах будет подставляться с нулевой ценой.
В документе выберите виды цен (например, «Розничная» и «Оптовая»), затем добавьте товары. Цены можно ввести вручную, рассчитать от закупочной цены с наценкой или заполнить по данным последнего поступления — для этого есть кнопки «Заполнить» и «Изменить цены» с формулами наценки в процентах.
Цены действуют с даты документа. Если нужно, чтобы новая цена начала работать с завтрашнего дня, поставьте завтрашнюю дату. Проверить результат можно в карточке товара по ссылке «Цены» или через отчёт «Прайс-лист».
Загрузка товаров из Excel и прайс-листов поставщиков
Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В УТ 11 есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла»: она доступна прямо из списка номенклатуры и из документов поступления по кнопке «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла».
Подготовьте файл Excel или CSV с колонками: наименование, артикул, штрихкод, цена, количество. В обработке сопоставьте колонки файла с полями 1С — программа покажет предварительный результат и подсветит строки, которые не удалось распознать. Проверьте сопоставление до загрузки: ошибка в колонке цен загрузит неверные данные сразу по всем позициям.
Для загрузки цен поставщика есть отдельный механизм «Регистрация цен поставщика», а внешние прайсы можно обрабатывать через «Загрузку цен из файлов». После любой массовой загрузки обязательно проверьте выборочно 5–10 позиций: наименование, единицу измерения и цену.
Оприходование излишков и другие сценарии
Если товар появился не от поставщика — например, выявлен излишек при инвентаризации, — используется документ «Оприходование излишков товаров» в разделе «Склад и доставка». Он создаётся на основании документа «Пересчет товаров» или самостоятельно. Укажите склад, товары и цену оприходования — по ней излишек встанет на баланс.
Для перемещения товара между складами используйте «Перемещение товаров», для ввода товара в эксплуатацию или возврата от покупателя — соответствующие документы раздела «Склад» и «Продажи». Общее правило одно: любое изменение количества товара на складе должно быть оформлено документом, ручная правка остатков в регистрах недопустима.
Проверка результата после ввода товара
После всех операций убедитесь, что товар введён корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчеты по складу») и найдите позицию: количество должно совпадать с фактическим. Затем проверьте цены через «Прайс-лист» и себестоимость через отчёт «Валовая прибыль» после первой пробной продажи.
Как проверить результат
Количество совпадает с накладной или инвентаризацией
Остаток нулевой или отрицательный — документ не проведён или проведён не на тот склад
Заполнена продажная цена с нужной даты
Цена пустая — не создан документ «Установка цен номенклатуры»
Себестоимость близка к закупочной цене
Себестоимость нулевая или сильно искажена — ошибка в поступлении или остатках
Если обнаружили ошибку в проведённом документе, не удаляйте его, если по товару уже были движения. Правильнее исправить документ и перепровести, а при закрытом периоде — оформить корректировку. Массовое перепроведение большого периода лучше делать в копии базы или с помощью специалиста.
Что важно запомнить
Ввод товара — это три обязательных шага: карточка номенклатуры, документ поступления или ввода остатков, установка цен. После каждого этапа проверяйте результат отчётами, избегайте дублей карточек и не продавайте товар до появления его в остатках.
Частые вопросы
Можно ли ввести товар без документа поступления?
Можно — через «Ввод начальных остатков» или «Оприходование излишков товаров». Но любое количество на складе должно быть оформлено документом: без него товар не появится в учёте, и продать его корректно не получится.
Почему товар есть в номенклатуре, но не виден в остатках?
Карточка номенклатуры сама по себе не создаёт остаток. Проверьте, что документ поступления или ввода остатков проведён (не просто записан) и что в отчёте выбран тот же склад, что указан в документе.
Как ввести товар с характеристиками, например одежду по размерам?
В виде номенклатуры включите использование характеристик, затем в карточке товара создайте список характеристик (размеры). В документах поступления каждая размерная позиция вводится отдельной строкой со своей характеристикой и количеством.
Что делать, если загрузил товары из Excel с ошибкой?
Если документ ещё не проведён — просто исправьте строки. Если созданы лишние карточки номенклатуры без движений, их можно пометить на удаление. Карточки с движениями удалить нельзя: объедините дубли обработкой поиска и замены дублей или обратитесь к специалисту.
Нужно ли каждый раз устанавливать цены после нового поступления?
Нет, если закупочная цена не изменилась и продажная цена вас устраивает. Новый документ «Установка цен номенклатуры» нужен только при изменении цен. Для автоматизации можно настроить расчёт цен наценкой на цену последнего поступления.
Как ввести маркированный товар?
Помимо стандартного поступления, включите в виде номенклатуры признак маркировки и укажите коды маркировки при приёмке — в УТ 11 это делается через обмен с ЭДО от поставщика или сканированием кодов в документе. Без кодов маркированный товар нельзя легально продать.