Как ввести остатки в 1С Розница

Ввод начальных остатков — первый обязательный этап после установки 1С:Розница или при переходе на программу с другого учётного решения. Без корректных остатков невозможно продавать товары: касса не даст пробить чек на позицию, которой нет на складе, а отчёты будут показывать отрицательные значения.

В 1С:Розница существует несколько способов ввести остатки: документом «Оприходование товаров», через инвентаризацию с документом «Пересчет товаров» и загрузкой из табличного файла. Выбор зависит от объёма номенклатуры, наличия исходных данных в электронном виде и того, ведётся ли партионный учёт.

Перед началом работы убедитесь, что в программе созданы магазины и склады, заполнен или подготовлен справочник номенклатуры, а учётная политика (виды цен, система налогообложения) настроена. Вводить остатки «в пустую» базу без этих настроек — значит получить документы, которые потом придётся переделывать.

Подготовка перед вводом остатков

Остатки привязываются к конкретному складу конкретного магазина, поэтому первым шагом проверьте структуру предприятия в справочнике «Магазины» (раздел «Настройки» или «Компания» в зависимости от версии). Для каждого магазина должен быть создан хотя бы один склад. Если торговая точка одна, достаточно одной карточки магазина с одним складом.

Второй обязательный шаг — номенклатура. Каждая позиция из вашего перечня остатков должна существовать в справочнике «Номенклатура» с корректными реквизитами: вид номенклатуры (товар), единица измерения, при необходимости — штрихкод, признаки алкогольной или маркированной продукции. Если товаров много, загрузите справочник из Excel заранее, а не создавайте карточки вручную по одной.

Третий шаг — установка цен. Хотя технически оприходование можно провести и без розничных цен, продавать товар без них не получится. Рекомендуется сразу после ввода остатков сформировать документ «Установка цен номенклатуры» для розничного вида цен магазина.

Способ 1: оприходование товаров

Самый прямой способ — документ «Оприходование товаров». Он находится в разделе «Склад» (в некоторых версиях — «Закупки» или «Склад и доставка»). Создайте новый документ, укажите магазин и склад, на который поступают остатки.

В табличную часть добавьте товары: вручную через кнопку «Добавить», подбором через кнопку «Подбор» или сканированием штрихкодов, если подключен сканер. Для каждой строки укажите количество и цену. В поле цены при вводе начальных остатков обычно указывают закупочную (учётную) стоимость — именно по ней программа рассчитает себестоимость при продажах.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа сформирует движения по регистру товаров на складах, и остатки станут видны в отчётах. Если магазинов несколько, создайте отдельный документ оприходования для каждого склада — сводить всё в один документ нельзя, склад в документе один.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Оприходование товаров» и создайте документ
2. 2
   Укажите магазин и склад, на который вводятся остатки
3. 3
   Заполните табличную часть товарами с количеством и учётной ценой
4. 4
   Проведите документ
5. 5
   Проверьте результат отчётом «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах»

Способ 2: ввод остатков через инвентаризацию

Если база уже использовалась или вы хотите одновременно сверить фактические остатки с учётными, удобнее пойти через инвентаризацию. В разделе «Склад» создайте документ «Приказ на проведение инвентаризации», укажите магазин и склад, затем на его основании создайте документ «Пересчет товаров».

В пересчёте заполните фактическое количество по каждой позиции — вручную, сканером штрихкодов или через терминал сбора данных. Программа автоматически сравнит факт с учётным количеством. На основании пересчёта создаются документы «Оприходование товаров» (на излишки) и «Списание товаров» (на недостачи).

Для стартового ввода остатков в пустую базу этот способ работает так: учётное количество везде равно нулю, вы вносите фактические значения, и программа формирует оприходование на всё введённое. Преимущество подхода — документальное оформление инвентаризации, которое пригодится для бухгалтерии.

Способ 3: загрузка остатков из Excel

При номенклатуре от нескольких сотен позиций ручной ввод становится источником ошибок. В 1С:Розница есть типовая обработка «Загрузка данных из табличного документа» — обычно она доступна в разделе «Администрирование» или через «Все функции» → «Обработки».

Подготовьте файл Excel с колонками: наименование или штрихкод (для поиска номенклатуры), количество, цена. Если номенклатура ещё не создана, сначала загрузите справочник товаров, и только потом — остатки. В обработке укажите, какие колонки файла соответствуют полям документа, и выполните загрузку в созданный заранее документ «Оприходование товаров» или напрямую, в зависимости от возможностей вашей версии.

Альтернатива — встроенный механизм «Загрузка данных из файла» в списке номенклатуры (кнопка с изображением стрелки в списке справочника). Он подходит для первичного наполнения справочника. Для загрузки именно складских остатков удобнее копирование: табличную часть документа оприходования можно заполнить вставкой из буфера обмена, если скопировать диапазон из Excel.

Сравнение способов ввода

Оприходование вручную

Подходит при небольшом количестве позиций (до 100–200). Минус — трудоёмкость и риск опечаток.

Через инвентаризацию

Подходит, когда нужна документальная сверка факта с учётом. Минус — больше шагов и документов.

Загрузка из Excel

Подходит для больших объёмов и перехода из другой программы. Минус — требует подготовки файла и контроля сопоставления колонок.

Особенности для маркированных и алкогольных товаров

Если в остатках есть маркированная продукция (обувь, одежда, табак, молочная продукция и другие группы), простого указания количества недостаточно — нужно ввести коды маркировки. При заполнении оприходования или пересчёта сканируйте DataMatrix-код с каждой единицы товара. Программа запишет коды в пул и при продаже будет выбивать их из оборота через «Честный ЗНАК».

Для алкогольной продукции остатки вводятся с разделением по справкам А и Б ЕГАИС, если товар приходовался до перехода на помарочный учёт. Проверьте, что в карточках номенклатуры установлен признак алкогольной продукции и заполнены виды продукции, иначе обмен с ЕГАИС будет завершаться ошибками.

Остатки маркированного товара без кодов вводить нельзя — такой товар фактически становится нелегальным для продажи. Если коды утеряны (например, повреждена упаковка), потребуется перемаркировка через систему «Честный ЗНАК» до ввода остатков.

Проверка результата после ввода

После проведения документов откройте отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» (раздел «Склад» → «Отчеты»). Сформируйте его по нужному складу и сверьте итоговое количество и сумму с вашими исходными данными — расхождения на этом этапе исправить проще всего.

Дополнительно проверьте себестоимость отчётом «Оценка стоимости товаров» или аналогичным. Если сумма по строке равна нулю при ненулевом количестве — значит, в оприходовании не заполнена цена, и при продажах себестоимость будет нулевой, что исказит валовую прибыль.

Контрольная точка для кассы: попробуйте оформить тестовый чек на пару позиций в режиме РМК (чек потом можно удалить или оформить возврат). Если товар подбирается, цена подставляется и чек пробивается — остатки и цены введены корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров» по складу

Норма

Количество и сумма совпадают с исходными данными

Тревожный признак

Расхождения, отрицательные остатки, строки с нулевой ценой

Карточки номенклатуры

Норма

Заполнены вид, единица измерения, штрихкоды

Тревожный признак

Дубли позиций, пустые реквизиты, неверный вид номенклатуры

РМК (тестовый чек)

Норма

Товар находится по штрихкоду, цена подставляется

Тревожный признак

Позиция не находится или продаётся по нулевой цене

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — ввод остатков вместе с созданием дублей номенклатуры. Когда позиция не находится поиском, пользователь создаёт новую карточку, хотя товар уже есть в базе под похожим названием. Итог — раздвоение остатков и проблемы со штрихкодами. Перед созданием новой карточки ищите по штрихкоду и по части наименования.

Вторая распространённая проблема — ввод остатков на неверный склад или магазин. Внешне всё выглядит правильно, отчёт по всей организации показывает корректные цифры, но касса конкретного магазина товар «не видит». Всегда проверяйте остатки отчётом с отбором по тому магазину, где будет идти продажа.

Третья ошибка — игнорирование цен после оприходования. Остатки введены, товар на складе есть, а при продаже чек не пробивается или уходит с нулевой ценой, потому что не создан документ «Установка цен номенклатуры». Включите установку цен в обязательный чек-лист запуска.

Частые вопросы

Можно ли ввести остатки задним числом, если продажи уже идут?

Технически можно, но это создаст отрицательные остатки на даты уже проведённых продаж. Безопаснее ввести остатки текущей датой с корректировкой: сначала провести инвентаризацию, выявить фактические остатки и оприходовать разницу. Так вы сохраните корректность и истории продаж, и текущего учёта.

Что делать, если номенклатуры очень много, а файла Excel нет?

Выгрузите перечень товаров из прежней программы учёта или из базы поставщика — почти любая система позволяет выгрузить справочник в Excel или CSV. Если источника нет совсем, используйте подбор по сканеру штрихкодов прямо в оприходовании: программа может создавать карточки номенклатуры при сканировании неизвестного кода.

По какой цене вводить остатки — закупочной или розничной?

В документе оприходования указывается учётная (закупочная) стоимость — по ней рассчитывается себестоимость и валовая прибыль. Розничные цены задаются отдельно документом «Установка цен номенклатуры». Подстановка розничной цены в оприходование завысит себестоимость и обнулит маржу в отчётах.

Как исправить ошибочно введённые остатки?

Если документ ещё не «заметён» последующими движениями, просто откройте его, исправьте и перепроведите. Если по товару уже были продажи, корректируйте через новую инвентаризацию: пересчёт покажет расхождение, и программа создаст корректирующие документы. Удалять проведённый документ оприходования после продаж не рекомендуется — остатки уйдут в минус.

Нужно ли вводить остатки денежных средств и по расчётам с поставщиками?

Для работы кассы и склада это не обязательно, но для полноценного учёта — желательно. Остатки по кассе вводятся документом «Ввод начальных остатков по кассе» или приходным кассовым ордером, задолженность поставщикам — документами взаиморасчётов. Без этих данных отчёты по деньгам и долгам будут неполными.