Торговля и Склад · 11 мин
Как ввести накладную в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по вводу накладной поступления товаров в 1С:Розница: создание документа, заполнение номенклатуры, цены, штрихкоды, проверка и типичные ошибки.
Ввод накладной поставщика — одна из базовых операций в 1С:Розница. От того, насколько корректно оформлено поступление товаров, зависят остатки на складе, розничные цены, себестоимость и корректность последующих продаж через кассу. Ошибка на этом этапе почти всегда «всплывает» позже — при инвентаризации или при продаже товара с неверной ценой.
В конфигурации 1С:Розница для оприходования товара используется документ «Поступление товаров». Он делает сразу несколько вещей: увеличивает остатки на складе магазина, фиксирует закупочные цены, регистрирует расчёты с поставщиком и может автоматически назначить розничные цены по заданной наценке.
Ниже разобран полный цикл работы с накладной: от подготовки справочников до проверки результата и исправления типичных ошибок. Инструкция актуальна для типовых настроек 1С:Розница редакции 2; в отраслевых и доработанных решениях названия кнопок могут немного отличаться, но логика документа сохраняется.
Подготовка: что проверить до ввода накладной
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть необходимые справочные данные. Проверьте карточку контрагента-поставщика: она должна существовать в справочнике «Контрагенты» с корректными ИНН и наименованием. Если поставщик новый — создайте карточку заранее, это ускорит ввод документа.
Второй обязательный элемент — магазин (склад), на который приходуется товар. В 1С:Розница остатки ведутся в разрезе магазинов, поэтому ошибка в выборе склада приведёт к тому, что товар «зависнет» не на той точке. Также проверьте, что для магазина настроен вид цен — от него зависит автоматическое назначение розничных цен.
Держите под рукой бумажную или электронную накладную поставщика: из неё вы будете переносить номер, дату, номенклатуру, количество, цены и суммы. Если поставщик присылает документы через ЭДО, накладную можно загрузить автоматически — об этом ниже.
Проверьте ИНН и наименование
Убедитесь, что выбрана нужная торговая точка
Нужен для расчёта розничных цен
Источник номера, даты, позиций и сумм
Создание документа «Поступление товаров»
Откройте раздел «Закупки» и выберите пункт «Поступления товаров» (в некоторых настройках интерфейса документ доступен также из раздела «Склад»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
В шапке документа последовательно заполните поля. Выберите магазин, на который поступает товар, и поставщика из справочника контрагентов. Укажите номер и дату входящей накладной в соответствующих полях — именно по ним документ будет идентифицироваться в расчётах с поставщиком и в отчётах. Дата документа в программе по умолчанию ставится текущая; если оприходуете товар «задним числом», измените её на дату фактического поступления, но учитывайте ограничения закрытых периодов.
Если ведёте учёт по организациям в одной базе, проверьте поле «Организация» — оно подставляется по умолчанию и его легко пропустить. Неверная организация исказит расчёты с поставщиками и данные для бухгалтерской выгрузки.
- 1Раздел «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать»
- 2Выберите магазин и поставщика
- 3Введите номер и дату входящей накладной
- 4Заполните табличную часть товарами
- 5Проверьте итоговые суммы и проведите документ
Заполнение табличной части: товары, количество и цены
Товары добавляются в табличную часть кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Подбор» открывает справочник номенклатуры с поиском). Самый быстрый способ — сканирование штрихкодов сканером: курсор в поле ввода штрихкода, сканируете каждую единицу или короб, программа сама находит номенклатуру и накапливает количество.
Для каждой строки укажите количество и цену закупки из накладной поставщика. Сумма по строке рассчитается автоматически. Следите за ставкой НДС: она подставляется из карточки номенклатуры, и если у поставщика товар идёт с другой ставкой, откорректируйте её вручную в строке.
Если товар новый
Когда номенклатура ещё не заведена в базе, создайте её прямо из документа: в поле выбора товара нажмите «Создать» и заполните карточку — наименование, вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС. Обязательно заполните штрихкод, иначе товар не пробьётся на кассе по сканеру. Для весового или маркируемого товара проверьте соответствующие признаки в карточке.
Загрузка накладной из ЭДО или файла
Если с поставщиком настроен обмен электронными документами, входящий УПД или накладная появятся в разделе ЭДО, и на их основании можно создать поступление с уже заполненной табличной частью. Программа сопоставит позиции с вашей номенклатурой по штрихкодам и артикулам; несопоставленные позиции потребуется привязать вручную. Это самый быстрый и надёжный способ при больших накладных на сотни строк.
Установка розничных цен
После заполнения закупочных цен назначьте розничные. В документе поступления есть команда установки цен по виду цен магазина: программа может рассчитать цену по проценту наценки от закупочной или подставить текущие действующие цены. Для новых товаров цену придётся указать вручную или задать наценку.
Обратите внимание: установка цен в поступлении создаёт связанный документ «Установка цен номенклатуры». Если цены на часть товара менять не нужно (например, они уже действуют), исключите эти позиции из ценообразования, чтобы не затереть действующие цены новыми расчётными значениями.
Проверить итоговые цены можно в отчёте по ценам или в карточке товара на закладке цен. Прайс-лист магазина после проведения документов обновится автоматически.
Проведение документа и проверка результата
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если программа выдала ошибку — чаще всего это незаполненное обязательное поле (магазин, поставщик) или попытка провести документ датой закрытого периода. Исправьте указанную причину и проведите повторно.
После проведения убедитесь, что данные встали корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Отчёты») по нужному магазину и проверьте, что оприходованные позиции появились с правильным количеством. Для контроля расчётов полезен отчёт по взаиморасчётам с контрагентами: поступление должно сформировать задолженность перед поставщиком на сумму накладной.
Если товар сразу выкладывается в торговый зал и продаётся через РМК, убедитесь, что на рабочее место кассира выгружены новые товары и цены — в файловых базах с распределёнными узлами может потребоваться обмен данными с кассой.
Как проверить результат
Количество совпадает с накладной
Позиции нет или количество другое — документ не проведён или склад неверный
Равна сумме бумажной накладной
Расхождение — ошибка в цене, количестве или НДС
Цены соответствуют ожидаемой наценке
Цена нулевая или ниже закупочной
Сформирована на сумму накладной
Долг отсутствует — проверьте организацию и контрагента
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — оприходование не на тот магазин. Если накладная уже проведена, не редактируйте её «вживую» при уже начавшихся продажах: корректнее создать документ «Перемещение товаров» на нужный склад или распровести и исправить поступление, если продаж ещё не было.
Вторая распространённая ситуация — дубли номенклатуры: товар завели заново, хотя он уже был в базе под похожим наименованием. В результате остатки дробятся, а штрихкод привязан к другой карточке. Лечится поиском по штрихкоду в справочнике перед созданием новой позиции; дубли позже объединяют с заменой ссылок.
Третья группа ошибок — неверные цены: перепутанная наценка, цена за упаковку вместо штуки, не та ставка НДС. Если документ ещё не проведён — просто исправьте строки. Если проведён и цены ушли на кассу, сформируйте новый документ «Установка цен номенклатуры» более поздним временем, чтобы перекрыть ошибочные значения.
Особые случаи: возврат, корректировка и частичное поступление
Если поставщик привёз меньше, чем указано в накладной, оприходуйте фактическое количество, а расхождение зафиксируйте в претензии поставщику. Не вводите документ «как в бумагах» с последующим списанием — это исказит картину расчётов и складских остатков.
Для исправления уже проведённого поступления (изменилась цена, пришёл корректировочный документ) используйте механизм корректировки поступления — он создаётся на основании исходного документа и корректно отражает изменения в расчётах. Возврат нереализованного товара поставщику оформляется отдельным документом «Возврат товаров поставщику», а не отрицательным поступлением.
Как выбрать действие
При приёмке больших накладных удобно сначала отсканировать весь товар сканером в «слепом» режиме, а потом сверить итог по количеству строк и сумме с бумажной накладной. Так расхождения выявляются до проведения, а не на инвентаризации.
Частые вопросы
Где в 1С:Розница находится документ для ввода накладной?
Документ называется «Поступление товаров» и находится в разделе «Закупки». В зависимости от настроек интерфейса он также доступен из раздела «Склад». Журнал документов открывается по ссылке «Поступления товаров», новый создаётся кнопкой «Создать».
Можно ли загрузить накладную автоматически, а не вводить вручную?
Да, если с поставщиком настроен обмен электронными документами (ЭДО). Входящий документ появится в разделе обмена, и на его основании создаётся поступление с заполненной табличной частью. Позиции сопоставляются с вашей номенклатурой по штрихкодам и артикулам; несопоставленные строки привязываются вручную.
Что делать, если товар оприходовали не на тот магазин?
Если продаж по этому товару ещё не было, распроведите документ, исправьте магазин и проведите заново. Если продажи уже прошли, оставьте поступление как есть и оформите документ «Перемещение товаров» между складами — так история движений останется корректной.
Почему после проведения накладной товар не пробивается на кассе по штрихкоду?
Чаще всего штрихкод не заполнен в карточке номенклатуры или привязан к другой карточке-дублю. Проверьте штрихкод в справочнике. Также убедитесь, что на кассу выгружены актуальные данные о товарах и ценах — в распределённых конфигурациях для этого выполняется обмен с узлом РМК.
Как исправить ошибочную розничную цену после проведения поступления?
Создайте новый документ «Установка цен номенклатуры» с датой и временем позже предыдущего и укажите правильные цены. Действующей считается цена из последнего по времени документа, поэтому новая установка перекроет ошибочную. Само поступление при этом редактировать не обязательно.
Поставщик привёз меньше товара, чем указано в накладной. Как вводить документ?
Оприходуйте фактически принятое количество, а не данные из бумажной накладной. Расхождение зафиксируйте в акте и направьте претензию поставщику. Если позже недостача будет доставлена, введите отдельное поступление на это количество.
Что важно запомнить
Накладная в 1С:Розница вводится документом «Поступление товаров»: заполните магазин, поставщика, реквизиты накладной и табличную часть, сверьте итог с бумажным документом, установите розничные цены и проведите. Контроль результата — отчёт «Остатки товаров» и сверка задолженности перед поставщиком. Ошибки до продаж исправляйте перепроведением, после продаж — корректировкой и новой установкой цен.