Торговля и Склад · 10 мин
Как вносить заказы в 1С: подробная инструкция
Как внести заказ покупателя или поставщику в 1С: Управление торговлей и ERP. Заполнение шапки, товаров, статусов, резервирование, проверка и типичные ошибки.
Заказ в 1С — это документ, который фиксирует намерение клиента купить товар или вашу заявку поставщику. От корректности его заполнения зависят резервирование на складе, планирование закупок, расчёт задолженности и последующее оформление отгрузки. Ошибка на этапе ввода заказа приводит к сбоям в остатках, неверным счетам и расхождениям при сверке с контрагентом.
Порядок ввода зависит от конфигурации: чаще всего заказы вносят в 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:Управление нашей фирмой. Логика документа во всех этих решениях схожа: шапка с контрагентом и соглашением, табличная часть с товарами, статус и проведение. Ниже разобраны типовые шаги для «Управления торговлей 11» — в других конфигурациях они отличаются только расположением команд в меню.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов «Заказ клиента» или «Заказ поставщику», а справочники контрагентов и номенклатуры заполнены. Если нужного контрагента или товара нет в базе, создайте их заранее — вводить данные «на лету» из документа можно, но это повышает риск дублей в справочниках.
Где найти документ заказа в разных конфигурациях
В 1С:Управление торговлей 11 заказы покупателей находятся в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов», а заказы поставщикам — в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». В 1С:ERP Управление предприятием структура аналогична, но разделы могут называться «Продажи и маркетинг» и «Закупки и склад» в зависимости от настроек интерфейса.
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) документ называется «Заказ покупателя» и расположен в разделе «Продажи». В «1С:Бухгалтерии» полноценного документа заказа нет — там работают со счетами на оплату и реализациями, поэтому для учёта заказов бухгалтерская конфигурация не подходит.
Если нужный раздел не отображается, проверьте функциональность: в УТ 11 опция «Заказы клиентов» включается в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи». Без включённой опции документ будет недоступен, даже если права у пользователя есть.
Ввод заказа клиента: пошаговая инструкция
Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите контрагента (покупателя) — после выбора программа автоматически подставит соглашение, договор, валюту и условия оплаты, если они настроены для этого клиента. Проверьте склад: от него зависит, с каких остатков будет резервироваться товар.
Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции. Номенклатуру можно подбирать по наименованию, артикулу или штрихкоду. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Если для клиента действует соглашение с ценами, они подставятся автоматически — не меняйте их вручную без необходимости, иначе нарушится контроль цен по договору.
Заполните дату отгрузки — она влияет на планирование и контроль исполнения заказа. На вкладке «Дополнительно» при необходимости укажите подразделение, менеджера и способ доставки. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать»
- 2Выберите контрагента и проверьте автоматически подставленное соглашение и склад
- 3Добавьте товары: укажите номенклатуру, количество, цену и НДС
- 4Установите статус заказа и дату отгрузки
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Проверьте резерв в отчёте «Остатки и доступность товаров»
Статусы заказа и их влияние на учёт
Статус определяет, как заказ участвует в расчётах. Типовой набор в УТ 11: «К согласованию», «В работе», «К отгрузке», «Ожидается оплата», «Готов к закрытию», «Закрыт». Заказ со статусом «К согласованию» не резервирует товар и не формирует обязательств — это черновик для согласования условий с клиентом.
Переход к статусу «К отгрузке» означает, что заказ подтверждён и товар должен быть зарезервирован и отгружен. Не переводите заказ в этот статус, пока условия не согласованы: иначе склад увидит задание на отгрузку, а менеджер по закупкам — потребность в товаре, которого может не быть в наличии.
Закрывайте заказ только после полной отгрузки и оплаты либо при отмене сделки. Незакрытые «зависшие» заказы искажают отчёты по задолженности и планирование закупок, поэтому периодически проверяйте список на просроченные документы.
Как выбрать статус
Резервирование товара под заказ
Резервирование фиксирует свободный остаток склада за конкретным заказом, чтобы товар не продали другому клиенту. В УТ 11 резерв ставится через действие «Резервировать» в табличной части товаров или автоматически при установке статуса, если это предусмотрено настройками соглашения.
Для каждой строки доступны варианты: «Резервировать» (со склада), «К обеспечению» (через заказ поставщику или производство) и «Не обеспечивать». Если товара нет в наличии, выбирайте «К обеспечению» — тогда система сформирует потребность, которую увидит отдел закупок в обработке «Формирование заказов по потребностям».
Проверить результат резервирования можно в отчёте «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка»): колонка «В резерве» покажет количество, закреплённое за заказами. Если резерв не встал, чаще всего причина в отсутствии свободного остатка или в том, что заказ находится в статусе «К согласованию».
Как проверить результат
Заказ записан, номер присвоен, ошибок при проведении нет
Сообщение о незаполненных полях или отказе в проведении
В отчёте «Остатки и доступность» колонка «В резерве» соответствует количеству в заказе
Резерв равен нулю при статусе «К отгрузке»
Итоговая сумма совпадает с коммерческим предложением клиенту
Расхождение в копейках из-за ручного изменения цен или округления
Ввод заказа поставщику
Заказ поставщику создаётся в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». Структура документа аналогична заказу клиента: контрагент-поставщик, соглашение, табличная часть с товарами, дата поступления. Цены подставляются из соглашения с поставщиком или из последних закупочных цен.
Быстрый способ — создать заказ поставщику на основании заказа клиента: откройте заказ клиента, нажмите «Создать на основании» → «Заказ поставщику». Программа перенесёт товары, которых нет в наличии, и сохранит связь между документами — это удобно для отслеживания обеспечения.
После поступления товара оформляйте документ «Приобретение товаров и услуг» на основании заказа, а не вручную. Тогда количество и цены подтянутся из заказа, а программа автоматически закроет потребность и покажет расхождения, если поставщик привёз не то количество.
Типичные ошибки при вводе заказов
Самая частая ошибка — создание дублей контрагентов. Прежде чем вводить нового клиента «на лету», найдите его по ИНН через поиск: если контрагент уже есть в базе, дубль приведёт к раздробленной задолженности и проблемам при сверке. В УТ 11 есть встроенный контроль дублей по ИНН — не игнорируйте его предупреждения.
Вторая группа ошибок связана с ценами и НДС: ручное изменение цены вопреки соглашению, неверная ставка НДС у отдельных товаров, неправильная валюта документа. Такие ошибки всплывают позже — при выставлении счёта или проверке декларации, когда исправлять сложнее.
Третья типичная проблема — удаление заказов вместо корректной отмены. Удалённый документ разрывает цепочку учёта: если по заказу уже были резервы, отгрузки или оплаты, останутся «висячие» движения. Вместо удаления используйте закрытие заказа с отменой неисполненных строк.
Как проверить корректность введённого заказа
После проведения откройте отчёт «Ведомость по заказам клиентов» (раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам»): он покажет сумму заказа, оплаченную часть, отгруженное количество и остаток к исполнению. Сверьте итоговую сумму с коммерческим предложением или счётом, отправленным клиенту.
Проверьте движения документа: в форме заказа нажмите «Ещё» → «Движения документа». Заказ делает записи по регистрам «Заказы клиентов», «Обеспечение заказов» (резервы) и при предоплатном порядке — по расчётам с клиентами. Если движений нет, документ не проведён или проведён с ошибкой.
Для массовой проверки используйте отчёт «Состояние выполнения заказов» — он покажет просроченные по отгрузке и оплате документы. Регулярный просмотр этого отчёта помогает вовремя заметить заказы, забытые менеджерами.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить заказ после того, как по нему была отгрузка?
Частично. Строки, по которым товар уже отгружен, менять нельзя — программа заблокирует проведение. Можно изменить неотгруженные позиции, добавить новые строки или отменить остаток. Если нужно скорректировать уже отгруженное, оформляется корректировка реализации или возврат, а не правка заказа.
Почему товар не резервируется под заказ?
Основные причины: заказ в статусе «К согласованию», на складе нет свободного остатка (весь товар уже зарезервирован под другие заказы), либо в строке заказа выбрано действие «Не обеспечивать». Проверьте отчёт «Остатки и доступность товаров» — он покажет, сколько единиц свободно.
Как внести заказ, если клиента ещё нет в базе?
Создайте контрагента заранее в разделе «CRM и маркетинг» → «Контрагенты» или прямо из документа через кнопку создания в поле «Клиент». Обязательно укажите ИНН — по нему программа проверит дубли и подтянет данные из сервиса проверки контрагентов, если он подключён.
Чем заказ отличается от счёта на оплату?
Заказ — это учётный документ, который резервирует товар и отслеживает исполнение сделки. Счёт на оплату — печатная форма для клиента с реквизитами для платежа, он не влияет на остатки. Счёт обычно выставляется на основании заказа, и оплата по нему привязывается к этому же заказу.
Можно ли загрузить заказ из Excel, а не вводить вручную?
Да, в УТ 11 и ERP есть загрузка табличной части из файла: в табличной части товаров нажмите «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла». Потребуется сопоставить колонки файла с полями документа. Для регулярных загрузок лучше настроить обмен через обработку или интеграцию с сайтом.
Что делать, если заказ создан по ошибке?
Если по заказу не было движений (отгрузок, оплат, резервов), его можно пометить на удаление. Если движения уже есть — закройте заказ с отменой всех строк: так сохранится история и не нарушится целостность учёта. Физическое удаление документов с движениями недопустимо.
Что важно запомнить
Заказ в 1С создаётся через «Продажи» → «Заказы клиентов» или «Закупки» → «Заказы поставщикам»: заполните контрагента, товары, цены и статус, затем проведите документ. Контролируйте резерв через «Остатки и доступность», не удаляйте заказы с движениями — отменяйте их, и регулярно проверяйте отчёт о состоянии исполнения.