Как вносить товары в 1С: инструкция по номенклатуре

Внесение товаров в 1С начинается со справочника «Номенклатура» — именно там хранятся карточки товаров, на которые потом ссылаются документы поступления, продажи, перемещения и инвентаризации. Если карточка создана с ошибками (неверная единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры), ошибки потянутся во все документы и отчёты, а исправлять их задним числом придётся вручную.

Инструкция подходит для конфигураций «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». В «1С:Бухгалтерии» логика аналогична, отличаются только названия разделов меню. Перед массовым внесением товаров убедитесь, что у вас есть права на редактирование справочника номенклатуры, а база сохранена в резервную копию.

Подготовка: что настроить до внесения первого товара

Прежде чем создавать карточки, проверьте базовые настройки. Откройте справочник «Виды номенклатуры» — он определяет шаблон поведения товара: товар это или услуга, ведётся ли учёт по характеристикам и сериям, какие счета учёта подставляются в документы. Если вид номенклатуры выбран неверно, программа будет неправильно считать себестоимость или не даст оприходовать товар на склад.

Также проверьте список складов, единицы измерения (справочник «Упаковки и единицы измерения») и ставки НДС. Если товары делятся на группы — «Продукты», «Хозтовары», «Запчасти» — заранее создайте папки в справочнике номенклатуры: искать и анализировать товары потом будет заметно проще.

Создание карточки товара вручную

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ — «CRM и маркетинг» → «Номенклатура» или «Справочники»). Нажмите «Создать» и заполните обязательные поля: наименование, вид номенклатуры, единицу хранения. Рабочее наименование пишите так, чтобы товар было легко найти в подборе при продаже, а полное наименование — как оно должно печататься в документах для покупателя.

Дополнительно заполните артикул, штрихкод (вкладка или поле «Штрихкоды»), ставку НДС, производителя и описание. Артикул и штрихкод критичны, если планируете работать со сканером или обмениваться данными с поставщиками и маркетплейсами. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и выберите нужную папку
2. 2
   Нажмите «Создать», укажите вид номенклатуры и наименование
3. 3
   Заполните единицу измерения, артикул, штрихкод и ставку НДС
4. 4
   Запишите карточку и проверьте, что товар находится поиском по названию и штрихкоду

Характеристики, серии и упаковки

Если один и тот же товар существует в вариантах — размер, цвет, объём — используйте характеристики вместо создания отдельных карточек. В виде номенклатуры включите «Использовать характеристики», затем в карточке товара по ссылке «Характеристики» добавьте варианты. Это сокращает справочник и упрощает отчёты по товарной позиции в целом.

Для товаров со сроком годности или партионным учётом включите серии. Упаковки настраиваются, когда товар закупается коробами, а продаётся штуками: укажите коэффициент пересчёта, и программа будет автоматически переводить количество в базовые единицы. Ошибка в коэффициенте упаковки — частая причина расхождения остатков, проверяйте её на тестовом поступлении.

Назначение цен и ввод остатков

Сама карточка номенклатуры цены не хранит — цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ: «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки»). Создайте документ, выберите виды цен (закупочная, оптовая, розничная), добавьте товары и укажите значения. После проведения документа цены начнут подставляться в продажи с даты установки.

Начальные остатки вводятся документом «Ввод начальных остатков» или «Оприходование товаров». Укажите склад, товары, количество и себестоимость. Без себестоимости отчёты по валовой прибыли покажут нулевую рентабельность, а списание может проводиться с предупреждениями.

Массовая загрузка товаров из Excel

Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (обычно в справочнике номенклатуры по кнопке «Загрузить» или в разделе «Продажи» → «Сервис»). Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, штрихкод, единица измерения, ставка НДС, цена.

В обработке сопоставьте колонки файла полям справочника, запустите загрузку и проверьте протокол: программа покажет, какие строки загружены, а какие отклонены и почему. Дубликаты определяются по настройке поиска — обычно по наименованию или штрихкоду. Проверьте эту настройку, иначе при повторной загрузке получите задвоенные карточки.

Проверка результата и типичные проблемы

После внесения товаров проверьте три вещи: карточки находятся поиском и подбором, цены подставляются в тестовый документ продажи, остатки видны в отчёте «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах»). Создайте тестовую реализацию на одну позицию, проведите её и посмотрите движения — так вы убедитесь, что счета учёта и себестоимость работают корректно.

Если товар не подбирается в документ, чаще всего дело в отборе по виду номенклатуры или в том, что карточка помещена в неактивную группу. Если цена не подставляется — проверьте дату документа «Установка цен» и вид цены, указанный в соглашении с клиентом или настройках продажи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск товара в подборе

Норма

Карточка находится по названию, артикулу и штрихкоду

Тревожный признак

Товар не находится или находится задвоенным

Цена в документе продажи

Норма

Цена подставляется автоматически из последней установки

Тревожный признак

Цена пустая или устаревшая

Остатки на складе

Норма

Количество совпадает с фактическим после оприходования

Тревожный признак

Остатки удвоены или отсутствуют

FAQ: частые вопросы о внесении товаров в 1С

Можно ли изменить карточку товара, если по ней уже есть документы?

Да, наименование, штрихкоды, описания и большинство реквизитов редактируются свободно. Ограничения касаются вида номенклатуры и единицы хранения: их смена может нарушить учёт остатков и себестоимости, поэтому выполняется только после анализа движений по позиции.

Что делать, если товар завели дважды?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основную карточку. Перед запуском сделайте резервную копию и проверьте предварительный список замен.

Обязательно ли заполнять штрихкод?

Нет, но без штрихкода не будет работать сканер на кассе и складе, а обмен с маркетплейсами и ЭДО по некоторым товарам станет невозможен. Если штрихкода нет, его можно сгенерировать внутренний в формате EAN-13 из карточки товара.

Как внести услугу, а не товар?

Так же, через справочник «Номенклатура», но выберите вид номенклатуры с типом «Услуга». Такая позиция не попадёт в складские остатки и не потребует оприходования — она используется только в документах продажи и актах.

Почему загруженные из Excel товары не видны в отчёте по остаткам?

Загрузка создаёт только карточки справочника — она не формирует складские остатки. Остатки появляются после проведения документа «Оприходование товаров» или «Ввод начальных остатков» с указанием склада и количества.

Нужно ли заполнять цены до ввода остатков?

Порядок не принципиален, но удобнее сначала ввести остатки с себестоимостью, а затем установить продажные цены. Так отчёт по валовой прибыли будет корректен с первой продажи.