Как внести возврат от покупателя в 1С

Возврат от покупателя — стандартная операция в торговом учёте, но в 1С её оформление зависит от конфигурации, вида операции и того, на каком основании покупатель вернул товар: брак, пересорт, отказ по договору или возврат в рамках ЕГАИС/маркировки. Если документ провести неправильно, нарушится взаиморасчёт с контрагентом, исказится себестоимость и остатки на складе, а в отчётах по НДС появятся расхождения.

В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP», «1С:Бухгалтерия 8» — для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров от покупателя». Он автоматически сторнирует реализацию, восстанавливает товар на складе и формирует задолженность перед покупателем. Ниже разобран порядок действий, отличия между конфигурациями, типичные ошибки и способы проверки результата.

Когда нужен документ возврата и какие есть основания

Документ «Возврат товаров от покупателя» используется всякий раз, когда ранее проданный товар физически возвращается на склад организации. Типовые основания: возврат некачественного товара по претензии, возврат качественного товара по соглашению сторон (в B2B право покупателя на возврат определяется договором), возврат по отказу от дистанционной покупки, возврат залежалого товара по условиям дистрибьюторского договора.

Важно различать возврат и корректировку реализации. Корректировка применяется, когда изменилась цена или количество по согласованию сторон, но товар физически не перемещается целиком обратно. Возврат — это именно обратное движение товара на склад с восстановлением остатков. Если перепутать документы, остатки на складе и взаиморасчёты разойдутся с фактическими данными.

Отдельный случай — розничные возвраты, пробитые через кассу. Если покупатель вернул товар в день покупки, чаще оформляется возврат по чеку ККТ в том же кассовом документе или через «Возврат товаров от розничного покупателя». Возврат на следующий день и позже уже требует полноценного документа возврата с указанием основания.

Подготовка перед оформлением возврата

Перед созданием документа убедитесь, что в базе есть исходная реализация: документ «Реализация товаров и услуг» (в УТ 11 — «Реализация товаров и услуг», в Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)»). Возврат, созданный на основании реализации, автоматически подтянет контрагента, договор, цены, партии товара и налоговые данные — это исключает расхождения в сторнировании.

Проверьте склад, на который вернётся товар. Если у организации несколько складов, товар должен быть оприходован именно на тот, куда он физически поступил, иначе при инвентаризации возникнут излишки и недостачи. Также уточните вид цен и курс валюты, если реализация была в валюте: возврат в типовых конфигурациях оформляется по ценам исходной продажи.

Оформление возврата в 1С:Управление торговлей 11

Откройте раздел «Продажи» → «Возвраты товаров от покупателей» и нажмите «Создать». Удобнее всего создать документ на основании реализации: откройте нужную «Реализацию товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров от покупателя». Табличная часть заполнится автоматически — останется скорректировать количество, если возвращается не вся партия.

В шапке документа укажите вид операции. В УТ 11 доступны варианты «Возврат от клиента», а также операции для возврата от комиссионера и розничного покупателя. Поле «Компенсация» определяет, как будет закрыта задолженность: «Вернуть денежные средства» — если планируется выплата, «Оставить в качестве аванса» — если сумма зачтётся в счёт будущих отгрузок, «Заменить товар» — при обмене.

Проверьте вкладку с расчётами и поле «Способ компенсации», а также при необходимости заполните реквизиты документа покупателя (номер и дату его расходной накладной) — они понадобятся для корректного отражения в учёте и печатных формах. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте документ реализации и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя».
2. 2
   Проверьте контрагента, договор, склад и вид операции в шапке документа.
3. 3
   Скорректируйте количество и состав возвращаемых товаров в табличной части.
4. 4
   Укажите способ компенсации: возврат денег, аванс или замена товара.
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт» или отчётом по проводкам.
6. 6
   Оформите выплату через «Возврат оплаты клиенту» или зачёт аванса, если выбрана компенсация деньгами.

Оформление возврата в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 8» возврат от покупателя находится в разделе «Продажи» → «Возвраты от покупателей». Как и в УТ, рекомендуемый способ — создать документ на основании реализации: откройте документ реализации и выберите «Создать на основании» → «Возврат от покупателя». Программа подставит товары, цены и счета учёта.

При проведении формируются сторнирующие проводки: Дт 62 Кт 90.01 (сторно выручки), Дт 90.02 Кт 41 (сторно себестоимости), Дт 90.03 Кт 68.02 (сторно НДС). Точный набор проводок зависит от настроек учётной политики и вида операции. Если возврат происходит в другом налоговом периоде, обратите внимание на отражение НДС: покупатель выставляет счёт-фактуру на возврат, либо продавец оформляет корректировочный счёт-фактуру — порядок зависит от причины возврата и статуса покупателя.

После проведения возврата оформите возврат денежных средств документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» — только тогда задолженность по счёту 62 закроется полностью.

Особенности: маркировка, ЕГАИС и частичный возврат

Если товар подлежит маркировке («Честный ЗНАК»), при возврате от покупателя необходимо принять электронный УПД от контрагента через ЭДО и подтвердить коды маркировки. Возврат без корректных кодов приведёт к нарушениям в системе маркировки и штрафным рискам. В УТ 11 и ERP приём УПД и сверка кодов выполняются в подсистеме обмена с ГИС МТ.

Для алкогольной продукции возврат отражается в ЕГАИС: покупатель оформляет возвратную накладную, а поставщик подтверждает её. Возврат в 1С должен быть связан с документом ЕГАИС, иначе остатки в учётной системе и в ЕГАИС разойдутся.

При частичном возврате просто отредактируйте количество в строках табличной части или удалите лишние позиции. Система сторнирует только указанное количество, а остальная часть реализации останется в силе. Если покупатель возвращает товар несколькими партиями, на каждую партию создаётся отдельный документ возврата.

Способы создания возврата

На основании реализации

Рекомендуемый способ: автоматически подтягиваются цены, партии, НДС и контрагент. Минимум ручных ошибок.

Вручную без основания

Подходит, если исходной реализации нет в базе (например, продажа была в другой программе). Требует ручного заполнения всех данных и повышенного контроля.

Через корректировку реализации

Применяется при изменении цены или количества без физического возврата товара. Не восстанавливает остатки на складе.

Проверка результата после проведения

После проведения документа проверьте три вещи. Первое — остатки на складе: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии) и убедитесь, что возвращённый товар появился на нужном складе в нужном количестве.

Второе — взаиморасчёты: в отчёте «Задолженность клиентов» или ОСВ по счёту 62 по контрагенту должна появиться отрицательная задолженность (долг организации перед покупателем). Она закроется после возврата денег или зачёта аванса. Третье — НДС: проверьте, что сторнирующие записи попали в книгу покупок или оформлен корректировочный счёт-фактура, в зависимости от ситуации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Возвращённый товар числится на нужном складе в фактическом количестве

Тревожный признак

Остатки не изменились или товар попал на другой склад

Взаиморасчёты с покупателем

Норма

По контрагенту отражён долг организации, закрываемый выплатой или зачётом

Тревожный признак

Задолженность покупателя не изменилась или удвоилась

НДС

Норма

Сторно отражено в книге покупок или оформлен корректировочный счёт-фактура

Тревожный признак

НДС по возврату отсутствует в отчётности или продублирован

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — возврат, созданный вручную без связи с реализацией. В этом случае цены и партии могут не совпасть с исходными, себестоимость сторнируется по текущей средней, а не по фактической, и возникают разницы в валовой прибыли. Всегда создавайте возврат на основании документа продажи.

Вторая ошибка — неверная дата документа. Возврат, проведённый задним числом в закрытом периоде, меняет регламентированную отчётность. Третья — забытый возврат денег: документ возврата товара сам по себе не возвращает оплату, без «Списания с расчётного счёта» или кассового документа долг перед покупателем будет висеть в учёте и искажать акты сверки.

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если реализации нет в базе 1С?

Да, создайте документ «Возврат товаров от покупателя» вручную, без основания. Заполните контрагента, товары, цены и количество самостоятельно, сверив их с первичными документами покупателя. Учтите, что себестоимость в этом случае рассчитается по текущим данным учёта, а не по исходной партии продажи.

Чем возврат отличается от корректировки реализации?

Возврат означает физическое поступление товара обратно на склад с восстановлением остатков. Корректировка реализации меняет цену или количество по соглашению сторон без движения товара. Если покупатель вернул часть товара на склад — нужен возврат, если просто пересмотрена цена — корректировка.

Как вернуть покупателю деньги после оформления возврата?

В УТ 11 создайте на основании возврата документ «Возврат оплаты клиенту» (безналичный или кассовый). В «1С:Бухгалтерии» используйте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» или расходный кассовый ордер. После проведения задолженность по счёту 62 закроется.

Что делать с НДС при возврате товара?

Порядок зависит от причины возврата и статуса покупателя. Обычно продавец отражает сторно НДС в книге покупок на основании своего счёта-фактуры, а при изменении стоимости оформляется корректировочный счёт-фактура. Если покупатель — неплательщик НДС или возврат некачественного товара, нюансы отличаются; детали уточните у бухгалтера с учётом вашей ситуации.

Покупатель вернул только часть товара — как это оформить?

Создайте возврат на основании реализации и отредактируйте табличную часть: удалите лишние строки или уменьшите количество до фактически возвращённого. Система сторнирует только указанные позиции, остальная часть продажи останется в силе. Новый возврат по той же реализации можно создать повторно, если покупатель вернёт ещё часть товара.

Как оформить возврат маркированного товара?

Покупатель должен передать вам УПД с кодами маркировки через оператора ЭДО. Примите документ в подсистеме обмена с «Честным ЗНАКом», сверьте коды с фактически возвращённым товаром и подтвердите приёмку. После этого оформляйте стандартный документ возврата — остатки в учёте и в системе маркировки останутся согласованными.