Торговля и Склад · 12 мин
Как внести расходную накладную в 1С
Как оформить расходную накладную в 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерии: пошаговая инструкция, заполнение полей, проверка проводок, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Расходная накладная в 1С — это документ, которым оформляется отгрузка товара покупателю или списание материалов со склада. От правильности его заполнения зависят остатки на складе, задолженность покупателя, себестоимость продаж и данные бухгалтерского и налогового учёта. Ошибка в одном документе тянет за собой расхождения в отчётах и проблемы при сверке с контрагентом.
Порядок внесения накладной зависит от конфигурации: в 1С:Управление торговлей используется документ «Реализация товаров и услуг», в 1С:Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)», в 1С:Комплексной автоматизации и ERP — также «Реализация товаров и услуг». Логика заполнения везде схожая: шапка с контрагентом и договором, табличная часть с товарами, проведение и контроль проводок.
Ниже разобран полный цикл работы с расходной накладной: от подготовки справочников до проверки результата и исправления ошибок. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации с интерфейсом «Такси», но применимы и к более ранним релизам — отличаются в основном названия кнопок и расположение команд.
Подготовка: что проверить до создания документа
Прежде чем вносить накладную, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Контрагент должен быть заведён с актуальными реквизитами: ИНН, КПП, наименованием и адресом — эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12 или УПД. Если контрагента нет, создайте его через раздел «Продажи» → «Контрагенты» (в Бухгалтерии — «Справочники» → «Контрагенты»).
Проверьте наличие договора с контрагентом. В большинстве конфигураций документ не проведётся без указания договора, а от его вида (с покупателем) и настроек зависят счета расчётов и порядок зачёта авансов. Также убедитесь, что номенклатура заведена в справочнике с правильными единицами измерения, ставками НДС и признаком «Товар» или «Услуга».
Если ведётся складской учёт, проверьте остатки: в типовых конфигурациях по умолчанию включён контроль отрицательных остатков, и накладная на товар, которого нет на складе, просто не проведётся. Остатки удобно посмотреть в отчёте «Остатки товаров на складах» или «Остатки товаров» в зависимости от конфигурации.
Создание расходной накладной в 1С:Управление торговлей
Откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». Если отгрузка оформляется по ранее выставленному заказу покупателя, удобнее создать накладную на его основании: откройте заказ и выберите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» — тогда контрагент, договор и товары подставятся автоматически.
В шапке документа заполните поля: «Партнер» и «Контрагент», «Договор», «Склад» и «Организация». Поле «Соглашение» или «Соглашение с клиентом» определяет условия продажи — цены, скидки, валюту и порядок оплаты. Если соглашение настроено, цены в табличной части подставятся автоматически из действующего прайса.
Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Подбор» / «Заполнить» → «Подобрать товары»). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если используются характеристики номенклатуры или серии, заполните и эти колонки — без них документ не проведётся.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните контрагента, договор, организацию и склад
- 3Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цены
- 4Проверьте ставки НДС и итоговые суммы
- 5Нажмите «Провести», затем «Провести и закрыть»
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»
Создание накладной в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите кнопку «Реализация» → «Товары (накладная)». Если отгружается и товар, и услуги, выберите вариант «Товары, услуги, комиссия». Для оформления универсального передаточного документа используйте пункт «Товары (УПД)».
Заполните поля «Контрагент», «Договор» и «Склад». Обратите внимание на поле «Расчёты»: по ссылке можно проверить счета учёта расчётов с покупателем (обычно 62.01 и 62.02 для авансов) и порядок зачёта аванса — автоматически, по документу или без зачёта. Неверный выбор приведёт к неправильному закрытию авансов в учёте.
В табличной части добавьте номенклатуру, количество и цену. Для каждой строки программа подставит счета учёта (счёт товара, счёт доходов, счёт НДС) — их можно открыть и проверить по ссылке в строке. После заполнения нажмите «Провести». Печатные формы ТОРГ-12, УПД и счёт-фактура доступны по кнопкам в нижней части документа или через «Печать».
Заполнение табличной части: цены, НДС и количество
Количество указывайте в базовой единице измерения номенклатуры или в упаковках, если они настроены — программа сама пересчитает в базовые единицы. Проверяйте, чтобы упаковка соответствовала реальной отгрузке: ошибка в коэффициенте упаковки спишет со склада неверное количество.
Цены могут подставляться из соглашения, вида цен или последней продажи. Если цена не подставилась, проверьте, установлена ли она документом «Установка цен номенклатуры» на дату накладной. Ручное изменение цены допустимо, но при работе со скидками следите, чтобы итоговая цена не вышла за пределы разрешённых условий продажи.
Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры. Сверьте её с условиями сделки: для отдельных категорий товаров действуют пониженные ставки или освобождение. Неверная ставка исказит сумму НДС в накладной, книге продаж и декларации, а исправление потребует корректировочных документов.
Проведение документа и проверка проводок
Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: списание товара со склада, задолженность покупателя, выручку и НДС. Если документ не проводится, программа выведет сообщение об ошибке — чаще всего это нехватка остатков, незаполненное обязательное поле или закрытый период.
После проведения откройте проводки: в Бухгалтерии — кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки»), в УТ — «Ещё» → «Движения документа». Типовой набор проводок при продаже: Дт 62.01 — Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02 — Кт 41 (себестоимость). Отсутствие проводки по себестоимости обычно означает, что товар не был оприходован или нарушена последовательность документов.
Как проверить результат
После проведения остаток по товару уменьшился на отгруженное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Есть проводки по выручке, НДС и списанию себестоимости
Нет проводки Дт 90.02 — Кт 41 или нулевая себестоимость
В отчёте «Задолженность покупателей» появилась сумма накладной
Задолженности нет или она зависла на счёте авансов
ТОРГ-12/УПД содержит верные реквизиты, суммы и подписи
Пустые реквизиты контрагента, неверная сумма НДС
Печать ТОРГ-12, УПД и выставление счёта-фактуры
Печатные формы доступны из формы документа по кнопке «Печать». В УТ доступны «Расходная накладная», «ТОРГ-12» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». В Бухгалтерии кнопки «ТОРГ-12», «УПД» и «Счёт-фактура» обычно расположены внизу формы документа. Перед печатью проверьте, что у организации и контрагента заполнены реквизиты — адреса, ИНН, КПП, банковские данные.
Счёт-фактура в Бухгалтерии создаётся автоматически при проведении реализации или по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа. В УТ счёт-фактура оформляется отдельным документом на основании реализации. Если организация применяет УПД, отдельный счёт-фактура не требуется — УПД совмещает обе функции при статусе «1».
Для электронного документооборота накладная отправляется через встроенный сервис 1С-ЭДО: кнопка «ЭДО» → «Отправить» в форме документа. Электронный УПД, подписанный обеими сторонами, имеет юридическую силу и заменяет бумажный документ.
Исправление и отмена накладной
Если ошибка обнаружена до передачи документа покупателю, просто отредактируйте накладную и перепроведите её. Если документ уже подписан или отгрузка зарегистрирована в учёте покупателя, исправляйте через «Корректировку реализации» — создайте её на основании исходной накладной. Корректировка сформирует правильные проводки и корректировочный счёт-фактуру, не трогая исходный документ.
Полная отмена отгрузки оформляется пометкой на удаление («Ещё» → «Пометить на удаление») или корректировкой реализации с видом «Корректировка по согласованию сторон» в ноль. Помеченный на удаление документ отменяет все свои движения. Учтите: если по накладной уже зачтён аванс, выписан счёт-фактура или она включена в отчётность, простое удаление создаст расхождения — согласуйте действия с бухгалтером.
Частые проблемы и их решение
Ошибка «Не хватает остатков на складе» означает, что по данным учёта товара на выбранном складе меньше, чем в накладной. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, приходная накладная не проведена, товар лежит на другом складе или в документе выбрана неверная характеристика. Не отключайте контроль остатков ради разовой отгрузки — это маскирует реальные расхождения учёта.
Если после проведения себестоимость в проводках нулевая, причина почти всегда в том, что товар списывается «в минус» или нарушена последовательность: приход оформлен более поздней датой, чем расход. Восстановите последовательность документов штатной обработкой «Проведение по партиям» / «Закрытие месяца» или перепроведите приходные документы.
Дубли накладных возникают, когда документ создают вручную, а затем ещё раз — на основании заказа. Перед созданием проверьте журнал реализаций по контрагенту: отбор по контрагенту и дате покажет, не оформлена ли отгрузка ранее.
Если отгрузок много и они повторяются, настройте ввод на основании заказов или используйте копирование предыдущей накладной (F9 или «Ещё» → «Скопировать»). Это сокращает время ввода и снижает риск ошибок в реквизитах и ценах.
FAQ: частые вопросы по расходным накладным в 1С
Можно ли внести накладную задним числом?
Технически да, если период не закрыт. Укажите нужную дату в поле «Дата» документа. Однако учтите: проведение задним числом изменит остатки и себестоимость на прошлую дату, поэтому после этого желательно перепровести последующие складские документы. Если период закрыт и отчётность сдана, оформляйте документ текущей датой или согласуйте корректировку с бухгалтером.
Чем расходная накладная отличается от УПД?
ТОРГ-12 — это только товаросопроводительный документ, подтверждающий передачу товара. УПД (универсальный передаточный документ) совмещает накладную и счёт-фактуру: при статусе «1» он заменяет оба документа. Для целей НДС достаточно УПД, отдельный счёт-фактура тогда не нужен.
Почему накладная не проводится с ошибкой по остаткам?
Включён контроль отрицательных остатков, а по данным учёта товара на складе недостаточно. Проверьте: проведена ли приходная накладная, тот ли склад указан, не завис ли товар в резерве под другие заказы. Остатки и резервы видны в отчётах «Остатки товаров на складах» и «Остатки и доступность товаров».
Как оформить возврат товара от покупателя?
Используйте документ «Возврат товаров от покупателя», созданный на основании исходной реализации. Он сформирует обратные движения: товар вернётся на склад, задолженность покупателя уменьшится, а НДС будет скорректирован. Вручную сторнирующую накладную с минусом вводить не нужно.
Нужно ли вводить накладную, если работаем по ЭДО?
Да. Документ в 1С — это учётная основа, а электронный УПД формируется именно из него. Вы вносите реализацию в базу, затем отправляете её контрагенту через кнопку «ЭДО». После подписания обеими сторонами электронный документ приобретает юридическую силу, бумажная накладная не требуется.
Как изменить счета учёта в проводках накладной?
В 1С:Бухгалтерии счета задаются в строке табличной части (ссылка «Счета учёта») и в поле «Расчёты» шапки документа. В УТ счёта формируются при отражении в регламентированном учёте и настраиваются через группы финансового учёта номенклатуры. Меняйте счета только при понимании последствий: неверный счёт исказит баланс и отчётность.
Что важно запомнить
Расходная накладная вносится через документ «Реализация товаров и услуг» (или «Реализация» в Бухгалтерии): заполните контрагента, договор, склад и товары, проверьте НДС и цены, затем проведите документ. Обязательно сверьте проводки, остатки и задолженность после проведения, а исправления в прошлых периодах делайте только через корректировку реализации.