Как внести прослеживаемый товар в 1С

Прослеживаемый товар — это товар, включённый в перечень системы прослеживаемости (РНПТ), для которого каждая партия учитывается по регистрационному номеру партии товара. В 1С такие позиции требуют особого оформления: недостаточно просто создать номенклатуру, нужно указать код ТН ВЭД, включить признак прослеживаемости и при каждом поступлении вводить РНПТ из отчёта оператора или уведомления о ввозе.

Инструкция актуальна для типовых конфигураций 1С: Бухгалтерия 8, 1С: Управление нашей фирмой и 1С: Комплексная автоматизация. Названия команд могут немного отличаться между версиями, но логика работы везде одинаковая: справочник ТН ВЭД → карточка номенклатуры → документ поступления с РНПТ → корректная продажа и отчётность.

Ошибки при вводе прослеживаемых товаров приводят к расхождениям с данными ФНС, отказам в вычете НДС по импортным товарам и штрафам. Поэтому перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена до версии, поддерживающей учёт РНПТ, — старые релизы могут не содержать нужных реквизитов.

Проверьте, действительно ли товар прослеживаемый

Прослеживаемость определяется не видом товара «по названию», а кодом ТН ВЭД ЕАЭС. Перечень прослеживаемых товаров утверждён постановлением Правительства РФ, и в него входят, например, некоторые холодильники, стиральные машины, мониторы, проекторы, детские коляски, отдельные виды одежды и постельного белья. Один и тот же товар под разными кодами может быть прослеживаемым и непрослеживаемым.

Код ТН ВЭД берите из документов поставщика: в счёте-фактуре, УПД или уведомлении о ввозе прослеживаемых товаров код указан вместе с РНПТ. Если поставщик российский и перепродаёт ранее ввезённый товар, он обязан передать вам РНПТ — без него корректно оприходовать партию не получится.

Подготовьте справочник ТН ВЭД

Первый шаг — проверить код в справочнике классификатора ТН ВЭД. В 1С: Бухгалтерии это раздел «Справочники» → «Товары и услуги» → «Классификатор ТН ВЭД». Найдите нужный код через поиск. Если конфигурация обновлена, у прослеживаемых кодов автоматически установлен признак «Прослеживаемый товар» и указана единица прослеживаемости (например, штуки).

Если нужного кода нет в справочнике, добавьте его вручную кнопкой «Создать»: введите код, наименование, единицу измерения и обязательно установите флажок прослеживаемости. Без этого флага программа не будет требовать РНПТ в документах, и учёт партии нарушится.

Единица прослеживаемости важна: количество в РНПТ указывается именно в ней, а не в базовой единице хранения. Если они различаются, проверьте настройку пересчёта, иначе остатки по прослеживаемости разойдутся с фактическими.

Создайте карточку номенклатуры

Откройте справочник «Номенклатура» и создайте новый элемент с типом «Товары». Заполните наименование, единицу хранения и в поле «Код ТН ВЭД» выберите код из классификатора, который проверили на предыдущем шаге. После выбора кода программа автоматически установит признак «Прослеживаемый товар» — убедитесь, что флажок стоит.

Если товар импортный, дополнительно заполните страну происхождения — она потребуется для счёта-фактуры и ГТД-подобных реквизитов. Для прослеживаемых товаров поле номера ГТД в документах заменяется на РНПТ, но страна остаётся обязательным реквизитом отчётности.

Не создавайте дубликаты карточек под каждую партию: одна номенклатура может иметь множество РНПТ, партии различаются на уровне документов, а не справочника.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Номенклатура» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры с типом «Товары»
3. 3
   Укажите код ТН ВЭД из классификатора
4. 4
   Проверьте, что установлен признак «Прослеживаемый товар»
5. 5
   Заполните единицу хранения, ставку НДС и при необходимости страну происхождения
6. 6
   Запишите карточку

Введите поступление с РНПТ

Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». В табличной части добавьте номенклатуру — если она прослеживаемая, появится колонка «РНПТ» (в некоторых конфигурациях реквизит открывается по ссылке в строке товара). Введите регистрационный номер партии точно как в документах поставщика, включая разделители.

Если поставщик прислал электронный УПД через оператора ЭДО, загрузите документ штатным механизмом — РНПТ и количество в единицах прослеживаемости подставятся автоматически, что исключает ручные опечатки. Это самый надёжный способ ввода.

При ввозе из-за рубежа напрямую РНПТ формируется на основании уведомления о ввозе, которое подаётся в ФНС. В этом случае сначала оформите уведомление (в 1С есть соответствующий документ), получите регистрационный номер и только потом отражайте партию в учёте.

После проведения документа проверьте движения: партия должна отразиться в регистре прослеживаемых товаров с указанием РНПТ и количества. Если регистр пуст — значит, признак прослеживаемости в карточке или коде ТН ВЭД не установлен.

Оформите продажу прослеживаемого товара

При реализации прослеживаемого товара РНПТ обязателен в отгрузочных документах и счёте-фактуре (УПД), если покупатель — организация или ИП. В документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» программа подставляет РНПТ из остатков партии автоматически или предлагает выбрать из доступных.

Если в строке реализации РНПТ пустой, а товар прослеживаемый — это признак проблемы: либо остатков по партии нет, либо поступление было введено без номера. Не проводите такую отгрузку до выяснения причины, иначе покупатель получит некорректный УПД, а вы — расхождение с данными ФНС.

Продажа физическим лицам в розницу оформляется без указания РНПТ в чеке — для розничных продаж предусмотрен отдельный порядок отчётности, но списание остатков по партиям в учёте всё равно происходит.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по партии

Норма

В отчёте по прослеживаемым товарам остаток с РНПТ совпадает с фактическим складским остатком

Тревожный признак

Остаток по РНПТ есть, а товара на складе нет — или наоборот

Проведение реализации

Норма

Документ проводится, РНПТ заполнен, УПД формируется без предупреждений

Тревожный признак

Программа ругается на отсутствие РНПТ или отрицательные остатки по партии

Карточка номенклатуры

Норма

Указан код ТН ВЭД, установлен признак прослеживаемости

Тревожный признак

Поле ТН ВЭД пустое или флажок снят

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — поступление введено без РНПТ, а продажа уже требует номер. Исправление: найдите документ поступления, заполните РНПТ по данным поставщика и перепроведите. Если документов много, используйте групповое изменение реквизитов, но предварительно сделайте резервную копию базы.

Вторая ошибка — опечатка в номере РНПТ. Даже один неверный символ делает партию «несуществующей» для ФНС. Сверяйте номер с УПД поставщика посимвольно или загружайте документы через ЭДО.

Третья ситуация — товар ошибочно заведён как непрослеживаемый. В этом случае нужно установить признак в карточке и коде ТН ВЭД, а затем скорректировать ранее проведённые документы поступления, добавив РНПТ. Если период закрыт, делайте корректировку текущей датой и согласуйте её с бухгалтерией.

Отчётность и контроль

По прослеживаемым товарам организации обязаны подавать отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами в ФНС — в 1С он формируется в разделе регламентированных отчётов. Отчёт строится на основании введённых РНПТ, поэтому качество исходных данных напрямую определяет корректность отчётности.

Перед сдачей отчёта сверьте остатки: в типовых конфигурациях есть специализированные отчёты по прослеживаемым товарам (например, «Остатки прослеживаемых товаров»), которые показывают количество в разрезе РНПТ. Сравните их со складскими остатками и данными личного кабинета ФНС.

Частые вопросы

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?

Запросите у поставщика уточнённый УПД с РНПТ — передача номера является его обязанностью при продаже прослеживаемого товара. До получения корректного документа партию лучше не продавать дальше юридическим лицам, так как вы не сможете передать РНПТ покупателю.

Можно ли ввести один РНПТ на всю номенклатуру?

Нет. РНПТ присваивается конкретной партии, и одна карточка номенклатуры может иметь несколько разных РНПТ от разных поставок. Каждая партия учитывается отдельной строкой в документах.

Нужен ли РНПТ при розничной продаже физлицам?

В кассовом чеке РНПТ не указывается. Однако списание партии в учёте происходит, а сводные данные по розничным операциям отражаются в отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами.

Куда вводить РНПТ, если в документе поступления нет такой колонки?

Скорее всего, у номенклатуры не установлен признак прослеживаемости или не заполнен код ТН ВЭД — колонка появляется только для прослеживаемых позиций. Проверьте карточку товара и классификатор. Если всё настроено, а колонки нет, обновите конфигурацию.

Как исправить неверный РНПТ в уже проведённом документе?

Откройте документ поступления, исправьте номер в строке и перепроведите его. Если по этой партии уже были продажи, перепроведите и их, чтобы РНПТ обновился в отгрузках. При закрытом периоде оформляйте корректировку текущей датой.

Обязательно ли использовать ЭДО для прослеживаемых товаров?

Формально ЭДО не обязателен, но на практике это самый надёжный способ: РНПТ загружается из УПД поставщика без ручного ввода, что исключает опечатки и расхождения с данными ФНС.