Как внести товары в 1С Розница

Заведение товаров в 1С Розница состоит из двух независимых шагов, которые часто путают. Первый шаг — создание карточки номенклатуры в справочнике: здесь фиксируются наименование, вид номенклатуры, единица измерения, штрихкод и ставка НДС. Второй шаг — появление физического остатка на складе через документ поступления или оприходования. Карточка без документа не даёт остатка, и продать такой товар через РМК кассир не сможет.

Способ внесения зависит от объёма ассортимента. Десяток позиций быстрее завести вручную, сотни — загрузить из таблицы Excel, а регулярные поставки от контрагентов удобнее оформлять документом «Поступление товаров», где номенклатура создаётся прямо при заполнении табличной части. Ниже разобраны все рабочие сценарии с проверкой результата.

Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на изменение справочника «Номенклатура» и на проведение складских документов, а в настройках учётной политики заданы типы цен и склад по умолчанию. Это избавит от ситуации, когда товар создан, но цена продажи пустая, и чек на кассе не пробивается.

Подготовка: виды номенклатуры, склады и типы цен

До создания первой карточки проверьте базовые настройки, иначе придётся переделывать уже введённые данные. Откройте раздел «НСИ и администрирование» и убедитесь, что созданы виды номенклатуры — шаблоны, определяющие тип товара (штучный, весовой, алкогольный, услуга) и набор обязательных реквизитов. Для маркируемых товаров вид номенклатуры должен содержать соответствующий признак, иначе при продаже система не запросит код маркировки.

Проверьте список складов в разделе «Закупки» или «Склад»: минимально нужен один склад магазина, на который будут оприходованы товары. Также задайте хотя бы один тип цен в разделе «Ценообразование» — например, «Розничная». Без установленной цены товар появится в чеке с нулевой стоимостью или не будет найден кассой вовсе.

Ручное создание карточки товара

Откройте раздел «НСИ» → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Заполните наименование — оно будет отображаться в чеке и на ценнике, поэтому пишите его так, как товар должен выглядеть для покупателя. Полное наименование сформируется автоматически, его можно отредактировать для внутренних отчётов.

Выберите вид номенклатуры — от него подтянутся обязательные поля. Укажите единицу измерения (шт, кг, упаковка) и ставку НДС: ошибка в ставке приведёт к неверным суммам налога в чеках и отчётах. Если товар весовой, установите соответствующий признак, чтобы касса корректно работала с весами.

На вкладке штрихкодов добавьте код вручную или отсканируйте сканером. Именно по штрихкоду кассир находит товар в РМК, поэтому проверьте код с упаковки, а не из накладной поставщика — они иногда различаются. Для товара без заводского штрихкода сгенерируйте внутренний код типа EAN-13 кнопкой создания.

Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть». На этом этапе товар существует только как справочная позиция — остатка и цены у него ещё нет.

1. 1
   Откройте НСИ → Номенклатура → Создать
2. 2
   Заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
3. 3
   Добавьте штрихкод с упаковки или сгенерируйте внутренний
4. 4
   Запишите карточку и установите цену документом «Установка цен номенклатуры»
5. 5
   Оприходуйте товар на склад документом поступления или оприходования

Групповое создание и загрузка из Excel

Для массового заведения используйте обработку загрузки данных из табличного документа. В типовой Рознице она доступна через раздел «НСИ» → «Номенклатура» → кнопка загрузки, либо через «Администрирование» → служебные обработки, в зависимости от версии конфигурации. Подготовьте файл Excel или CSV с колонками: наименование, штрихкод, единица измерения, ставка НДС, цена.

В обработке сопоставьте колонки файла полям справочника и запустите загрузку. Программа покажет строки с ошибками — дубли штрихкодов, пустые обязательные поля, несуществующие единицы измерения. Исправьте файл и повторите загрузку только проблемных строк, а не всего списка, чтобы не создать дубли уже загруженных позиций.

Обратите внимание на формат штрихкодов в файле: Excel часто обрезает ведущие нули и превращает длинные коды в числа вида 4,6E+12. Перед выгрузкой установите для колонки текстовый формат, иначе штрихкоды загрузятся повреждёнными и сканер их не распознает.

Внесение товаров через поступление от поставщика

Если товары приходят регулярно, заводите их прямо в документе «Поступление товаров» (раздел «Закупки»). Создайте документ, укажите поставщика и склад, затем в табличной части добавьте строку и в поле «Номенклатура» выберите «Создать новый элемент» — карточка откроется прямо из документа и после записи подставится в строку.

Такой способ удобен тем, что цена закупки, количество и сама карточка появляются одновременно, а остаток на складе формируется автоматически при проведении документа. Для новых позиций не забудьте после проведения установить розничные цены документом «Установка цен номенклатуры» — закупочная цена из поступления в чек не подставляется.

При работе с электронными накладными (ЭДО) поступление можно создать на основании входящего документа: программа сопоставит позиции поставщика с вашей номенклатурой, а несопоставленные предложит создать. Это самый быстрый способ завести ассортимент нового поставщика без ручного ввода.

Оприходование остатков при старте работы

Когда магазин только переходит на 1С Розница и товар физически уже лежит на полках, используйте документ «Оприходование товаров» в разделе «Склад». Он вводит начальные остатки без поставщика и закупочных документов. Укажите склад, добавьте товары с количеством и учётной себестоимостью, затем проведите документ.

Для больших остатков удобнее сначала провести инвентаризацию: документ «Пересчет товаров» с загруженным из файла или введённым фактическим количеством, а на его основании — оприходование излишков. Так вы одновременно получаете остатки и контрольный срез для будущих ревизий.

После оприходования обязательно установите розничные цены. Без цены касса либо не найдёт товар, либо предложит продать его по нулевой стоимости — в зависимости от настроек РМК. Проверьте несколько позиций через отчёт «Остатки товаров» и пробное сканирование в РМК до открытия смены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на складе

Норма

Отчёт «Остатки товаров» показывает введённое количество по нужному складу

Тревожный признак

Карточка есть, а остаток нулевой — не проведён документ поступления или оприходования

Цена продажи

Норма

В отчёте по ценам или в РМК подставляется розничная цена

Тревожный признак

Цена пустая — не проведена «Установка цен номенклатуры» на эту дату

Поиск по штрихкоду

Норма

Сканер в РМК находит товар и подставляет его в чек

Тревожный признак

Товар не находится — штрихкод не введён или повреждён при загрузке из Excel

Ставка НДС

Норма

В пробном чеке налоговая ставка соответствует товару

Тревожный признак

В чеке неверный НДС — исправьте ставку в карточке до начала продаж

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая ошибка — создание дублей номенклатуры. Пользователь не находит товар поиском по наименованию и создаёт новую карточку, хотя позиция уже есть под другим названием. Итог — раздвоённые остатки, отрицательные остатки по одной карточке и зависший товар по другой. Перед созданием ищите по штрихкоду и по фрагменту наименования.

Вторая группа ошибок связана с НДС и видом номенклатуры. Неверная ставка НДС искажает фискальные данные в чеках, а неправильный вид номенклатуры ломает работу с маркировкой и весовым товаром. Исправление после начала продаж требует корректировки уже пробитых чеков, поэтому проверяйте эти поля до первого документа движения.

Частые вопросы

Можно ли внести товар сразу с ценой и остатком одним действием?

Одним документом — нет: карточка, остаток и цена в Рознице хранятся раздельно. Минимальный набор — карточка номенклатуры, документ поступления или оприходования и документ «Установка цен номенклатуры». При работе через поступление карточку можно создать прямо в документе, что сокращает путь до двух шагов.

Что делать, если товар создан, но касса его не находит?

Проверьте три вещи: наличие остатка на складе магазина в отчёте «Остатки товаров», установленную розничную цену на текущую дату и корректность штрихкода в карточке. Также убедитесь, что на кассу выгружены актуальные данные — в распределённых базах требуется обмен с центральным узлом.

Как завести весовой товар для торговли с весами?

Создайте карточку с видом номенклатуры, где установлен признак весового товара, и единицей измерения «кг». Для весов с печатью этикеток товару присваивается PLU-код, который выгружается на весы вместе с наименованием и ценой. Проверьте, что в настройках оборудования указаны правила обмена с весами.

Как удалить ошибочно созданную карточку товара?

Если по карточке не было движений, пометьте её на удаление и выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование». Если движения есть, удалить карточку не получится — только пометить на удаление, чтобы она не мешала при подборе. Дубли с движениями объединяют через обработку поиска и замены дублей, предварительно сделав копию базы.

Нужно ли заводить штрихкод, если на товаре его нет?

Да, для товара без заводского кода сгенерируйте внутренний штрихкод EAN-13 прямо из карточки и распечатайте этикетку через обработку печати ценников и этикеток. Без штрихкода кассиру придётся искать товар по наименованию, что замедляет продажу и повышает риск выбора не той позиции.

Можно ли загрузить товары из накладной поставщика в формате Excel?

Да, табличную часть документа «Поступление товаров» можно заполнить из файла через кнопку загрузки в табличной части. Несуществующие позиции при этом создаются автоматически, если настроено сопоставление колонок. Проверьте после загрузки ставки НДС и единицы измерения — они часто расходятся с данными поставщика.