Торговля и Склад · 9 мин
Как внести товары в 1С:Предприятие
Как внести товары в 1С:Предприятие: создание номенклатуры вручную, оприходование документом, загрузка из Excel и через обработку. Проверка остатков и типовые ошибки.
Внесение товаров в 1С:Предприятие состоит из двух разных задач, которые часто путают. Первая — создание карточки номенклатуры в справочнике, то есть описание товара: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС. Вторая — отражение фактического поступления товара на склад документом, который формирует остатки и проводки. Пока не создан документ поступления, товар в справочнике есть, а на складе его нет.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP основной документ — «Поступление товаров и услуг». В 1С:Бухгалтерии используется «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Логика везде одинаковая: сначала справочник, затем документ, затем проверка остатков.
Ниже разобраны четыре рабочих способа: ручное создание карточек, ввод поступления, загрузка из Excel и обмен с поставщиком через электронный документооборот. Для каждого указаны условия, при которых он удобен, и типичные ошибки.
Подготовка: что проверить перед вводом товаров
Перед началом работы убедитесь, что в базе заполнены базовые настройки. Проверьте наличие организации, склада и контрагента-поставщика в соответствующих справочниках. Если склад или договор не созданы, документ поступления не проведется или проведется с ошибками в аналитике.
Уточните, ведется ли в базе учет по характеристикам, сериям или нескольким единицам измерения. Эти настройки находятся в разделе администрирования (в УТ — «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура»). Если характеристики включены, а вы вводите товар без них, провести документ не получится.
Также проверьте права пользователя. Для создания номенклатуры и документов поступления нужны роли, позволяющие редактировать справочники и проводить складские документы. При отсутствии прав кнопки будут неактивны — это не ошибка программы.
Способ 1. Создание карточки товара вручную
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ) или «Справочники» → «Номенклатура» (в Бухгалтерии). Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры «Товар» — от вида зависят счета учета и доступные реквизиты.
Заполните обязательные поля: наименование (короткое, для списков), полное наименование (попадает в печатные формы), артикул, единицу измерения и ставку НДС. Если товар маркируемый, укажите соответствующий признак — это потребуется для работы с «Честным знаком».
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры «Товар»
- 3Заполните наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС
- 4Укажите группу номенклатуры для корректных счетов учета
- 5Запишите карточку и проверьте, что она отображается в списке
Группа номенклатуры важна для бухгалтерского учета: по ней подставляются счета 41, 90 и другие. Если оставить группу пустой, счета придется выбирать вручную в каждом документе, что повышает риск ошибок.
Характеристики и серии
Если товар различается по размеру, цвету или другим параметрам, включите в карточке учет по характеристикам. Тогда в документах поступления и продажи будет указываться конкретная характеристика, а остатки будут вестись в ее разрезе. Перенести уже используемый товар на учет по характеристикам сложно — решайте этот вопрос до начала движений.
Способ 2. Оприходование документом поступления
Основной способ внести товары на склад — документ «Поступление товаров и услуг» (в УТ и ERP) или «Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Товары» (в Бухгалтерии). Создайте документ, укажите поставщика, договор и склад.
В табличную часть добавьте товары: выберите номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если поставщик дал УПД или накладную, введите номер и дату входящего документа — они нужны для отчетности и книги покупок.
После заполнения нажмите «Провести». Документ сформирует движения по регистрам остатков и бухгалтерские проводки (Дт 41 — Кт 60 в типовой схеме). Проверьте результат отчетом «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах»: товар должен появиться в нужном количестве на указанном складе.
Как проверить результат оприходования
Товар есть в нужном количестве на нужном складе
Товара нет, количество неверное или склад не тот
Дт 41 Кт 60 на сумму без НДС, НДС выделен на 19 счете
Проводок нет, счета пустые или сумма с НДС целиком
Документ проведен, номер и дата входящего документа заполнены
Документ сохранен, но не проведен
Способ 3. Загрузка товаров из Excel
Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ: «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла», либо кнопка «Загрузить» в списке номенклатуры). Она принимает файлы Excel, CSV и скопированные таблицы.
Подготовьте файл: одна строка — один товар, колонки соответствуют реквизитам (наименование, артикул, цена, единица измерения). Уберите объединенные ячейки, итоговые строки и пустые колонки — они ломают сопоставление. В обработке укажите, какая колонка какому реквизиту соответствует, и настройте поиск дублей: обычно по артикулу или наименованию.
Перед загрузкой в рабочую базу сделайте пробный прогон на копии или загрузите 5–10 строк и проверьте результат. Ошибка в настройке сопоставления может создать сотни дублей, которые потом придется искать и объединять вручную.
Способ 4. Ввод на основании электронного документа
Если с поставщиком настроен обмен электронными документами (ЭДО), поступление создается автоматически из входящего УПД или накладной. В журнале входящих документов откройте документ поставщика и нажмите «Создать поступление» — программа подставит номенклатуру по сопоставлению.
Первый раз для каждой позиции потребуется сопоставить номенклатуру поставщика с вашей карточкой вручную. Дальше сопоставление запоминается, и документы создаются почти без участия оператора. Это самый быстрый способ при регулярных поставках от постоянных контрагентов.
Сравнение способов внесения товаров
Какой способ выбрать
Подходит для разовых поставок и небольшого числа позиций. Полный контроль, но медленно при больших объемах
Оптимальна при первичном наполнении базы или крупных поставках по прайсу. Требует аккуратной подготовки файла и теста на копии
Лучший вариант при регулярных поставках. Ограничение: нужен настроенный обмен с оператором ЭДО
Быстро для похожих товаров. Риск: копируются и ошибки исходной карточки, включая неверную ставку НДС
Выбор зависит от объема и регулярности. Для старта учета с нуля разумно загрузить справочник из прайса поставщика, а дальше работать документами. Для ежедневных поставок от постоянных контрагентов окупается настройка ЭДО.
Типичные ошибки при внесении товаров
Большинство проблем выявляется простой проверкой: после каждой партии ввода откройте отчет по остаткам и сверьте количество и сумму с бумажной накладной. Расхождение на этом этапе исправляется перепроведением документа, а не после закрытия месяца.
Частые вопросы
Можно ли внести товар без документа поступления?
Да, через документ «Оприходование товаров» (в УТ) или «Оприходование излишков» (в Бухгалтерии). Он используется для ввода начальных остатков или излишков при инвентаризации. Для обычных закупок правильнее использовать поступление, чтобы сохранить связь с поставщиком и расчетами.
Как ввести начальные остатки при переходе на 1С?
Используйте раздел помощника ввода начальных остатков (в УТ — «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение»). Остатки вводятся документами оприходования на дату начала учета. Предварительно создайте всю номенклатуру — удобнее загрузкой из Excel.
Что делать, если товар загрузился с дублями?
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит одинаковые карточки и заменяет ссылки в документах на выбранную «правильную» карточку. Перед запуском сделайте резервную копию базы.
Почему документ поступления не проводится?
Частые причины: не заполнен склад, у товара включены характеристики, но они не указаны, не хватает прав пользователя, либо дата документа попадает в закрытый период. Текст сообщения об ошибке при проведении обычно указывает конкретную причину.
Как изменить цену товара после поступления?
Цена закупки исправляется в самом документе поступления (если период открыт) или корректировкой поступления. Отпускные цены задаются отдельно документом «Установка цен номенклатуры» — поступление на них не влияет.
Нужно ли заводить карточку для каждого штрихкода?
Нет. Штрихкоды хранятся в отдельном регистре и привязываются к существующей карточке номенклатуры. Одна карточка может иметь несколько штрихкодов, например для разных упаковок.
Что важно запомнить
Внесение товара — это всегда два шага: карточка в справочнике «Номенклатура» и проведенный документ поступления. Для массового ввода используйте загрузку из Excel с тестом на копии базы. После каждой операции сверяйте остатки отчетом — это дешевле, чем исправлять ошибки после закрытия периода.