Торговля и Склад · 8 мин
Как внести товары в 1С:Бухгалтерия
Как внести товары в 1С:Бухгалтерия 8.3: создание номенклатуры, документ поступления, загрузка прайса и УПД из файла, проверка проводок и типичные ошибки.
Внесение товаров в 1С:Бухгалтерия состоит из двух задач: завести позиции в справочнике «Номенклатура» и отразить поступление товаров на склад документом. Отдельно справочник без документа учёт не формирует: остатки и проводки появляются только после проведения документа поступления или ввода остатков.
Порядок действий зависит от количества позиций. Несколько товаров быстрее завести вручную, десятки позиций удобнее загрузить из файла Excel или из электронного документа поставщика (УПД, счёт-фактура в формате ЭДО). Ниже разобраны все три способа с проверкой результата.
Подготовка: что настроить перед вводом товаров
Перед первым поступлением проверьте, что в программе создан склад: раздел «Справочники» → «Склады». Если склад один, достаточно записи «Основной склад» с типом «Оптовый». Для розничной торговли с учётом по продажным ценам потребуется склад с типом «Розничный магазин» и включённый учёт по счёту 42 в настройках учётной политики.
Также убедитесь, что в карточке организации заполнены реквизиты, а в настройках плана счетов ведётся учёт по складам и по номенклатуре — по умолчанию в 1С:Бухгалтерии эта аналитика уже включена. Если ведёте партионный учёт (по документам поступления), проверьте настройку в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов».
Создание номенклатуры вручную
Откройте «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Минимально заполните наименование (можно короткое рабочее и полное для печати), единицу измерения (по умолчанию «шт») и ставку НДС. Вид номенклатуры определяет счёт учёта: для товаров, купленных для перепродажи, используйте вид «Товары» — по умолчанию он связан со счётом 41.01.
Группы номенклатуры создавайте только если они реально облегчают поиск и отчёты: например, «Материалы», «Товары для перепродажи», «Услуги». Не плодите иерархию из десятков вложенных папок — при загрузке из файлов позиции всё равно часто попадают в корень.
- 1Откройте «Справочники» → «Номенклатура» → «Создать»
- 2Укажите наименование, вид номенклатуры «Товары», единицу измерения и ставку НДС
- 3При необходимости заполните артикул, штрихкод и производителя
- 4Нажмите «Записать и закрыть»
- 5Проверьте, что позиция появилась в списке справочника
Оформление поступления товаров документом
Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». Укажите контрагента-поставщика, договор, склад и номер с датой входящей накладной — эти данные нужны для входящего счёта-фактуры и проверок.
В табличной части добавьте позиции: при вводе начните набирать название, и программа подберёт номенклатуру из справочника. Заполните количество, цену и ставку НДС. Если поставщик прислал счёт-фактуру, зарегистрируйте её по ссылке внизу документа — после проведения НДС попадёт в книгу покупок.
Нажмите «Провести» и откройте «Дт/Кт» (кнопка «Показать проводки»). Для товаров со счётом 41.01 типовая проводка — Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму входного НДС. Если проводок нет или счета другие — проверьте вид номенклатуры и настройки счетов учёта.
Как проверить результат
Дт 41.01 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01 при НДС
Проводок нет или товар попал на 10.01
Отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» показывает количество и сумму
Остаток нулевой или отрицательный
Зарегистрирован и отражён в книге покупок
Документ проведён, а счёт-фактура не зарегистрирован
Загрузка товаров из файла Excel
Когда позиций много, используйте встроенную обработку «Загрузка данных из табличного документа»: она доступна в карточке списка номенклатуры по кнопке «Загрузить данные из файла» (в типовых конфигурациях на платформе 8.3). Подготовьте Excel-файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена.
В форме загрузки сопоставьте колонки файла полям справочника. Колонку «Наименование» пометьте как ключевую — по ней программа ищет дубли. Перед загрузкой проверьте предпросмотр: лишние строки-заголовки и итоговые строки прайса нужно исключить, иначе они создадут мусорные позиции.
Обратите внимание: загрузка из файла создаёт только элементы справочника, а не остатки на складе. После загрузки номенклатуры поступление всё равно оформляется документом — либо вручную, либо через загрузку УПД из ЭДО.
Ввод товаров из УПД и электронных документов
Если с поставщиком настроен обмен электронными документами (ЭДО), входящий УПД появляется в разделе «Покупки» → «Электронные документы». Откройте документ и нажмите «Создать документ учёта» — программа автоматически сформирует поступление, сопоставит номенклатуру по наименованиям и артикулам поставщика, а новые позиции предложит создать.
Проверьте сопоставление перед созданием: одинаковые товары с разными наименованиями у поставщика могут завестись как дубли. Для повторяющихся поставок настройте соответствие номенклатуры поставщика своей — тогда при следующих УПД позиции подставятся автоматически.
Альтернатива без ЭДО — загрузка УПД из файла XML (кнопка «Загрузить из файла» в списке поступлений). Это удобно, когда поставщик присылает файл по почте: табличная часть заполняется без ручного ввода.
Сравнение вариантов ввода
Подходит при 1–20 позициях и разовых закупках; требует внимательности при вводе цен и НДС
Подходит для первичного наполнения справочника номенклатуры; не создаёт остатки и проводки
Самый быстрый для регулярных поставок; требует настройки ЭДО и контроля сопоставления номенклатуры
Ввод начальных остатков товаров
Если учёт в 1С начинается не с нуля и товары уже лежат на складе, остатки вводятся через раздел «Главное» → «Помощник ввода остатков». Выберите счёт 41.01, склад и добавьте строки: номенклатура, количество, себестоимость. Документ создаёт проводки на дату начала учёта, не затрагивая расчёты с поставщиками.
Себестоимость берите из данных прежнего учёта или инвентаризации. Не заводите остатки «примерно»: расхождения всплывут при первой же инвентаризации и исказят финансовый результат.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство ошибок исправляется до закрытия периода: отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт и сдана отчётность, исправления оформляются корректировочными документами — здесь безопаснее привлечь бухгалтера.
Что важно запомнить
Номенклатура — это справочник, остатки и проводки создаёт только документ. Небольшие объёмы вводите вручную через «Поступление», справочник наполняйте загрузкой из Excel, регулярные поставки — через УПД из ЭДО. После каждого ввода проверяйте проводки по счёту 41.01 и регистрацию счёта-фактуры.
Ответы на частые вопросы
Можно ли внести товар сразу в документе поступления, не заходя в справочник?
Да. В табличной части поступления нажмите «Добавить» и в поле «Номенклатура» выберите «Создать новый элемент» — карточка товара откроется прямо из документа, и после записи позиция подставится в строку.
Почему товар попал на счёт 10 вместо 41?
Счёт учёта определяется видом номенклатуры. Откройте карточку товара и смените вид на «Товары» либо проверьте соответствие в регистре «Счета учёта номенклатуры» (доступен по ссылке из карточки). После исправления перепроведите документ поступления.
Как загрузить товары, если кнопки «Загрузить из файла» нет?
Возможно, у пользователя нет прав на загрузку данных — проверьте роль в «Администрирование» → «Пользователи и права». Также убедитесь, что используется актуальная версия конфигурации: в старых релизах обработка загрузки подключается из раздела «Администрирование» → «Обслуживание».
Нужно ли указывать цену в карточке номенклатуры?
Для бухгалтерского учёта не обязательно: цена берётся из документа поступления. Цены в справочнике (типы цен номенклатуры) полезны как справочная информация и для автоподстановки в документы продажи.
Как исправить ошибочно проведённое поступление?
Если период открыт, откройте документ и нажмите «Отменить проведение», исправьте данные и проведите снова. Если документ ошибочен полностью — пометьте его на удаление. Удалённые пометкой документы не влияют на учёт, но физически удаляются только через «Удаление помеченных объектов».