Как внести товар в 1С Розница с нуля

Чтобы продавать товар через кассу 1С Розница, его недостаточно просто завести в справочник — нужно пройти полную цепочку: создать карточку номенклатуры, присвоить штрихкод, установить цену и оприходовать товар на склад магазина. Если пропустить хотя бы один шаг, кассир не сможет пробить позицию: чек либо не найдёт товар по штрихкоду, либо уйдёт в продажу без цены и с ошибкой остатков.

Инструкция ниже написана для типовой конфигурации «1С:Розница 8» (редакция 2.3/3.0), но логика одинакова и для более ранних версий — отличаются только названия разделов меню. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на изменение справочников и проведение документов, а в настройках магазина создан хотя бы один склад и один вид цен.

Материал рассчитан на самостоятельное внесение товара без привлечения программиста. Там, где ошибка может привести к порче учётных данных, указаны безопасные границы и способы проверки результата.

Подготовка: что должно быть настроено до внесения товара

Прежде чем создавать первую карточку, проверьте базовую структуру справочников. Без неё товар внесётся, но продать его не получится. Откройте раздел «Администрирование» и убедитесь, что создан магазин, к нему привязан хотя бы один склад (торговый зал или складской), а в справочнике «Виды цен» заведён розничный вид цены, который используется в ценообразовании магазина.

Также проверьте учётную политику: систему налогообложения (ОСНО, УСН, патент), ставку НДС по умолчанию и признак ведения учёта по характеристикам, если планируете торговать размерной или цветовой сеткой. Эти параметры подтянутся в карточки автоматически, и исправлять их потом в сотнях позиций — долго.

Если магазин торгует маркированной продукцией (обувь, одежда, табак, молочная продукция), заранее включите соответствующие товарные группы в настройках интеграции с «Честным ЗНАКом». Для таких товаров карточка создаётся с обязательным указанием товарной группы маркировки, иначе коды маркировки не будут считываться на кассе.

Создание карточки номенклатуры

Основной путь: раздел «Закупки» (в некоторых версиях — «НСИ» или «Справочники») → «Номенклатура» → кнопка «Создать». Откроется форма новой карточки. Минимально необходимые поля: наименование (как товар будет отображаться в документах), вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС.

Вид номенклатуры — ключевой реквизит. Он определяет тип товара (товар, услуга, набор), товарную группу маркировки и набор обязательных реквизитов. Если подходящего вида нет, создайте его: укажите тип «Товар» и при необходимости включите использование характеристик — тогда у одной карточки может быть несколько вариантов, например размеров одной модели обуви.

Поле «Наименование для печати» заполните так, как товар должен отображаться в чеке и на ценнике — покупатель видит именно его. Для маркированных товаров дополнительно укажите код ТН ВЭД и товарную группу: эти данные программа передаёт в систему маркировки.

1. 1
   Откройте «Закупки → Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС
3. 3
   При необходимости включите характеристики и добавьте варианты (размер, цвет)
4. 4
   Для маркируемого товара укажите товарную группу и код ТН ВЭД
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что карточка появилась в списке

Штрихкоды и упаковки

Без штрихкода товар на кассе придётся искать вручную по наименованию, что резко замедляет работу кассира. Штрихкод добавляется в карточке номенклатуры на закладке «Штрихкоды» или через команду «Ещё → Штрихкоды». Введите код с этикетки производителя (обычно EAN-13) или отсканируйте его сканером прямо в поле.

Если у товара нет заводского штрихкода (весовой товар, продукция собственного производства), сгенерируйте внутренний: в форме штрихкодов нажмите «Новый штрихкод», и программа создаст код из внутреннего диапазона, обычно начинающегося с префикса 2. Этикетки с такими кодами печатаются из обработки «Печать этикеток и ценников».

Если товар продаётся и поштучно, и упаковками (коробами), заведите упаковки на соответствующей закладке: укажите коэффициент пересчёта и отдельный штрихкод для каждой упаковки. Тогда сканирование короба автоматически добавит в чек нужное количество единиц, а остатки будут корректно списываться в базовых единицах.

Установка цены на товар

Цена в 1С Рознице не хранится в карточке товара — она устанавливается отдельным документом. Откройте «Закупки» или «Маркетинг» → «Установка цен номенклатуры» → «Создать». Выберите вид цены (розничный), добавьте товары кнопкой «Подбор» или «Добавить» и заполните колонку цены.

Если в магазине настроены правила ценообразования (например, наценка в процентах от закупочной цены), цену можно рассчитать автоматически кнопкой «Рассчитать» или «Изменить цены». Проверьте итоговые значения вручную хотя бы по нескольким позициям — ошибка в формуле правила применится ко всему документу.

После заполнения проведите документ. Цена начнёт действовать с даты документа. Если в одном дне есть несколько документов установки цен по одному товару, действует последний по времени — это частая причина «не той цены» на кассе.

Оприходование товара на склад

Карточка с ценой — это ещё не товар в наличии. Чтобы позиция появилась в остатках, создайте документ поступления. Если товар пришёл от поставщика, используйте «Закупки → Поступление товаров»: укажите контрагента, склад магазина, добавьте номенклатуру с количеством и закупочной ценой, затем проведите документ.

Если речь о вводе начальных остатков при старте работы в программе или о бездокументарном появлении товара, используйте «Склад → Оприходование товаров». Механика та же: склад, табличная часть с товарами, проведение. Для первичного заполнения базы также существует специальный помощник ввода начальных остатков в разделе «Начало работы» или «Администрирование» — он удобнее при большом объёме.

Обратите внимание на склад в документе: он должен совпадать со складом, привязанным к кассе ККМ магазина. Если оприходовать товар на оптовый склад, а касса работает с торговым залом, продажа не пройдёт. При необходимости оформите перемещение между складами документом «Перемещение товаров».

Массовое внесение товаров через загрузку из файла

Ручное создание сотен карточек — долгий путь. Для первичного наполнения базы используйте загрузку из таблицы: обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно доступна через «Администрирование» или поставляется как внешняя обработка для вашей версии). Подготовьте файл Excel или CSV с колонками: наименование, штрихкод, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена.

Перед загрузкой проверьте файл на дубли штрихкодов и пустые значения в обязательных колонках. Загружайте сначала тестовую порцию из 5–10 строк, проверьте результат в справочнике и только потом — весь список. После загрузки карточек цены и остатки вносятся отдельными документами: либо вручную, либо через ту же обработку с режимом загрузки в табличную часть документа.

Альтернатива — обмен с поставщиком по электронному документообороту или загрузка прайса через типовые механизмы «Прайс-листы поставщиков», если они включены в вашей редакции. Это сокращает ручной ввод наименований и штрихкодов, но требует сопоставления позиций поставщика с вашими карточками.

Способы внесения товара

Вручную по одной карточке

Подходит для небольшого ассортимента до нескольких десятков позиций и для разового добавления новинок. Полный контроль каждого реквизита, но медленно.

Загрузка из Excel/CSV

Оптимально при первичном наполнении базы сотнями позиций. Требует аккуратной подготовки файла и тестовой загрузки.

Обмен с поставщиком (ЭДО, прайсы)

Удобно при регулярных закупках у постоянных контрагентов. Снижает ручной ввод, но требует настройки сопоставления номенклатуры.

Проверка результата и доступность товара на кассе

После всех шагов убедитесь, что товар реально продаётся. Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Продажи») и найдите позицию: должен быть виден остаток на нужном складе. Затем проверьте цену через «Прайс-лист» или команду «Цены номенклатуры» в карточке товара.

Финальная проверка — на рабочем месте кассира (РМК). Откройте РМК в тестовом режиме, отсканируйте штрихкод или найдите товар поиском: позиция должна добавиться в чек с правильной ценой и ставкой НДС. Пробейте тестовый чек и сделайте возврат, чтобы не оставлять лишнюю продажу в отчётах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск товара в РМК по штрихкоду

Норма

Карточка находится сразу, цена и НДС корректны

Тревожный признак

Товар не найден или цена нулевая — проверьте штрихкод и документ установки цен

Остаток в отчёте «Остатки товаров»

Норма

Количество соответствует оприходованному на складе магазина

Тревожный признак

Остаток нулевой или на другом складе — проверьте склад в документе поступления

Пробитие тестового чека

Норма

Чек проходит, остаток уменьшается на проданное количество

Тревожный признак

Ошибка продажи — проверьте привязку кассы ККМ к складу и статус документов

Частые вопросы

Можно ли продать товар, если цена не установлена?

Зависит от настроек магазина. По умолчанию РМК либо блокирует продажу без цены, либо предлагает ввести цену вручную, если у кассира есть такое право. Полагаться на ручной ввод не стоит: это источник ошибок и злоупотреблений. Правильный путь — всегда проводить документ «Установка цен номенклатуры» до начала продаж.

Что делать, если товар с таким штрихкодом уже существует?

Программа не позволит сохранить дублирующий штрихкод и покажет, к какой карточке он привязан. Проверьте найденную карточку: возможно, это тот же товар, и создавать новый не нужно. Если это действительно разные позиции с одинаковым кодом (такое встречается у недобросовестных поставщиков), используйте для своей позиции внутренний штрихкод и наклейте свою этикетку.

Как внести весовой товар?

Создайте карточку с единицей измерения «кг», сгенерируйте внутренний штрихкод и при необходимости заведите PLU-код для весов с печатью этикеток — настройка выполняется в разделе оборудования. После выгрузки товара в весы этикетка с весом будет корректно считываться на кассе, а количество в чеке подставится автоматически.

Нужно ли заводить характеристики для одежды разных размеров?

Да, это правильный подход. Создаётся одна карточка модели, а размеры (или цвета) оформляются как характеристики с отдельными штрихкодами у каждой. Остатки и продажи ведутся по каждой характеристике отдельно, а отчёты можно смотреть сводно по карточке. Без характеристик пришлось бы заводить отдельную карточку на каждый размер.

Как исправить ошибку в уже проведённом поступлении?

Если период ещё открыт, можно отменить проведение, исправить и провести заново — но это пересчитает связанные движения. Безопаснее создать документ «Корректировка поступления» или «Списание/Оприходование товаров» текущей датой на разницу. В закрытом периоде исправление делается только корректировочными документами новой датой.

Почему товар виден в справочнике, но касса его не находит?

Чаще всего причины три: не заполнен штрихкод, не установлена цена нужным видом цен или товар не оприходован на склад, к которому привязана касса ККМ. Проверьте все три пункта по порядку. Реже помогает обновление данных в РМК — закройте и откройте смену или перезапустите рабочее место кассира.