Торговля и Склад · 10 мин
Как внести склад в 1С: подробная инструкция
Как внести склад в 1С: создание склада в УТ, ERP, Бухгалтерии и Рознице, настройка типов складов, ордерной схемы, проверка остатков и типичные ошибки.
Склад в 1С — это элемент справочника, без которого невозможно оформить поступление товара, реализацию, перемещение и инвентаризацию. Если склад не создан или заполнен с ошибками, документы не проведутся, а остатки в отчётах будут неверными. Поэтому вносить склад нужно до начала оперативной работы, а не «потом, когда понадобится».
Механика одинакова почти во всех типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия», «Розница»: открывается справочник «Склады», создаётся новый элемент, заполняются наименование и параметры. Различаются только расположение справочника в меню и набор дополнительных настроек: ордерная схема, ответственное хранение, подразделение, розничные цены.
Ниже разобраны конкретные пути в популярных конфигурациях, объяснено, какие поля действительно важны, как включить ордерную схему и как проверить, что склад работает корректно. Отдельно описаны типичные ошибки, из-за которых склад приходится переделывать.
Где находится справочник складов в разных конфигурациях
Путь к справочнику зависит от конфигурации, поэтому сначала определите, с какой программой работаете. В «Управлении торговлей 11», «ERP» и «Комплексной автоматизации» склад создаётся через раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «НСИ» → «Склады». В некоторых настройках интерфейса справочник доступен также из раздела «Склад и доставка».
В «1С:Бухгалтерии 8» справочник проще: «Справочники» → «Товары и услуги» → «Склады». Здесь у склада минимум реквизитов — наименование, тип склада (оптовый, розничный, неавтоматизированная торговая точка) и ответственное лицо. В «1С:Рознице» путь: «НСИ» → «Склады и магазины», причём склад обычно привязывается к конкретному магазину.
Если справочника нет в меню, проверьте права пользователя и включённость функциональных опций. В УТ и ERP работа со складами отключается опцией «Склады» в настройках раздела «НСИ и администрирование»: если она снята, справочник скрыт, а документы не требуют указания склада.
Создание склада: пошаговый порядок
Само создание занимает пару минут, но важно сразу заполнить ключевые поля, чтобы не возвращаться к настройке позже. Порядок действий типовой для УТ 11 и ERP.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Склады» и нажмите «Создать»
- 2Укажите понятное наименование склада — например, «Основной склад» или «Склад готовой продукции»
- 3Выберите тип склада: оптовый, розничный или иной вариант, предусмотренный конфигурацией
- 4При необходимости укажите подразделение и ответственное лицо
- 5Если нужен ордерный учёт — включите ордерную схему по поступлению и отгрузке с указанием даты начала применения
- 6Запишите элемент и проверьте, что склад появился в списке и доступен для выбора в документах
Наименование склада видно в документах и отчётах, поэтому давайте его осмысленным: «Склад №2 (ул. Ленина)» читается лучше, чем «Склад2». Если складов будет несколько, продумайте нумерацию или привязку к адресу заранее — переименование потом возможно, но в уже распечатанных документах останутся старые названия.
Поле «Подразделение» связывает склад с обособленным подразделением организации. Оно важно для обособленных подразделений и для аналитики затрат. Если организация одна и подразделений нет, поле можно оставить пустым — на проведение документов это не повлияет.
Типы складов и их назначение
Тип склада определяет, какие операции и цены с ним связаны. Ошибка в типе — частая причина проблем с розничными продажами и отчётами.
| Тип склада | Для чего используется | Особенности |
|---|---|---|
| Оптовый | Обычные отгрузки по безналу, перемещения | Цены задаются документами установки цен, продажа через «Реализацию товаров и услуг» |
| Розничный | Продажи через кассу ККМ | Привязка к розничному типу цен, отчёты о розничных продажах |
| Неавтоматизированная торговая точка (в Бухгалтерии) | Розница без подключённой кассы к 1С | Учёт по продажным ценам, инвентаризация для сверки выручки |
| Склад ответственного хранения | Товары комитентов, давальческое сырьё | Требует включения соответствующей функциональной опции |
В «Бухгалтерии» тип склада влияет на счета учёта: для неавтоматизированной торговой точки программа предложит учёт по продажным ценам с торговой наценкой. В УТ и ERP выбор шире, а склады ответственного хранения и производственные кладовые создаются только после включения соответствующих опций в настройках.
Настройка ордерной схемы
Ордерная схема разделяет документальное и фактическое движение товара: распоряжение (например, заказ или реализация) оформляет менеджер, а приходный или расходный ордер — кладовщик. Это нужно, когда учётный и складской контуры разведены по людям и по времени.
Включается ордерная схема в карточке склада: флажки «Ордерная схема при поступлении» и «Ордерная схема при отгрузке» с указанием даты, с которой схема действует. Дату ставьте началом периода, с которого склад реально переходит на ордера, — задним числом включать схему в середине периода с уже проведёнными документами не стоит: возникнут расхождения между распоряжениями и ордерами.
Для небольшой компании, где менеджер и кладовщик — один человек, ордерная схема обычно избыточна: она удваивает количество документов. Включайте её только при реальном разделении обязанностей или при требованиях контроля фактической отгрузки.
Проверка результата после создания склада
После записи склада убедитесь, что он полноценно участвует в учёте. Достаточно трёх простых проверок.
Как проверить результат
Склад выбирается из списка, документ проводится без ошибок
Склад не отображается в выборе или документ ругается на заполнение
После проведения поступления остаток виден в разрезе нового склада
Остаток пуст или товар висит на пустом складе
Перемещение с основного склада на новый проводится, остатки переносятся
Документ не проводится, ошибки по сериям или статусам
Если склад не отображается в документах, чаще всего дело в правах пользователя или в отборе по подразделению. Проверьте также, не создан ли склад как группа: элементы-группы в документах выбрать нельзя.
Типичные ошибки при внесении склада
Отдельная ошибка — ввод начальных остатков до создания склада. В УТ и ERP остатки вводятся документом «Ввод начальных остатков» с обязательным указанием склада, поэтому сначала создайте все склады, потом загружайте остатки. В «Бухгалтерии» аналогично: помощник ввода остатков потребует складской аналитики, если в учётной политике включён учёт по складам.
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии» всё ограничивается карточкой склада с типом и ответственным лицом — ордерных схем и статусов там нет. Учёт по складам включается в настройках учётной политики и функциональности программы («Администрирование» → «Параметры учёта»).
В «Рознице» склад неразрывно связан с магазином: сначала создаётся магазин, внутри него — склады (торговый зал, складское помещение). Переносить склад между магазинами нельзя, поэтому структуру продумывайте до ввода остатков.
В нетиповых и сильно доработанных конфигурациях справочник может быть переименован или расширен дополнительными реквизитами (зоны хранения, WMS-интеграция). Если путь из инструкции не совпадает с вашим меню, ищите справочник через поиск в разделе «Все функции» → «Справочники» → «Склады».
Что важно запомнить
Склад создаётся в справочнике «Склады» за пару минут: наименование, тип, при необходимости подразделение и ордерная схема. Главное — создать склад до ввода остатков и документов, не плодить дубли и не менять ключевые настройки задним числом.
Частые вопросы
Можно ли переименовать склад после того, как по нему уже есть документы?
Да, наименование — это просто реквизит справочника, документы ссылаются на склад по внутренней ссылке, а не по названию. После переименования новые печатные формы будут выводить актуальное имя, но уже распечатанные документы, естественно, не изменятся.
Что делать, если склад создан по ошибке и в нём нет документов?
Пометьте его на удаление стандартной командой. Если ссылок на склад нет, при контроле удаления он удалится окончательно. Если документы есть, удалить склад не получится — оставьте пометку удаления, чтобы он не мешал в списках, или сначала перенесите документы на другой склад.
Нужно ли создавать отдельный склад для брака и возвратов?
Формально не обязательно: качество товара можно учитывать статусами и качеством номенклатуры в УТ и ERP. Но отдельный склад для брака упрощает контроль: он виден в отчётах отдельной строкой, и случайная отгрузка бракованного товара менее вероятна. Для небольшого ассортимента достаточно аналитики качества.
Почему в документе склад выбирается, но отчёт по остаткам его не показывает?
Отчёт показывает только склады с ненулевыми остатками либо с движениями за выбранный период. Если поступление на склад ещё не проведено или проведено другой датой, склад в отчёте не появится. Проверьте период отчёта и состояние проведения документа поступления.
Как перенести остатки на новый склад, если раньше учёт вёлся без складов?
Включите учёт по складам, создайте склад и оформите документ «Пересчет товаров» (инвентаризацию) или «Ввод начальных остатков» с указанием склада. В «Бухгалтерии» используйте корректировку остатков через операцию или инвентаризацию. Документы прошлых периодов перепроводить не обязательно, если перенос делаете на начало нового периода.
Можно ли ограничить доступ кладовщика только к его складу?
Да, в УТ и ERP через группы доступа и профили ролей можно ограничить видимость складов конкретными значениями. Настройка выполняется администратором в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка прав и пользователей». Самостоятельно без прав администратора это сделать нельзя.