Торговля и Склад · 9 мин
Как внести деньги в кассу в 1С:Розница
Как внести деньги в кассу ККМ в 1С:Розница: документ «Внесение денежных средств», ПКО, открытие смены, настройка и исправление типичных ошибок.
Внесение денег в кассу в 1С:Розница нужно в двух типовых ситуациях: когда в начале смены кассиру выдаётся разменный фонд и когда в течение дня в кассу ККМ добавляют наличные из другой кассы предприятия. Операция оформляется документом «Внесение денежных средств в кассу ККМ», который уменьшает остаток операционной кассы и увеличивает остаток кассы ККМ.
Важно понимать разницу между двумя кассами конфигурации. Операционная касса — это главная касса магазина, куда собирается выручка после инкассации. Касса ККМ — виртуальная касса конкретного фискального регистратора, в которой накапливаются наличные в течение рабочей смены. Внесение денег — это всегда перемещение из первой во вторую.
Документ вносится в разрезе конкретной кассы ККМ и конкретной рабочей смены, поэтому перед оформлением нужно убедиться, что смена на кассе открыта, а в справочнике касс выбран правильный фискальный регистратор. Ошибка в выборе кассы приведёт к расхождению остатков, которое потом придётся разбирать через отчёты.
Какие документы используются для внесения денег
В 1С:Розница (редакция 2 и 3) для движения наличных существует несколько документов, и их часто путают. За внесение денег в кассу фискального регистратора отвечает документ «Внесение денежных средств в ККМ». Он всегда проводится в паре с кассой ККМ как получателем.
Обратная операция — изъятие выручки из кассы ККМ — оформляется документом «Выемка денежных средств из ККМ». А приходный кассовый ордер (ПКО) используется для поступления наличных в операционную кассу из внешних источников: от покупателей при оплате по счёту, от подотчётных лиц, от учредителей.
Типичная путаница возникает, когда кассир пытается оформить разменный фонд через ПКО. Это неверно: ПКО увеличивает остаток операционной кассы, а не кассы ККМ, и в итоге по обеим кассам образуются расхождения, которые всплывут при инвентаризации.
Какой документ выбрать
Разменный фонд в начале смены, довнесение наличных в кассу фискального регистратора. Уменьшает операционную кассу, увеличивает кассу ККМ.
Инкассация выручки из кассы ККМ в операционную кассу в течение смены или при её закрытии.
Поступление наличных в операционную кассу извне: оплата от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя.
Что проверить перед внесением денег
Перед созданием документа убедитесь, что выполнены базовые условия. Во-первых, в справочнике «Кассы ККМ» должен быть заведён элемент, соответствующий нужному фискальному регистратору, и он должен быть привязан к магазину и организации. Во-вторых, у пользователя, оформляющего документ, должны быть права на работу с кассовыми документами.
В-третьих, проверьте, что кассовая смена на нужной кассе ККМ открыта. Если смена закрыта, документ технически можно провести, но он попадёт уже в новый период, и разменный фонд не будет учтён в текущей смене — при закрытии смены анализ наличных покажет расхождение.
Также сверьте остаток операционной кассы: сумма внесения не может превышать фактические наличные в главной кассе магазина. Программа может не заблокировать проведение с отрицательным остатком (это зависит от настроек контроля), поэтому ответственность за корректность остаётся на пользователе.
Как проверить готовность к операции
Нужная касса существует, привязана к магазину и организации
Касса отсутствует или привязана к другому магазину
Смена открыта, номер смены актуален
Смена закрыта или открыта на другой кассе
Остаток покрывает сумму внесения
Остаток меньше суммы или отрицательный
Пошаговая инструкция по созданию документа
Стандартный путь в интерфейсе 1С:Розница 2.3 и 3.0 выглядит так. Откройте раздел «Финансы» (в некоторых настройках интерфейса — «Продажи») и найдите журнал «Внесения денежных средств в ККМ». Если журнала нет на видном месте, воспользуйтесь поиском по команде в меню «Все функции» или строке навигации.
Нажмите «Создать». В открывшейся форме укажите организацию и магазин, затем кассу ККМ — получателя денег. Поле кассы отправителя обычно заполняется операционной кассой магазина автоматически или выбирается вручную. Введите сумму внесения и при необходимости комментарий, например «разменный фонд на смену».
Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть». После проведения остаток кассы ККМ увеличится на сумму внесения, а остаток операционной кассы уменьшится. Это можно сразу проверить в отчёте «Движение денежных средств» или «Остатки денежных средств в кассах ККМ».
- 1Откройте раздел «Финансы» → «Внесения денежных средств в ККМ»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию и магазин
- 3Выберите кассу ККМ — получателя денег
- 4Проверьте кассу отправителя (операционную кассу)
- 5Введите сумму и комментарий
- 6Проведите документ
- 7Сверьте остатки по кассам в отчёте
Внесение разменного фонда при открытии смены
Самый частый сценарий — выдача размена кассиру в начале рабочего дня. Методологически правильная последовательность такая: сначала на рабочем месте кассира открывается кассовая смена (пробивается отчёт об открытии смены на фискальном регистраторе), затем создаётся документ «Внесение денежных средств в ККМ» на сумму разменного фонда.
Если внести деньги до открытия смены, сумма фактически повиснет между сменами: при закрытии предыдущей смены она уже не учтётся, а новая смена её «не увидит» в некоторых отчётах по кассовой дисциплине. Поэтому регламент магазина должен жёстко фиксировать порядок: открытие смены → внесение размена → начало продаж.
В конце дня разменный фонд изымается вместе с выручкой документом «Выемка денежных средств из ККМ», либо остаётся в кассе ККМ, если кассир следующего дня работает с тем же фондом. Оба варианта допустимы — главное, чтобы выбранный порядок применялся единообразно, иначе сверка остатков превратится в ручной подсчёт.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая ошибка — выбор не той кассы ККМ, когда в магазине несколько фискальных регистраторов. В итоге на одной кассе излишек, на другой недостача. Исправление: не удаляйте проведённый документ, а создайте корректирующие документы — изъятие из ошибочной кассы и внесение в правильную, либо пометьте ошибочный документ на удаление, если смена ещё не закрыта и отчётность не сдана.
Вторая ошибка — внесение денег «задним числом» после закрытия смены. Документ с датой в закрытой смене искажает отчёт по кассовым операциям. Если ошибка обнаружена поздно, оформите документ текущей датой с поясняющим комментарием и зафиксируйте ситуацию в служебной записке для бухгалтерии.
Третья проблема — расхождение остатков из-за того, что внесение оформили, а физически деньги в денежный ящик не положили (или наоборот). Программа фиксирует только документ, фактическое наличие денег она не контролирует. Поэтому операция «внесение» должна подтверждаться физической передачей денег под подпись или по акту.
Как проверить результат и сверить остатки
После проведения документа откройте отчёт «Движение денежных средств» (раздел «Финансы» → отчёты) и установите отбор по нужной кассе ККМ. В отчёте должна появиться строка внесения с указанием суммы, времени и автора документа. Остаток кассы ККМ на текущий момент должен равняться сумме размена плюс наличная выручка по чекам минус выемки.
Дополнительный контроль — отчёт «Остатки и движения денежных средств в кассах ККМ» по магазину. Он показывает все кассы ККМ разом и позволяет быстро увидеть аномалии: отрицательные остатки, кассы без движения, незакрытые смены прошлых дней.
При закрытии смены программа предложит оформить выемку на остаток наличных. Если сумма автоматической выемки не совпадает с фактически пересчитанными деньгами в ящике, не проводите закрытие «как есть» — сначала найдите причину расхождения: непроведённый документ внесения, ошибку в сумме или чек, пробитый на другой кассе.
Что важно запомнить
Внесение денег в кассу ККМ оформляется отдельным документом только после открытия смены, всегда из операционной кассы магазина. ПКО для этой цели не подходит. После проведения сверяйте остатки по отчётам, а ошибки исправляйте корректирующими документами, а не удалением.
Частые вопросы
Можно ли внести деньги в кассу ККМ до открытия смены?
Технически документ проведётся, но методологически это неверно: сумма не отразится в текущей смене корректно, и при закрытии смены возникнет расхождение. Правильный порядок — сначала открытие смены на фискальном регистраторе, затем внесение разменного фонда.
Чем внесение в кассу ККМ отличается от приходного кассового ордера?
ПКО оформляет поступление наличных в операционную кассу из внешних источников — от покупателей, подотчётных лиц, учредителей. Внесение в ККМ — это внутреннее перемещение из операционной кассы в кассу фискального регистратора. Это разные документы с разным влиянием на остатки.
Почему после внесения остаток кассы ККМ не изменился?
Чаще всего документ создан, но не проведён — проверьте его статус в журнале. Вторая причина: отчёт построен с отбором по другой кассе или другому магазину. Третья — документ внесён датой вне периода отчёта.
Что делать, если внесли деньги не в ту кассу ККМ?
Если смена ещё открыта и отчётность не сдана, пометьте ошибочный документ на удаление и создайте новый с правильной кассой. Если смена закрыта, оформите пару документов текущей датой: выемку из ошибочной кассы и внесение в правильную, с поясняющим комментарием.
Нужно ли пробивать чек при внесении разменных денег?
Нет. Внесение разменного фонда — внутренняя учётная операция, она не является расчётом с покупателем и не фискализируется. На ККТ пробиваются только чеки продажи, возврата и отчёты об открытии и закрытии смены.
Кто должен оформлять внесение денег — кассир или администратор?
Это определяется регламентом магазина и настройкой прав. Обычно документ создаёт старший кассир или администратор торгового зала, у которого есть доступ к финансовым документам, а кассир только принимает деньги физически. Разделение ролей снижает риск злоупотреблений.