Торговля и Склад · 8 мин
Как внести деньги в кассу в 1С Розница
Как внести деньги в кассу ККМ в 1С Розница: документ «Внесение денежных средств», работа из РМК, настройка, проверка результата и типичные ошибки кассиров.
Внесение денег в кассу ККМ — стандартная кассовая операция в 1С Розница, которая фиксирует поступление наличных, не связанное с продажей товара. Чаще всего так оформляют разменные деньги в начале смены, возврат ошибочно изъятой суммы или пополнение кассы из сейфа магазина. Операция отражается в учёте и, при подключённой онлайн-кассе, передаётся в ОФД фискальным чеком внесения.
В конфигурации «1С:Розница 8» есть два пути: оформить документ «Внесение денежных средств в кассу ККМ» в разделе «Закупки/Финансы» (в зависимости от релиза — «Финансы») либо выполнить внесение прямо из рабочего места кассира (РМК) специальной кнопкой. Оба способа создают один и тот же документ, различается только точка входа и доступность для пользователя с правами кассира.
Ниже разобраны оба сценария, настройка прав, проверка результата по отчётам и ситуации, когда внесение лучше оформлять другим документом. Инструкция ориентирована на актуальные релизы Розницы 2.3 и 3.0; в более ранних версиях названия пунктов меню могут немного отличаться.
Когда оформляется внесение, а когда нужен другой документ
Внесение денег в кассу ККМ применяется только для операций внутри розничной точки: размен, пополнение из сейфа магазина, возврат излишне изъятых средств. Документ увеличивает остаток конкретной кассы ККМ и при фискализации формирует чек с признаком «внесение».
Если деньги поступают от учредителя, банка или центральной кассы организации, правильнее оформить цепочку «Приходный кассовый ордер» (в кассу предприятия) с последующей выдачей в кассу ККМ, либо использовать документ, предусмотренный вашей схемой учёта. Смешивание операций приводит к расхождениям между кассой предприятия и кассой ККМ при инвентаризации.
Какой документ выбрать
Разменные деньги, пополнение из сейфа магазина, возврат изъятого. Фискализируется как внесение.
Поступление наличных в кассу предприятия от контрагентов, подотчётных лиц, банка. Не привязан к кассе ККМ.
Поступление выручки за реализацию по безналичным или смешанным расчётам вне чека ККТ.
Подготовка: права, касса ККМ и учётные настройки
Перед первым внесением убедитесь, что в справочнике «Кассы ККМ» заведена нужная касса с привязкой к магазину и организации. Если касса фискальная, проверьте, что подключение к оборудованию настроено и касса отвечает из формы «Управление фискальным устройством» — иначе чек внесения не уйдёт в ОФД.
Пользователю, выполняющему операцию, нужны права на создание кассовых документов. Кассиру в РМК достаточно стандартного профиля кассира, но кнопки внесения и изъятия могут быть скрыты настройками рабочего места — их отображение регулируется в настройках РМК. Также проверьте, что у пользователя заполнена касса ККМ по умолчанию: тогда документ подставит её автоматически.
Если в магазине ведётся учёт денежных средств по денежным ящикам, в документе появится поле источника средств. Настройка включается в учётной политике магазина; без неё документ ограничивается кассой и суммой.
Способ 1: внесение через документ в разделе «Финансы»
Этот способ подходит менеджеру или старшему кассиру, который работает не в РМК, а в обычном интерфейсе. Откройте раздел «Финансы» (в ряде релизов — «Закупки» → «Кассовые документы») и найдите журнал «Внесения денежных средств в кассы ККМ» либо общий список кассовых документов.
Нажмите «Создать», выберите кассу ККМ, в которую вносятся деньги, и укажите сумму. Поля «Магазин» и «Организация» обычно подтягиваются из кассы автоматически. При необходимости заполните комментарий — например, «размен на начало смены».
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если касса фискальная и подключена, программа предложит пробить чек внесения либо сделает это автоматически при проведении — поведение зависит от настроек подключения оборудования.
- 1Откройте «Финансы» → «Внесения денежных средств в кассы ККМ»
- 2Нажмите «Создать» и выберите нужную кассу ККМ
- 3Укажите сумму и комментарий (например, «размен»)
- 4Проведите документ и при фискальной кассе напечатайте чек внесения
- 5Проверьте остаток по кассе в отчёте
Способ 2: внесение из рабочего места кассира (РМК)
В РМК операция выполняется быстрее и доступна кассиру без выхода из режима продаж. Найдите в нижней или верхней панели кнопку «Внесение» — в типовой поставке она расположена рядом с кнопкой «Изъятие». Если кнопки нет, её добавляют в настройках РМК: «Администрирование» → «Настройка рабочего места кассира».
Нажмите «Внесение», введите сумму в появившемся окне и подтвердите действие. Программа создаст и проведёт документ автоматически, а при фискальной кассе напечатает чек внесения. Кассир не видит сам документ — только результат операции.
Если кнопка нажимается, но чек не печатается, проверьте связь с фискальным регистратором: причина почти всегда в оборудовании, а не в документе. Документ при этом мог провестись — проверьте журнал внесений, чтобы не создать дубль повторным нажатием.
Проверка результата: отчёты и Z-отчёт
После внесения убедитесь, что сумма отразилась в учёте. Основной инструмент — отчёт «Денежные средства в кассах ККМ» в разделе «Финансы»: он показывает остатки по каждой кассе с учётом внесений, изъятий и выручки. Сформируйте его по нужной кассе и сверьте с фактическим наличием в денежном ящике.
Вторая контрольная точка — Z-отчёт при закрытии кассовой смены. Суммы внесений и изъятий выводятся в нём отдельными строками и не входят в выручку. Если внесение было фискализировано, оно также видно в личном кабинете ОФД как чек с признаком «внесение».
Как проверить результат
Увеличился ровно на сумму внесения
Остаток не изменился или изменился на двойную сумму (дубль документа)
Чек напечатан и виден в ОФД
Документ проведён, чека нет — проверьте подключение ККТ
Строка «Внесено» соответствует сумме операций
Сумма внесений не совпадает с документами — ищите расхождение по журналу
Ограничения и риски
Внесение нельзя провести в закрытой кассовой смене: если смена закрыта, программа либо откажет в проведении, либо откроет новую смену автоматически — зависит от настроек. Операции «задним числом» требуют прав на изменение закрытых периодов и создают риск расхождения с фискальными данными, которые уже ушли в ОФД.
Помните, что внесение не заменяет инкассацию в обратную сторону: деньги, внесённые ошибочно, корректируются изъятием, а не удалением документа. Удаление проведённых кассовых документов — прямой путь к расхождениям при ревизии и вопросам при налоговой проверке.
FAQ: частые вопросы по внесению денег
Можно ли внести деньги, если кассовая смена ещё не открыта?
Да, но программа потребует открыть смену: при фискальной кассе внесение возможно только в рамках открытой смены, так как чек внесения — фискальный документ. Откройте смену из РМК или через «Управление фискальным устройством», затем выполните внесение.
Чем внесение отличается от изъятия?
Внесение увеличивает остаток кассы ККМ (размен, пополнение), изъятие — уменьшает (инкассация в сейф, сдача выручки). Оба документа не влияют на выручку и отражаются в Z-отчёте отдельными строками.
Внесение попадает в выручку магазина?
Нет. Внесённые суммы не являются реализацией и не включаются в выручку ни в Z-отчёте, ни в отчётах по продажам. Они влияют только на остаток наличных в кассе ККМ.
Как исправить внесение на неверную сумму?
Не редактируйте и не удаляйте проведённый документ. Оформите изъятие на излишне внесённую сумму (или второе внесение, если внесли меньше) с поясняющим комментарием. Так учёт останется согласованным с фискальными данными.
Нужен ли чек внесения, если касса нефискальная?
Если касса ККМ не подключена к фискальному оборудованию (например, при учёте без ККТ в разрешённых случаях), документ проводится без печати чека и служит только для внутреннего учёта наличных.
Почему кассир не видит кнопку «Внесение» в РМК?
Кнопка скрыта в настройках рабочего места кассира либо у пользователя нет прав на кассовые операции. Проверьте настройку РМК в разделе «Администрирование» и профиль прав пользователя.
Что важно запомнить
Внесение денег в 1С Розница оформляется документом «Внесение денежных средств в кассу ККМ» — из раздела «Финансы» или кнопкой в РМК. Операция не является выручкой, при фискальной кассе фиксируется чеком внесения, а результат проверяется по отчёту остатков и Z-отчёту. Ошибки исправляйте зеркальной операцией, а не удалением документа.