Как включить ордерную схему в 1С

Ордерная схема складского учёта в 1С отделяет финансовые документы (приобретение, реализация, перемещение) от фактических складских операций (приходный и расходный ордеры). Это позволяет развести ответственность между менеджерами и кладовщиками, контролировать расхождения между учётными и фактическими остатками и вести партионный учёт без зависимости от скорости работы склада.

Включение ордерной схемы выполняется на уровне конкретного склада, а не всей базы: можно перевести на ордерный учёт только оптовый склад, оставив розничные точки на документальной схеме. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, где механизм реализован наиболее полно. В 1С:Комплексной автоматизации и УНФ логика настройки аналогична, но названия разделов могут немного отличаться.

Перед включением важно понимать последствия: после перевода склада на ордерную схему товарные документы перестают напрямую изменять фактические остатки, и без оформления ордеров отгрузка и приёмка «зависнут» в статусе распоряжений. Поэтому настройку следует выполнять осознанно и проверять результат на тестовых документах.

Что такое ордерная схема и когда она нужна

При ордерной схеме движение товара оформляется двумя группами документов. Финансовые документы (приобретение товаров, реализация, перемещение) фиксируют обязательства и формируют распоряжения на склад. Складские ордеры (приходный, расходный) отражают фактическое выполнение операции кладовщиком и изменяют физические остатки на складе.

Такой подход оправдан, когда функции менеджера и кладовщика разделены, товар проходит приёмку по количеству и качеству, а расхождения между документами и фактом нужно отслеживать отдельно. Для небольших складов, где один сотрудник и оформляет документы, и отпускает товар, ордерная схема часто избыточна — она удваивает количество документов без практической выгоды.

Маршрут решения

Как выбрать действие

На складе работают отдельные кладовщики, а менеджеры только выставляют документыВключайте полную ордерную схему по поступлению и отгрузке

Нужно контролировать только отгрузку клиентамВключайте ордерную схему только при отгрузке, приёмку оставьте документальной

Один сотрудник совмещает роль менеджера и кладовщикаОрдерную схему лучше не включать — используйте документальную схему

Планируется адресное хранение ячеекОрдерная схема обязательна, включайте её вместе с настройкой складских помещений

Подготовка: функциональные опции и права

Сначала убедитесь, что в программе включена сама возможность использования ордерных складов. В разделе «НСИ и администрирование» откройте «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и проверьте флажок «Ордерные склады». Без этой опции соответствующие настройки в карточке склада будут недоступны.

Там же при необходимости включите «Статусы приходных и расходных ордеров», «Складские помещения» и «Ячеистые склады» — эти опции расширяют ордерную схему, но не являются обязательными. Учтите, что часть опций нельзя отключить обратно, если по ним уже есть данные.

Проверьте права пользователей. Кладовщику нужны роли для работы со складскими ордерами, менеджеру — с финансовыми документами. В типовых конфигурациях есть профили групп доступа «Кладовщик» и «Менеджер по продажам/закупкам», которые покрывают базовые сценарии.

Включение ордерной схемы в карточке склада

Откройте справочник «Склады и магазины» (раздел «НСИ и администрирование» или «CRM и маркетинг» в зависимости от конфигурации) и найдите нужный склад. Если склад ещё не создан, добавьте новый элемент и заполните наименование и тип.

В карточке склада перейдите на вкладку «Ордерная схема и структура». Здесь находятся ключевые флажки: «При поступлении», «При отгрузке», «При отражении излишков, недостач и порчи». Установите те, которые соответствуют вашим процессам, и укажите дату начала применения ордерной схемы.

Дата начала важна: с этого момента новые документы по складу будут формировать распоряжения, а не напрямую менять остатки. Документы, проведённые до этой даты, останутся в прежнем режиме — пересчитывать их не потребуется.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и включите опцию «Ордерные склады»
2. 2
   Откройте справочник «Склады и магазины» и выберите нужный склад
3. 3
   На вкладке «Ордерная схема и структура» установите флажки по поступлению и отгрузке
4. 4
   Укажите дату начала применения ордерной схемы
5. 5
   Запишите карточку склада и проверьте работу на тестовом документе

Работа с распоряжениями и ордерами после включения

После включения схемы проведение, например, документа «Приобретение товаров и услуг» по этому складу создаёт распоряжение на приёмку. Кладовщик видит его в рабочем месте «Приёмка» (раздел «Склад и доставка») и на его основании создаёт приходный ордер, указывая фактически принятое количество.

Аналогично работает отгрузка: «Реализация товаров и услуг» формирует распоряжение, кладовщик в рабочем месте «Отгрузка» оформляет расходный ордер. Пока ордер не проведён, товар считается зарезервированным или находящимся в процессе оформления, но физически со склада не списан.

Если фактическое количество отличается от документального, ордер проводится на фактическое значение, а расхождение остаётся видимым в отчётах по оформлению накладных и ордеров. Это и есть главный контрольный механизм ордерной схемы.

Удобно настроить статусы ордеров («К проверке», «Проверен», «Принят»): кладовщик оформляет ордер в статусе «К проверке», а старший смены подтверждает его после сверки. Это снижает количество ошибочных движений по остаткам без дополнительных доработок.

Проверка результата и контроль остатков

Сразу после включения выполните полный цикл на тестовых данных: создайте поступление, оформите приходный ордер, затем реализацию и расходный ордер. Убедитесь, что остатки изменяются именно ордерами, а распоряжения закрываются полностью и не «висят» в рабочих местах.

Для контроля используйте отчёты раздела «Склад и доставка»: «Оформление накладных и ордеров», «Остатки и доступность товаров», «Товары к поступлению/отгрузке». Они показывают расхождения между документами и ордерами — в идеале на конец дня незакрытых распоряжений быть не должно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа поступления

Норма

Создано распоряжение, остаток меняется только после приходного ордера

Тревожный признак

Остаток изменился сразу от накладной — ордерная схема не применилась

Рабочее место «Приёмка» и «Отгрузка»

Норма

Новые документы по складу видны как распоряжения

Тревожный признак

Список пуст при наличии проведённых документов — проверьте дату начала схемы

Отчёт «Оформление накладных и ордеров»

Норма

Все распоряжения закрыты ордерами, расхождений нет или они объяснимы

Тревожный признак

Накапливаются незакрытые распоряжения — склад не оформляет ордера

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — ордерная схема включена, но кладовщики не знают об этом и не оформляют ордера. В результате отгрузки блокируются, а остатки в отчётах перестают совпадать с ожиданиями менеджеров. Перед включением обязательно проинструктируйте складской персонал.

Вторая ошибка — неверная дата начала применения схемы. Если указать прошлую дату, документы, проведённые ранее в документальном режиме, окажутся в неоднозначном состоянии, и часть остатков придётся выправлять вручную. Ставьте дату не раньше текущего дня и желательно после инвентаризации.

Учтите ограничение: ордерная схема применяется к складу целиком по выбранным операциям, нельзя включить её только для отдельных товаров или поставщиков. Также для розничных магазинов (АТТ) механизм ордеров работает иначе и в ряде сценариев не поддерживается.

Ордерная схема и адресное хранение

Если планируется учёт по ячейкам, ордерная схема становится обязательным условием: ячеистый склад в 1С всегда работает через ордера. В этом случае после включения ордерной схемы дополнительно настройте складские помещения, зоны и справочник ячеек, а также стратегии размещения и отбора товара.

Переход на адресное хранение требует заполнения остатков по ячейкам — обычно через документ «Установка остатков по ячейкам» или пересчёт товаров. Это отдельная трудоёмкая задача, которую лучше выполнять после того, как базовая ордерная схема уже стабильно работает.

Частые вопросы

Можно ли включить ордерную схему только для отгрузки, оставив приёмку без ордеров?

Да. Флажки «При поступлении» и «При отгрузке» в карточке склада независимы. Часто включают ордерную схему только на отгрузку, чтобы контролировать отпуск товара клиентам, а приёмку оформляют напрямую накладными.

Что произойдёт с документами, проведёнными до включения схемы?

Они останутся проведёнными в прежнем режиме и не потребуют перепроведения. Новый порядок действует только на документы с датой не раньше даты начала применения ордерной схемы.

Можно ли отключить ордерную схему обратно?

Технически флажки можно снять, но если по схеме уже есть незакрытые распоряжения и ордера, отключение приведёт к расхождениям остатков. Сначала закройте все распоряжения, сведите остатки и только потом меняйте настройку.

Почему реализация не списывает товар со склада после включения схемы?

Это нормальное поведение: реализация создаёт распоряжение, а фактическое списание выполняет расходный ордер. Оформите ордер в рабочем месте «Отгрузка» раздела «Склад и доставка» — после его проведения остаток уменьшится.

Нужна ли ордерная схема для перемещений между складами?

Если склад-получатель ордерный, то для завершения перемещения на нём нужно оформить приходный ордер. Если ордерный склад-отправитель — потребуется расходный ордер. Документ перемещения сам по себе движение между ордерными складами не завершает.

Работает ли ордерная схема в 1С:Бухгалтерии?

В типовой 1С:Бухгалтерии полноценной ордерной схемы с распоряжениями и рабочими местами кладовщика нет — там складской учёт ведётся документами. Ордерный механизм реализован в Управлении торговлей, ERP, Комплексной автоматизации и УНФ.