Как вести учет в 1С: Управление торговлей

1С:Управление торговлей (УТ) — это конфигурация для автоматизации оперативного учета в торговых компаниях: закупок, продаж, складских остатков, взаиморасчетов с контрагентами и ценообразования. Чтобы учет велся корректно, недостаточно просто вводить документы — нужно правильно настроить справочники, выбрать учетную политику и выстроить последовательность работы: от карточки товара до закрытия месяца.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Управление торговлей редакции 11. Интерфейс и состав разделов могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика учета остается одинаковой: сначала настройка и справочники, затем оперативные документы, затем регламентные операции и контроль результатов через отчеты.

Основная ошибка начинающих — начинать вводить продажи, не заполнив номенклатуру, склады и соглашения с клиентами. В результате отчеты показывают отрицательные остатки, цены подставляются вручную, а себестоимость не считается. Ниже разобран рабочий порядок, который позволяет избежать этих проблем.

Первичная настройка программы перед началом учета

Перед вводом первого документа откройте раздел «НСИ и администрирование» и проверьте функциональные опции. Здесь включаются возможности, которые реально используются: несколько складов, несколько организаций, ордерная схема складов, серии и характеристики номенклатуры, статусы заказов. Включать «всё подряд» не стоит — лишние опции усложняют документы обязательными полями и замедляют работу менеджеров.

Заполните карточку организации: наименование, ИНН, КПП, банковские счета. Если в базе работает несколько юрлиц, каждое заводится отдельно, а в документах организация выбирается явно. Проверьте, что в настройках учетной политики указан метод оценки стоимости товаров — в УТ 11 для управленческого учета себестоимости используется механизм расчета при закрытии месяца.

Создайте пользователей и назначьте им роли: менеджер по продажам, кладовщик, кассир, руководитель. Разграничение прав — не формальность: если кладовщик может редактировать цены продажи, а менеджер — проводить оприходования, расследовать расхождения в остатках становится практически невозможно.

Настройка справочников: номенклатура, контрагенты, склады

Справочник «Номенклатура» — фундамент учета. Для каждого товара укажите вид номенклатуры (товар, услуга, работа), единицу измерения, ставку НДС и, при необходимости, характеристики (размер, цвет) и серии. Вид номенклатуры определяет поведение карточки: для товаров ведется складской учет, для услуг — нет. Заполняйте штрихкоды сразу — позже это ускорит работу кассы и склада.

Контрагенты заводятся через раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки». Для поставщиков создайте соглашения с условиями закупок: валюта, цена включения НДС, порядок оплаты. Для клиентов — соглашения с условиями продаж, где задается типовой вид цен, скидки и условия доставки. Соглашения избавляют менеджеров от ручного ввода цен в каждом заказе.

Склады создаются в справочнике «Склады и магазины». Разделяйте физически обособленные места хранения: оптовый склад, торговый зал, розничный магазин. Для розничной точки укажите тип склада «Розничный магазин» — это влияет на отражение продаж через отчеты о розничных продажах.

Учет закупок: от заказа поставщику до оприходования

Типовая цепочка закупки выглядит так: «Заказ поставщику» → «Приобретение товаров и услуг» → «Регистрация цен поставщика» (при необходимости). Заказ фиксирует потребность и позволяет контролировать сроки поставки, но не формирует складских остатков. Остатки и задолженность перед поставщиком появляются только после проведения документа приобретения.

В документе «Приобретение товаров и услуг» проверьте: склад поступления, соглашение с поставщиком, цены и ставки НДС, номер и дату входящего документа. Если склад работает по ордерной схеме, после приобретения кладовщик оформляет «Приходный ордер на товары» по факту приемки — расхождения между документом и ордером видны в отчете по оформлению накладных и ордеров.

Оплата поставщику оформляется документами «Списание безналичных денежных средств» или «Расходный кассовый ордер». Если платеж проведен по тому же соглашению, программа автоматически зачтет аванс при проведении поступления. Контролируйте задолженность отчетом «Ведомость расчетов с партнерами».

1. 1
   Создайте заказ поставщику и согласуйте условия
2. 2
   Получите товар и введите «Приобретение товаров и услуг» на основании заказа
3. 3
   Проверьте цены, НДС и склад поступления
4. 4
   При ордерной схеме оформите приходный ордер по факту приемки
5. 5
   Зарегистрируйте оплату и сверьте расчеты отчетом по взаиморасчетам

Учет продаж и отгрузок

Продажа оформляется цепочкой «Заказ клиента» → «Реализация товаров и услуг». В заказе фиксируются согласованные с клиентом позиции, цены из соглашения и скидки. Статусы заказа («К обеспечению», «К отгрузке») позволяют контролировать этапы исполнения и резервировать товар на складе.

Документ «Реализация товаров и услуг» списывает товар со склада и формирует задолженность клиента. Проверяйте перед проведением: склад отгрузки, соглашение, цены (они должны подставиться из соглашения, а не вводиться вручную), ставки НДС. На основании реализации выписывается счет-фактура и печатаются ТОРГ-12 или УПД.

Розничные продажи ведутся через рабочее место кассира (РМК) с фискальным регистратором, а по итогам смены формируется «Отчет о розничных продажах». Оплата от оптовых клиентов отражается документами «Поступление безналичных денежных средств» и «Приходный кассовый ордер».

Складской учет и инвентаризация

Все движения товара между складами оформляются документом «Перемещение товаров» — ручное списание с одного склада и оприходование на другой недопустимо, оно ломает аналитику. Излишки и недостачи по итогам инвентаризации отражаются документами «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».

Инвентаризация проводится через «Пересчет товаров»: программа формирует список товаров по складу с учетными остатками, кладовщик вносит фактические количества, а расхождения автоматически попадают в оприходование или списание. Перед пересчетом убедитесь, что все приходные и расходные документы по складу проведены — иначе учетный остаток будет неверным.

Контролируйте остатки отчетами «Остатки и доступность товаров» и «Товары на складах». Отрицательные остатки — признак нарушения последовательности документов: чаще всего реализация проведена раньше поступления или товар отгружен не с того склада.

Контрольные точки

Как проверить состояние складского учета

Отчет «Товары на складах»

Норма

Нет отрицательных остатков по всем складам

Тревожный признак

Минусовые остатки — ищите непроведенные поступления или лишние списания

Оформление накладных и ордеров

Норма

Все распоряжения закрыты документами

Тревожный признак

Висят неоформленные ордера — приемка или отгрузка не завершены

Результаты пересчета

Норма

Расхождения объяснены и оформлены документами

Тревожный признак

Расхождения «замяты» без списания или оприходования

Ценообразование и скидки

Цены в УТ хранятся в видах цен: закупочная, оптовая, розничная и другие. Установка цен выполняется документом «Установка цен номенклатуры» — либо вручную, либо расчетом от базового вида цен с наценкой в процентах. В документах продажи цена подставляется из вида цен, указанного в соглашении с клиентом, на дату документа.

Скидки и наценки настраиваются в разделе «CRM и маркетинг»: процент за объем, за форму оплаты, накопительные скидки по дисконтным картам. Условия предоставления можно комбинировать, но избегайте пересекающихся правил без приоритетов — иначе менеджеры не смогут объяснить клиенту итоговую цену.

Периодически проверяйте актуальность цен отчетом по ценам номенклатуры. Типичная ситуация: закупочная цена выросла, а продажная не пересчитана — компания продает в убыток, и это видно только в отчете по валовой прибыли с отрицательной маржой.

Закрытие месяца и контрольные отчеты

В конце месяца выполните регламентные операции из раздела «Финансовый результат и контроллинг»: расчет себестоимости товаров, распределение расходов, формирование финансового результата. До закрытия месяца себестоимость в отчетах является предварительной, поэтому анализ прибыли имеет смысл только после завершения расчета.

Обязательный минимум контрольных отчетов: «Валовая прибыль предприятия» — маржа по направлениям и товарам; «Ведомость расчетов с партнерами» — долги клиентов и перед поставщиками; «Остатки и доступность товаров» — складские запасы; «Дебиторская задолженность по срокам долга» — просрочки оплат.

Перед закрытием периода полезно установить дату запрета изменения данных, чтобы менеджеры не редактировали прошлые документы «задним числом». Ретроспективные правки — главная причина расхождения отчетов за один и тот же период.

Частые вопросы по учету в 1С:Управление торговлей

Чем Управление торговлей отличается от 1С:Бухгалтерии?

УТ — оперативный и управленческий учет: заказы, склады, цены, взаиморасчеты, маржа. Бухгалтерия — регламентированный бухгалтерский и налоговый учет. Обычно компании ведут оперативку в УТ и выгружают документы в Бухгалтерию через типовую синхронизацию данных.

Можно ли вести учет нескольких организаций в одной базе УТ?

Да. Каждая организация заводится в справочнике, в документах выбирается явно, а отчеты строятся как по каждой организации, так и по компании в целом. Важно включить соответствующую опцию и следить, чтобы платежи и отгрузки относились к правильному юрлицу.

Что делать, если в отчете по остаткам появились минусы?

Найдите товар с отрицательным остатком и проверьте хронологию документов по нему: чаще всего реализация проведена раньше поступления или поступление вообще не введено. Исправьте даты или введите недостающий документ и перепроведите цепочку, затем пересчитайте себестоимость.

Нужно ли оформлять заказ клиента, если продажа разовая?

Нет, заказ — инструмент контроля исполнения и резервирования. Для разовой отгрузки достаточно документа «Реализация товаров и услуг». Но если клиенту важны сроки, частичные отгрузки или оплата по счету, заказ дисциплинирует процесс.

Как перенести остатки при переходе на УТ из другой программы?

Используйте документы ввода начальных остатков: остатки товаров на складах, расчеты с партнерами, денежные средства. Данные можно загрузить из Excel через типовые обработки загрузки. После ввода сверьте итоговые суммы со старой системой до начала оперативной работы.

Кто должен выполнять закрытие месяца в УТ?

Обычно это делает пользователь с правами на финансовый результат — руководитель, экономист или бухгалтер. Важно, чтобы к этому моменту все документы месяца были проведены, иначе себестоимость рассчитается по неполным данным.