Торговля и Склад · 9 мин
Как вести учет прослеживаемых товаров в 1С
Как настроить учет прослеживаемых и маркируемых товаров в 1С: включение функциональности, РНПТ, коды маркировки, документы, отчеты и типичные ошибки.
Прослеживаемые товары — это товары, движение которых от ввоза или производства до конечного покупателя фиксируется в государственных информационных системах. В практике учета встречаются два режима: прослеживаемость через РНПТ (регистрационный номер партии товара, система ФНС) и маркировка средствами идентификации через «Честный ЗНАК». В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) поддержаны оба механизма, но настраиваются они по-разному.
Ошибки в учете прослеживаемых товаров приводят к реальным рискам: расхождения с данными ФНС и «Честного ЗНАКа» выявляются при сверках, а за отсутствие передачи сведений или продажу немаркированного товара предусмотрены штрафы. Поэтому важно не просто «включить галочку», а выстроить процесс: от корректного заведения номенклатуры до регулярной сверки остатков с государственной системой.
Ниже разобран практический порядок работы: как включить функциональность, как оформлять поступление и продажу, как передавать уведомления и проверять результат. Примеры ориентированы на конфигурации линии «Управление торговлей 11» и «1С:Бухгалтерия 8», но логика одинакова для всех типовых решений.
Определите режим: РНПТ или маркировка
Прежде чем настраивать 1С, выясните, под какой режим попадает ваш товар. РНПТ присваивается при ввозе товаров из перечня прослеживаемых (холодильники, мониторы, детские коляски и другие категории по постановлению Правительства). Прослеживаемость по РНПТ означает, что при каждой передаче товара организации вы обязаны подать уведомление о вводе в оборот или перемещении в ФНС.
Маркировка кодами Data Matrix через «Честный ЗНАК» действует для обуви, одежды, молочной продукции, воды, табака и ряда других групп. Здесь учет ведется по каждому экземпляру товара: код сканируется при поступлении, продаже, возврате и списании. Один и тот же товар может быть одновременно прослеживаемым (РНПТ) и маркируемым — тогда заполняются оба реквизита.
Включение функциональности в 1С
В «Управлении торговлей 11» перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» (или «Закупки») и включите флажки «Маркировка товаров» и «Прослеживаемые импортные товары». После этого в карточке номенклатуры появятся поля «Вид продукции» (для маркировки) и признак прослеживаемости. В «1С:Бухгалтерии 8» аналогичная настройка находится в разделе «Администрирование» → «Параметры учета» → «Маркировка и прослеживаемость».
Для обмена с «Честным ЗНАКом» потребуется подключение к ЭДО (оператор вроде Контура, СБИС или Такскома) и регистрация организации в национальном каталоге и системе маркировки. Без действующего УКЭП и настроенного обмена документы «Вывод из оборота» и «Отчет о нанесении» отправить не получится.
- 1Включите функциональные опции «Маркировка» и «Прослеживаемые товары» в настройках учета
- 2Настройте обмен с ЭДО и подключитесь к «Честному ЗНАКу» с действующей УКЭП
- 3В карточках номенклатуры укажите вид маркируемой продукции и признак прослеживаемости
- 4Проверьте, что в документах поступления появились поля для РНПТ и сканирования кодов
Настройка номенклатуры
Каждая товарная позиция должна быть корректно классифицирована. Для маркируемых товаров в карточке номенклатуры укажите вид продукции (например, «Обувные товары» или «Молочная продукция») — от этого зависит, какие документы обмена с «Честным ЗНАКом» будут доступны. Для прослеживаемых товаров установите признак прослеживаемости и код ТН ВЭД: именно по коду программа и ФНС определяют обязательность РНПТ.
Типичная ошибка — завести один элемент номенклатуры на маркируемый и немаркируемый товар одновременно или оставить вид продукции пустым. В этом случае документы будут проводиться без контроля кодов, а расхождения всплывут только при сверке с «Честным ЗНАКом». Разделите позиции и заполните классификаторы до начала оприходования товара.
Оформление поступления
При поступлении маркируемого товара от поставщика коды приходят через УПД по ЭДО. 1С автоматически загружает коды из электронного документа в табличную часть «Штрихкоды упаковок» документа поступления. Если поставщик не передает коды электронно, их нужно отсканировать вручную через рабочее место «Проверка и подбор продукции» — кнопка доступна прямо из документа.
Для прослеживаемых товаров в документе поступления заполните колонку РНПТ и количество по каждому номеру партии. Если товар ввозите сами, РНПТ возьмите из декларации на товары. После оприходования сформируйте уведомление о вводе прослеживаемого товара в оборот — оно создается на основании поступления и отправляется в ФНС через ЭДО.
Продажа и выбытие
При розничной продаже маркируемого товара кассир сканирует код Data Matrix, фронтол (например, 1С:Розница) проверяет код и передает сведения о выбытии через ОФД в «Честный ЗНАК». Проверьте, что касса подключена к интернету и обмен настроен: при офлайн-режиме чек может пробиться, но код не выйдет из оборота вовремя.
При оптовой продаже организации-покупателю коды передаются через УПД по ЭДО: в документе реализации отсканируйте или подберите коды, затем отправьте документ контрагенту. Для прослеживаемых товаров укажите РНПТ в реализации и сформируйте уведомление о перемещении. Без РНПТ в отгрузочных документах покупатель не сможет корректно принять товар к учету, а вы рискуете получить претензию и требование пояснений от ФНС.
Сверка остатков и отчеты
Регулярно сверяйте остатки в 1С с данными «Честного ЗНАКа» через отчет «Анализ расхождений при поступлении» и запрос остатков из национальной системы. Расхождения возникают из-за неотправленных документов, дублей кодов или продажи без сканирования. Для прослеживаемых товаров используйте отчет «Остатки прослеживаемых товаров» и сверяйтесь с квитанциями ФНС по отправленным уведомлениям.
Как проверить результат
Количество кодов совпадает, расхождений по позициям нет
В 1С кодов больше или меньше, чем в системе маркировки
Все уведомления приняты без ошибок
Есть отклоненные уведомления или неотправленные документы
В оптовых продажах заполнены коды и РНПТ, УПД отправлены по ЭДО
Реализации без кодов, ЭДО-документы висят неотправленными
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем решается дисциплиной процесса: коды сканируются при каждом движении товара, уведомления отправляются в день оприходования или отгрузки, сверка с государственными системами проводится минимум раз в месяц. Если обороты большие, настройте автоматическую загрузку кодов из УПД и регламентные задания на обмен с «Честным ЗНАКом» — это снимет значительную часть ручной работы.
Что важно запомнить
Включите функциональность маркировки и прослеживаемости, корректно классифицируйте номенклатуру, фиксируйте коды и РНПТ в каждом документе движения, своевременно отправляйте уведомления в ФНС и регулярно сверяйте остатки с «Честным ЗНАКом».
Частые вопросы
Можно ли вести учет прослеживаемых товаров в 1С:Бухгалтерии без торговой конфигурации?
Да, базовый учет по РНПТ и маркировке в «1С:Бухгалтерии 8» поддерживается: есть поля для кодов, документы обмена с «Честным ЗНАКом» и уведомления в ФНС. Однако для полноценной розницы со сканированием на кассе и складского учета серий удобнее связка с «1С:Розницей» или «Управлением торговлей».
Что делать, если поставщик не передал коды маркировки по ЭДО?
Запросите у поставщика корректный УПД с кодами — передача кодов при продаже маркируемого товара между организациями обязательна. Если получить документ невозможно, коды можно отсканировать вручную при приемке, но юридически чистый вариант — именно электронный документ от поставщика.
Как продавать остатки товара, закупленного до введения обязательной маркировки?
Такие остатки подлежат перемаркировке: нужно заказать коды в «Честном ЗНАКе», напечатать этикетки и нанести их на товар, оформив в 1С документ «Маркировка товаров» с описанием остатков. Продавать без кодов после окончания переходного периода нельзя.
Нужно ли указывать РНПТ при продаже физическому лицу?
Нет, при розничной продаже конечному потребителю уведомления о перемещении прослеживаемых товаров не подаются — выбытие фиксируется через отчет о розничных продажах. РНПТ обязателен в документах при передаче товара организациям и ИП.
Как исправить ошибку, если код уже выведен из оборота по ошибке?
Если код выведен из оборота ошибочно, подайте в «Честный ЗНАК» документ о возврате в оборот с указанием причины (например, возврат от покупателя). В 1С для этого есть соответствующий документ обмена. Действуйте аккуратно: повторный ввод кодов без оснований может вызвать вопросы при проверке.