Как вести учёт ТМЦ в 1С: практическое руководство

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) — это запасы предприятия: сырьё, материалы, товары для перепродажи, готовая продукция, инвентарь и хозяйственные принадлежности. Учёт ТМЦ в 1С строится на связке «справочник номенклатуры — складские документы — регистры остатков»: каждая операция оформляется документом, а программа автоматически пересчитывает остатки и формирует проводки.

Правильно выстроенный учёт позволяет в любой момент видеть, что, где и в каком количестве лежит на складах, сколько это стоит и кому передано. Ошибки же в настройке приводят к отрицательным остаткам, расхождениям между складским и бухгалтерским учётом и искажению себестоимости. Ниже разобран полный цикл работы с ТМЦ: от создания номенклатуры до инвентаризации и списания.

Инструкции применимы к типовым конфигурациям «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой»; в «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» логика аналогична, отличаются названия разделов. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов склада и справочника номенклатуры.

Настройка справочника номенклатуры

Основа учёта — справочник «Номенклатура» (раздел «Справочники» или «НСИ и администрирование» в зависимости от конфигурации). Каждая позиция ТМЦ должна быть создана один раз: дубли карточек — главная причина «разъехавшихся» остатков, когда один и тот же товар числится на складе под разными названиями.

При создании карточки укажите вид номенклатуры (товар, материал, услуга, продукция), единицу измерения, номенклатурную группу и артикул. Именно вид номенклатуры в типовых конфигурациях определяет счёт учёта: материалы обычно попадают на счёт 10, товары — на 41, готовая продукция — на 43. Если ведёте учёт по штрихкодам, заполните их сразу — это ускорит приёмку и инвентаризацию.

Группируйте номенклатуру по папкам с понятной логикой: по назначению (сырьё, комплектующие, МБП), по поставщикам или по товарным категориям. Не создавайте слишком глубокую иерархию — поиск по наименованию и артикулу в 1С работает быстро, а избыточная вложенность мешает новым сотрудникам.

Настройка складов и счетов учёта

Создайте в справочнике «Склады» все реальные места хранения: основной склад, кладовая производства, магазин, склад брака. Даже если физически склад один, заведите хотя бы одну карточку — без указания склада документы не проведутся. Если материально ответственные лица (МОЛ) разные, для каждого лучше завести отдельный склад: так проще считать ответственность и проводить инвентаризацию.

Проверьте настройку счетов учёта номенклатуры. В «1С:Бухгалтерии» это регистр «Счета учета номенклатуры»: счёт можно задать по виду номенклатуры, по конкретной позиции, по складу или по организации в целом. Приоритет — от частного к общему: сначала проверяется счёт для конкретной позиции, затем для вида, затем общий. Неверно настроенные счета — причина ситуации, когда материалы попадают на счёт товаров и наоборот.

Отдельно решите вопрос способа оценки запасов. В бухгалтерском учёте типовые конфигурации ведут оценку по средней стоимости или по ФИФО — способ задаётся в учётной политике организации. Смена способа оценки в середине года требует осторожности и обычно выполняется только с нового отчётного периода.

Оприходование ТМЦ на склад

Поступление ТМЦ оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары» или «Поступление товаров и услуг». Заполните поставщика, договор, склад и табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. После проведения программа сформирует проводки по дебету счёта запасов и увеличит складские остатки.

Если поставка сопровождается счётом-фактурой, зарегистрируйте его по ссылке в документе поступления — тогда НДС корректно попадёт в книгу покупок. Проверяйте цены до проведения: ошибка в цене исказит себестоимость всех последующих списаний этой партии, и исправлять её придётся перепроведением цепочки документов.

Для поступления без поставщика (излишки, первоначальное заполнение базы) используйте документ «Оприходование товаров» или «Ввод начальных остатков». Ввод остатков при старте учёта делается на конкретную дату через помощник ввода остатков: указывается номенклатура, партия, количество и стоимость по каждому складу.

1. 1
   Создайте документ «Поступление товаров и услуг» и выберите контрагента и склад
2. 2
   Заполните табличную часть по накладной поставщика: номенклатура, количество, цены
3. 3
   Сверьте итоговую сумму документа с бумажной накладной или УПД
4. 4
   Зарегистрируйте счёт-фактуру, если поставщик — плательщик НДС
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»

Перемещение и внутреннее движение ТМЦ

Передача запасов между складами оформляется документом «Перемещение товаров»: указываются склад-отправитель, склад-получатель и список позиций. Себестоимость при перемещении не меняется — ценности просто «переезжают» с одного места хранения на другое, и в бухгалтерском учёте проводки формируются только если склады относятся к разным аналитикам.

Передачу материалов в производство в «1С:Бухгалтерии» оформляют документом «Требование-накладная»: материалы списываются со склада в дебет счёта затрат (20, 25, 26) с указанием подразделения и номенклатурной группы. Это ключевой документ для формирования себестоимости продукции — ошибки в нём напрямую искажают финансовый результат.

Материалы, переданные сотрудникам для длительного использования (инструменты, спецодежда, инвентарь), учитывайте через специальные операции передачи материалов в эксплуатацию, если это предусмотрено конфигурацией. Тогда ценности остаются на учёте за конкретным МОЛ, а их стоимость погашается по правилам, принятым в учётной политике.

Списание и реализация ТМЦ

Продажа товаров оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)»: при проведении списывается себестоимость проданных позиций и признаётся выручка. Если в базе включён контроль остатков, документ не проведётся при недостатке товара на складе — это нормальная защита, а не сбой.

Списание испорченных, утраченных или использованных на собственные нужды ценностей оформляется документом «Списание товаров» с указанием причины и счёта затрат. Каждое списание должно иметь документальное основание (акт на списание, приказ) — без него списание создаёт налоговые риски, так как стоимость списанного может быть не признана расходом.

Инвентаризация и контроль остатков

Инвентаризация в 1С начинается с документа «Инвентаризация товаров» (или «Пересчет товаров»): программа фиксирует учётные остатки на выбранном складе, а кладовщик вносит фактические количества. Разница автоматически показывает недостачи и излишки. На основании инвентаризации создаются документы списания недостач и оприходования излишков.

Перед инвентаризацией обязательно проведите все складские документы за период и убедитесь, что нет «черновиков» в статусе «не проведён». Распечатайте инвентаризационную опись прямо из документа — она будет соответствовать учётным данным на момент начала пересчёта.

Для ежедневного контроля используйте отчёты: «Остатки товаров на складах», «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (10, 41, 43), «Ведомость по товарам на складах». Сверяйте складские остатки с бухгалтерскими счетами минимум ежемесячно — расхождение означает, что документы проводились с ручными проводками или счета учёта настроены неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по складскому отчёту и по счёту 41 (10, 43)

Норма

Суммы и количества совпадают

Тревожный признак

Есть расхождения — искать документы с ручной корректировкой проводок

Отрицательные остатки в отчёте «Остатки товаров»

Норма

Отрицательных позиций нет

Тревожный признак

Есть «минус» — оприходование проведено позже списания или не оформлено

Себестоимость в отчёте по продажам

Норма

Стоимость списания соответствует ценам поступления

Тревожный признак

Нулевая или аномальная себестоимость — партия не оприходована

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — дубли номенклатуры, из-за которых один товар дробится на несколько карточек и остатки «не сходятся». Периодически проверяйте справочник поиском похожих наименований и объединяйте дубли через штатную обработку поиска и удаления дублей, предварительно сделав резервную копию базы.

Вторая группа ошибок — документы, проведённые «задним числом» без последующего перепроведения цепочки. Если оприходовать поставку вчерашней датой, а списания уже проведены сегодняшней, себестоимость этих списаний останется рассчитанной без учёта новой партии. После любых изменений задним числом выполняйте перепроведение документов за затронутый период и повторное закрытие месяца.

Частые вопросы

Чем «Поступление товаров» отличается от «Оприходования товаров»?

«Поступление» оформляет покупку у контрагента: формирует задолженность поставщику, принимает НДС к вычету и отражается в расчётах. «Оприходование» используется для излишков, выявленных инвентаризацией, или безвозмездного получения — задолженность не возникает, а стоимость относится на прочие доходы.

Как исправить отрицательные остатки на складе?

Найдите позиции с минусом отчётом «Остатки товаров на складах», затем установите причину: чаще всего оприходование проведено более поздней датой, чем списание, или не введено вовсе. Введите или перенесите документ поступления на корректное время, затем перепроведите последующие документы и повторите расчёт себестоимости через закрытие месяца.

Можно ли вести ТМЦ в 1С:Бухгалтерии без торговой конфигурации?

Да, для несложного складского учёта возможностей «1С:Бухгалтерии» достаточно: есть поступление, перемещение, списание, инвентаризация и отчёты по остаткам. Переходить на «Управление нашей фирмой» или торговые конфигурации имеет смысл, когда нужны резервы, заказы покупателей, ордерный склад, серии и характеристики.

Как учитывать ТМЦ, переданные сотрудникам (инструменты, спецодежду)?

Используйте передачу материалов в эксплуатацию с указанием сотрудника как материально ответственного лица. Ценности остаются на учёте за конкретным МОЛ, а стоимость погашается по правилам учётной политики — единовременно при передаче или линейно в течение срока полезного использования. При увольнении сотрудника оформляйте возврат или списание по акту.

Что делать, если в базе уже накопились дубли номенклатуры?

Сделайте резервную копию, затем воспользуйтесь штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование»). Она заменит дубли во всех документах на выбранную «правильную» карточку и пометит лишние на удаление. После замены проверьте остатки и перепроведите документы за периоды, где были замены.

Нужно ли закрывать месяц для корректного учёта ТМЦ?

Да. Регламентная операция «Закрытие месяца» выполняет расчёт себестоимости по фактическим данным, корректирует стоимость списаний и списывает расходы. Без неё себестоимость в отчётах может быть предварительной. Выполняйте закрытие после того, как все документы месяца введены и проверены.