Торговля и Склад · 10 мин
Как вести складской учет в 1С
Как настроить и вести складской учет в 1С: параметры учета, приходные и расходные документы, перемещения, инвентаризация, контроль остатков и типичные ошибки.
Складской учет в 1С строится на документах: каждое движение товара — поступление, отгрузка, перемещение, списание — оформляется документом, который изменяет остатки на складах. Пока вы работаете только документами, остатки в программе совпадают с фактическими. Как только начинаются ручные корректировки регистров или «отрицательные» продажи в минус, учет разваливается.
Инструкция ниже написана на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация», но логика справедлива и для «1С:Бухгалтерии» с включенным складским учетом. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации.
Главный принцип: сначала настройка справочников и складов, затем ввод начальных остатков, потом ежедневная работа документами и периодическая сверка с фактическими остатками. Пропуск любого этапа приводит к ошибкам, которые потом дорого исправлять.
Настройка параметров учета и складов
Первый шаг — включить нужные функциональные опции. В разделе «НСИ и администрирование» откройте настройку учета и проверьте флажки: «Склады», «Несколько складов» (если складов больше одного), «Серии номенклатуры» (для товаров со сроками годности и серийными номерами), «Ордерный склад» (если кладовщик работает отдельно от учетчика). Лишние опции не включайте — каждая добавляет обязательные поля в документы.
Создайте склады в справочнике «Склады и магазины». Для каждого склада укажите тип: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка. От типа зависит, какие документы и цены применяются. Если физически товар лежит в одном помещении, но часть — под резерв или брак, заведите отдельные виртуальные склады «Резерв» и «Брак», чтобы не смешивать их с продажным остатком.
Заполните справочник «Номенклатура»: для каждого товара укажите вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС и при необходимости признак ведения учета по сериям или характеристикам (размер, цвет). Ошибки в карточке товара на этом этапе потом «размножаются» по всем документам.
Ввод начальных остатков
Если учет велся раньше — в другой программе или в Excel, — остатки нужно перенести. Используйте документ «Ввод начальных остатков» (в УТ — раздел «НСИ и администрирование», в Бухгалтерии — «Помощник ввода остатков»). Перед вводом проведите фактическую инвентаризацию на складе: переносить данные из старой системы без сверки нельзя, иначе вы стартуете с заведомо неверными цифрами.
В документе укажите склад, номенклатуру, количество и себестоимость каждой позиции. Себестоимость вводится по данным прошлого учета — от неё зависят будущая валовая прибыль и стоимость списаний. Если точную себестоимость восстановить невозможно, используйте последние закупочные цены и зафиксируйте это решение в учетной политике.
После ввода проверьте результат отчетом «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах»): сверьте итоговое количество и сумму с инвентаризационной ведомостью. Расхождение даже в одной позиции — повод найти ошибку сразу, а не накапливать её.
Оформление поступления товаров
Каждая поставка оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Поступление (акты, накладные)»). В документе укажите поставщика, договор, склад и табличную часть с товарами: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. После проведения остаток на складе увеличится, а в учете появится задолженность перед поставщиком.
Загружайте товары из накладной поставщика, а не набирайте вручную: в типовых конфигурациях есть загрузка из Excel и электронных документов (EDI/ЭДО). Ручной ввод 50 позиций почти гарантированно даст ошибку в количестве или цене.
Если фактическое количество отличается от накладной, оформляйте документ на фактически принятое количество, а расхождение фиксируйте актом расхождений и претензией поставщику. Не проводите накладную «как есть» с мыслью «потом поправим» — так не делают никогда.
- 1Сверьте фактическое количество с накладной поставщика
- 2Создайте документ «Поступление товаров и услуг», заполните поставщика и склад
- 3Загрузите или введите товары, проверьте цены и НДС
- 4Проведите документ и сверьте остаток по отчету «Товары на складах»
- 5При расхождениях оформите акт и претензию поставщику
Отгрузка, продажа и списание со склада
Отпуск товара покупателю оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Документ списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и выручку. Если включен контроль остатков, программа не даст продать больше, чем есть на складе, — не отключайте этот контроль без крайней необходимости.
Внутренние движения оформляются отдельными документами: «Перемещение товаров» — между складами, «Списание товаров» — на расходы (брак, порча, использование для собственных нужд), «Оприходование товаров» — для излишков, выявленных при инвентаризации. Каждый документ требует основания и ответственного лица.
Розничные продажи в неавтоматизированной точке оформляются «Отчетом о розничных продажах», который списывает товар по итогам дня или смены. В автоматизированной точке с кассой, подключенной к 1С, списание происходит по каждому чеку автоматически.
Инвентаризация и сверка остатков
Инвентаризация в 1С оформляется документом «Пересчет товаров» (в УТ) или «Инвентаризация товаров на складе» (в Бухгалтерии). Порядок такой: создайте документ, заполните его учетными остатками из базы, распечатайте ведомость, проведите фактический пересчет на складе и внесите фактические количества.
По итогам документа программа покажет расхождения. Недостачи списываются документом «Списание товаров», излишки — «Оприходование товаров». В УТ эти документы можно создать на основании пересчета автоматически.
Проводите полную инвентаризацию минимум перед годовой отчетностью, а по ходовым группам товаров — выборочные пересчеты ежемесячно. Чем дольше период между сверками, тем труднее найти документ, в котором возникла ошибка.
Как проверить результат
Остатки положительные, совпадают с фактом
Отрицательные остатки, расхождения с полкой
Обороты по приходу и расходу соответствуют документам
Движения без документов-оснований, странные суммы
Стабильная маржа по группам товаров
Резкие скачки себестоимости без изменения закупочных цен
Отчеты для ежедневного контроля
Для ежедневной работы достаточно трех отчетов. «Остатки товаров на складах» показывает текущее наличие в количестве и сумме — используйте его для сверки с полкой. «Ведомость по товарам на складах» показывает движения за период по каждой позиции — по нему ищут, куда «ушел» товар. «Валовая прибыль» или «Анализ себестоимости» контролирует корректность списания себестоимости.
Дополнительно полезны «Товары с истекающим сроком годности» (при учете по сериям) и «Остатки и доступность» для контроля резервов. Настройте расписание рассылки ключевых отчетов на почту руководителю — это дисциплинирует склад без лишних совещаний.
Границы самостоятельной работы
Базовые операции — поступление, реализация, перемещение, инвентаризация — осваиваются за несколько дней и не требуют программиста. Но есть задачи, где ошибка дороже услуг специалиста: изменение методики расчета себестоимости, включение ордерной схемы на действующем складе, исправление отрицательных остатков за закрытый период, перенос данных из другой системы.
Перед любыми массовыми изменениями — групповым перепроведением документов, обработками исправления остатков, обновлением конфигурации — делайте резервную копию базы. Восстановление из копии занимает минуты, а ручное восстановление испорченных данных — дни.
Что важно запомнить
Складской учет в 1С — это дисциплина документов: каждое движение товара оформляется документом, остатки контролируются отчетами, а фактическое наличие регулярно сверяется инвентаризацией. Не продавайте в минус, не правьте старые документы без необходимости и делайте резервные копии перед массовыми изменениями.
Частые вопросы
Можно ли вести складской учет в 1С:Бухгалтерии или нужна Управление торговлей?
В 1С:Бухгалтерии доступен базовый количественно-суммовой учет по складам: поступление, реализация, перемещение, инвентаризация. Для небольшого ассортимента этого достаточно. Управление торговлей нужно, когда требуются резервирование, серии, ордерная схема, несколько типов цен и детальная аналитика продаж.
Что делать, если в отчете появились отрицательные остатки?
Откройте «Ведомость по товарам на складах» по проблемной позиции и найдите момент, когда остаток ушел в минус. Обычно причина — продажа проведена раньше поступления по времени или поступление вообще не введено. Исправьте даты документов или введите недостающее поступление, затем перепроведите связанные документы.
Как учитывать товар, который зарезервирован под заказ клиента?
В Управлении торговлей и Комплексной автоматизации используйте механизм резервирования: в заказе покупателя укажите действие «Резервировать». Товар останется на складе, но будет недоступен для других продаж. В Бухгалтерии штатного резервирования нет — там применяют отдельный виртуальный склад «Резерв» и перемещения.
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Обязательная полная инвентаризация — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Практически целесообразно проводить выборочные пересчеты ходовых товаров ежемесячно и полную сверку склада ежеквартально: так ошибки находятся, пока еще можно восстановить, какой документ их вызвал.
Нужно ли включать учет по сериям для всех товаров?
Нет. Серии включайте только там, где это объективно необходимо: сроки годности, гарантийные серийные номера, обязательная маркировка. Для остального товара учет по сериям добавляет обязательное поле в каждый документ и замедляет работу без пользы для учета.
Можно ли исправить ошибку в прошлом месяце, если период уже закрыт?
Технически можно — открыть период, исправить документ и перепровести последующие. Но если по периоду сдана отчетность, исправления должны оформляться корректировочными документами текущей датой, а не правкой «задним числом». Перед изменением закрытого периода сделайте резервную копию и согласуйте действия с бухгалтером.