Торговля и Склад · 9 мин
Как вести розничные продажи в 1С
Пошаговая инструкция по ведению розничных продаж в 1С: настройка кассы ККМ, оформление чеков, отчёт о розничных продажах, возвраты и контроль остатков.
Розничная торговля в 1С строится вокруг нескольких ключевых документов: чек ККМ, отчёт о розничных продажах, приходный кассовый ордер и документы возврата. В зависимости от конфигурации — «Управление торговлей», «Розница», «Комплексная автоматизация» или «Управление нашей фирмой» — набор документов и порядок работы немного различается, но общая логика одинакова: продажи фиксируются на кассе, затем сводятся в итоговый документ, который списывает товар со склада и формирует выручку.
Главная ошибка начинающих — вести розницу «оптовыми» документами: реализациями товаров и услуг на каждого покупателя. Это перегружает базу, искажает аналитику по контрагентам и ломает отчётность. Для розницы предусмотрен отдельный механизм, где покупатель обычно не идентифицируется, а товароучёт ведётся по кассе и складу магазина.
Ниже разобран практический порядок: подготовка справочников, работа кассира в течение смены, закрытие смены, возвраты и контроль результатов. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Розница и 1С:Управление торговлей; в других решениях названия команд могут отличаться, но последовательность сохраняется.
Подготовка: справочники, склад и касса ККМ
До первой продажи создайте склад с типом «Розничный» (в УТ — склад с видом «Розничный магазин», в 1С:Рознице — магазин как структурная единица). К складу привяжите вид цен, по которому будет продаваться товар: именно отсюда программа подтянет цену в чек. Если цена не задана, чек либо не проведётся, либо уйдёт с нулевой ценой — это одна из самых частых причин расхождений в выручке.
Заведите кассу ККМ в справочнике касс и укажите, работает она с фискальным регистратором или в автономном режиме (без подключения к программе). При подключённом фискальнике чек печатается и фискализируется автоматически при проведении документа. При автономном режиме кассир пробивает чеки на отдельной кассе, а в 1С данные загружаются сводно через отчёт о розничных продажах.
Заполните номенклатуру: штрихкоды, единицы измерения, ставки НДС и признаки маркированного товара. Для маркированной продукции (обувь, табак, лекарства и др.) без корректной настройки сканирования кодов маркировки продажа просто не пройдёт фискализацию — касса вернёт ошибку.
Подключение торгового оборудования
Перейдите в раздел администрирования (в УТ — «Настройка подключаемого оборудования», в Рознице — «Администрирование → Подключаемое оборудование»). Добавьте фискальный регистратор, выберите драйвер (обычно драйвер производителя или «1С:Драйвер ККТ»), укажите COM-порт или сетевое подключение и выполните тест устройства.
Аналогично подключите сканер штрихкодов и, при необходимости, дисплей покупателя и терминал эквайринга. Эквайринговый терминал можно подключить напрямую к 1С — тогда сумма оплаты передаётся на терминал автоматически и исключается ошибка кассира при ручном вводе суммы.
Продажа в течение смены: чек ККМ
Рабочее место кассира (РМК) открывается командой «Открыть смену» — при этом на фискальном регистраторе печатается отчёт об открытии смены. Далее кассир сканирует товар или подбирает его поиском, программа подставляет цену из вида цен магазина, рассчитывает скидки по настроенным правилам и предлагает выбрать форму оплаты: наличные, карта или смешанная оплата.
После нажатия «Пробить чек» документ «Чек ККМ» проводится, чек фискализируется и передаётся оператору фискальных данных, если касса подключена к ОФД. Товар при этом резервируется к списанию, но фактическое списание со склада в большинстве типовых схем происходит при закрытии смены через отчёт о розничных продажах.
Безналичная оплата и смешанные чеки
При оплате картой выберите соответствующий вид оплаты — программа создаст связь с эквайринговой операцией. Если терминал не подключён к 1С, кассир пробивает сумму на терминале вручную и подтверждает оплату в чеке; сверка итогов по эквайрингу тогда выполняется отдельно по слип-чекам или реестру банка.
Продажа маркированного товара
При сканировании кода маркировки программа проверяет его статус через ГИС МТ («Честный знак»). Если код уже выбыл из оборота или не найден, продажа блокируется. Не пробивайте такой товар «вручную» без кода — это нарушение, которое видно в данных ОФД и чревато штрафами.
- 1Откройте смену в РМК и дождитесь печати отчёта об открытии
- 2Сканируйте товары, проверяйте цену и скидки на экране
- 3Выберите форму оплаты и пробейте чек
- 4Убедитесь, что чек напечатан и передан в ОФД (нет индикатора неотправленных документов)
- 5В конце смены выполните закрытие смены и сверьте наличные в кассе с суммой по Z-отчёту
Закрытие смены и отчёт о розничных продажах
По завершении смены кассир выполняет «Закрытие смены» — на фискальном регистраторе печатается Z-отчёт. В 1С при этом автоматически (или вручную, в зависимости от настройки) формируется документ «Отчёт о розничных продажах», который собирает все чеки за смену, списывает проданный товар со склада магазина и формирует проводки по выручке.
Проверьте документ перед проведением: состав проданных позиций, суммы по наличной и безналичной оплате, а также остатки товара. Если какой-то чек был отменён или сторнирован, он не должен попасть в отчёт как продажа — типовые конфигурации исключают его автоматически, но при ручном формировании документа стоит сверить суммы с Z-отчётом.
Выручка инкассируется документом «Расходный кассовый ордер» с операцией инкассации или перемещением денежных средств на расчётный счёт. Это важно для корректного учёта денег в пути: сумма по кассе ККМ после инкассации должна совпадать с фактическим остатком наличных.
Как проверить результат смены
Совпадает с итогом Z-отчёта по кассе
Расхождение — ищите непроведённые или отменённые чеки
Списались позиции из чеков, отрицательных остатков нет
Минус по позициям — не был введён приход или неверный склад
Фактический остаток равен данным программы после инкассации
Разница — проверяйте возвраты, внесения и выемки
Возвраты от покупателей
Возврат оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» (или чеком ККМ на возврат в РМК) на основании чека продажи. Основание обязательно: программа подтянет товар, цену и кассу, а фискальный чек возврата будет содержать реквизиты исходного чека — этого требует порядок применения ККТ.
Если покупатель возвращает товар в день покупки до закрытия смены, можно выполнить сторнирование чека. Если смена уже закрыта — только полноценный чек возврата. Оплата возвращается тем же способом, что была получена: на карту — через эквайринговую операцию возврата, наличными — из кассы.
Контроль и аналитика
Для ежедневного контроля используйте отчёты «Валовая прибыль», «Продажи по кассам ККМ», «Остатки товаров на складах» и сверку эквайринга. Расхождение между суммой чеков по картам и реестром банка обычно означает неподтверждённую эквайринговую операцию или ручной ввод суммы на терминале с ошибкой.
Раз в месяц проводите инвентаризацию розничного склада: документы «Пересчёт товаров» (или «Инвентаризационная опись») покажут недостачи и излишки, которые в рознице неизбежны из-за ошибок сканирования похожих позиций и пересортицы.
Что важно запомнить
Розница в 1С ведётся связкой «чек ККМ → отчёт о розничных продажах»: чеки фиксируют продажи в смене, отчёт списывает товар и формирует выручку. Настройте склад магазина, вид цен и кассу до первой продажи, возвраты проводите только на основании чека, а итоги смены ежедневно сверяйте с Z-отчётом и фактической наличностью.
Частые вопросы
Можно ли вести розницу в 1С без подключённого фискального регистратора?
Да, в автономном режиме: чеки пробиваются на отдельной кассе, а в 1С в конце дня вводится отчёт о розничных продажах сводно. Это подходит для небольших точек, но исключает контроль каждого чека в базе и усложняет возвраты.
Чем отличается чек ККМ от отчёта о розничных продажах?
Чек ККМ — документ отдельной продажи, который фискализируется на кассе. Отчёт о розничных продажах — итоговый документ смены: он собирает чеки, списывает товар со склада и формирует бухгалтерские проводки по выручке.
Что делать, если чек пробит с ошибкой?
Если смена открыта — выполните сторнирование чека и пробейте корректный. Если смена закрыта — оформите чек возврата на основании ошибочного, затем новый чек продажи. При неверных реквизитах фискализации может потребоваться чек коррекции.
Как учитывать оплату подарочным сертификатом?
Заведите сертификаты в номенклатуре как отдельный вид и настройте вид оплаты «Подарочный сертификат». Продажа сертификата — аванс, а при оплате товара сертификатом аванс зачитывается. В типовых конфигурациях этот механизм уже предусмотрен, нужно только включить его в настройках.
Почему в отчёте о розничных продажах не списывается товар?
Чаще всего документ создан не в режиме по кассе ККМ, не хватает остатков на складе магазина или чеки не были проведены. Проверьте остатки по позициям из отчёта и статус чеков за смену, затем перепроведите документ.
Нужна ли отдельная конфигурация 1С:Розница, если есть Управление торговлей?
Нет, в УТ есть полноценный блок розничных продаж и рабочее место кассира. Отдельная «Розница» удобна для сети магазинов с обменом данными с центральной базой, но для одной-двух точек возможностей УТ достаточно.