Торговля и Склад · 9 мин
Как вести продажи в 1С: практическое руководство
Как вести продажи в 1С: оформление заказов, отгрузка, счета и акты, работа с клиентами и долгами. Пошаговая инструкция с ошибками и проверками результата.
Учёт продаж в 1С строится по цепочке документов: заказ клиента, счёт на оплату, реализация товаров или услуг, поступление оплаты. Если соблюдать эту последовательность и корректно заполнять договоры и номенклатуру, программа автоматически формирует взаиморасчёты, резервы на складе и отчёты по выручке. Ошибка на любом этапе — например, реализация без заказа или оплата не по тому договору — приводит к «зависшим» долгам и искажённым остаткам.
Материал написан на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация», но логика работы совпадает и в «1С:Бухгалтерии» с включённым учётом торговых операций. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии и настроенных ролей пользователя.
Перед началом работы убедитесь, что заполнены справочники: контрагенты, номенклатура, договоры, склады и цены. Продажи «вслепую», когда номенклатуру заводят прямо в документе отгрузки, почти всегда заканчиваются дублями карточек и некорректной себестоимостью.
Настройка перед стартом: что должно быть заполнено
Продажи невозможно вести корректно без базовых справочников. Проверьте раздел «Нормативно-справочная информация» (НСИ): должны быть заведены контрагенты с ИНН, договоры с указанием валюты и порядка расчётов, номенклатура с единицами измерения и видами цен, а также склады, с которых будет идти отгрузка.
Обратите внимание на соглашения с клиентами (в УТ 11) или договоры (в БП). Именно в них задаются условия оплаты, скидки, валюта и порядок расчётов — по договору в целом, по заказам или по накладным. Неверно выбранный порядок расчётов — самая частая причина «неправильных» долгов в отчётах.
Также проверьте настройку видов цен: оптовая, розничная, партнёрская. Цена подставляется в документ автоматически из соглашения, но только если для номенклатуры она зарегистрирована документом «Установка цен номенклатуры». Если цена в заказе встаёт нулём — ищите проблему здесь, а не в самом заказе.
Как проверить готовность к работе
Заполнены ИНН, договор, соглашение с условиями оплаты
Контрагент без договора или несколько дублей карточки
Есть вид номенклатуры, единица измерения, зарегистрирована цена
Позиции заведены «на лету» без цен и групп
Остатки актуальны, склад доступен для отгрузки
Отрицательные остатки или несколько «технических» складов
Оформление заказа клиента
Заказ клиента — стартовый документ продажи. В УТ 11 он находится в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов». Создайте документ, укажите клиента — соглашение, договор и склад подставятся автоматически. Затем добавьте товары в табличную часть: цены и скидки рассчитаются по условиям соглашения.
Важный реквизит — статус заказа. «К согласованию» не резервирует товар и не попадает в обязательства, «К отгрузке» — формирует потребность и может резервировать остатки. Переходите к статусу «К отгрузке» только тогда, когда заказ реально подтверждён клиентом, иначе склад будет видеть фиктивные резервы.
Если товара нет в наличии, заказ всё равно можно провести — программа покажет обеспечение: что есть на складе, что нужно заказать поставщику. В УТ 11 для этого используется рабочее место «Обеспечение потребностей» или кнопка «Обеспечение» прямо в заказе.
- 1Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать»
- 2Выберите клиента, проверьте подставившиеся соглашение и договор
- 3Добавьте номенклатуру, проверьте цены и скидки
- 4Укажите желаемую дату отгрузки и склад
- 5Установите статус «К отгрузке» и проведите документ
- 6Проверьте резерв по отчёту «Остатки и доступность товаров»
Счёт на оплату и работа с предоплатой
Счёт на оплату создаётся на основании заказа кнопкой «Создать на основании» или из раздела «Продажи» → «Счета на оплату». Сам по себе счёт не формирует проводок и не двигает взаиморасчёты — это только печатная форма для клиента. Но в УТ 11 счёт может контролировать этапы оплаты и блокировать отгрузку до поступления денег.
Когда клиент платит, бухгалтер или кассир оформляет «Поступление безналичных денежных средств» (или приходный кассовый ордер). Критично, чтобы в платёжном документе был указан тот же договор и, при расчётах по заказам, тот же заказ. Иначе оплата «повиснет» как аванс, а заказ останется неоплаченным, хотя деньги пришли.
Если работаете по предоплате, настройте в соглашении этапы оплаты: например, 30% аванс, 70% после отгрузки. Тогда программа сама покажет график платежей и не даст отгрузить товар, если обязательный этап не оплачен (при включённом контроле).
Отгрузка: реализация товаров и услуг
Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (в УТ 11 — «Реализация»). Правильный путь — создать реализацию на основании заказа: тогда перенесутся товары, цены, договор, а программа свяжет документы и корректно закроет заказ. Реализация «с нуля» без заказа допустима, но тогда заказ придётся закрывать вручную, и аналитика продаж раздвоится.
При проведении реализации программа списывает товар со склада и формирует себестоимость по методу, заданному в учётной политике (обычно FIFO или средняя). Если на складе недостаточно остатков, документ либо не проведётся, либо уйдёт в минус — в зависимости от настроек контроля. Минусовые остатки недопустимы: они ломают расчёт себестоимости по всем последующим продажам.
На основании реализации печатаются товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД) и счёт-фактура. Если работаете с ЭДО, документы отправляются контрагенту прямо из 1С через оператора — статусы подписания видны в самой реализации.
Контроль оплаты и взаиморасчётов
После отгрузки начинается самая ответственная часть — контроль дебиторки. Основной инструмент в УТ 11 — отчёт «Задолженность клиентов» (или «Ведомость расчётов с клиентами»), в БП — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» с детализацией по контрагентам и документам.
Сверяйтесь с клиентами регулярно: расхождения проще исправить в том же месяце, чем искать документ полугодовой давности. Для сверки используйте «Акт сверки взаиморасчётов» — он формируется из карточки контрагента или раздела продаж.
Просроченную задолженность отслеживайте по срокам оплаты из соглашения. В УТ 11 есть отчёт «Просроченная задолженность клиентов», который группирует долги по интервалам просрочки — это основа для работы менеджеров по взысканию.
Отчёты для анализа продаж
Для управленческого контроля в УТ 11 используйте отчёты раздела «Продажи»: «Выручка и себестоимость продаж» показывает валовую прибыль по товарам, клиентам и менеджерам; «Анализ причин отмены заказов» помогает понять, почему срываются сделки; «Сравнительный анализ продаж» показывает динамику по периодам.
Менеджерам по продажам полезен отчёт «Ведомость по заказам клиентов»: он показывает по каждому заказу, что отгружено, что оплачено и что осталось сделать. Это заменяет ручные Excel-таблицы, которые часто ведут параллельно с 1С.
Проверяйте отчёты до закрытия месяца: непроведённые документы, отрицательные остатки и незакрытые заказы прошлых периодов искажают и управленческие, и бухгалтерские данные.
Где вести продажи: выбор конфигурации
Подходит для простых продаж услуг и небольшого товарооборота без резервов и сложных скидок. Ограничение: нет полноценного управления заказами и складом.
Оптимальна для оптовой и розничной торговли: заказы, резервы, скидки, CRM-функции. Требует связки с бухгалтерской конфигурацией для регламентированного учёта.
Для компаний, где продажи связаны с производством и несколькими юрлицами. Избыточна для небольшой торговой фирмы из-за сложности внедрения.
Частые вопросы по учёту продаж в 1С
Можно ли оформить продажу без заказа клиента?
Да, реализацию можно создать самостоятельным документом — это допустимо для разовых продаж «с полки». Но если заказ всё-таки существовал, отгружайте на его основании, иначе заказ останется открытым и будет искажать отчёты по потребностям и резервам.
Что делать, если клиент оплатил, а долг в отчёте висит?
Откройте платёжный документ и проверьте договор и заказ в нём — они должны совпадать с реализацией. Если расчёты ведутся по заказам, оплата без указания заказа станет авансом. Исправьте аналитику в платёже и перепроведите его.
Как оформить возврат товара от клиента?
Используйте документ «Возврат товаров от клиента», созданный на основании реализации. Тогда программа корректно восстановит остатки, скорректирует выручку и взаиморасчёты. Не оформляйте возврат обычным поступлением — это нарушит себестоимость и НДС.
Почему в реализации не подставляется цена?
Цена берётся из соглашения с клиентом и регистрируется документом «Установка цен номенклатуры». Если цена нулевая — проверьте, что для этого вида цен и товара есть действующая установка на дату документа, а в соглашении выбран нужный вид цен.
Как продавать в розницу через 1С?
Для розницы используется «Рабочее место кассира» (РМК) с чеками ККМ: продажи оформляются чеками, а по итогам смены формируется отчёт о розничных продажах. Заказы и счета в рознице, как правило, не используются.
Нужно ли закрывать заказы вручную?
Да, если заказ отгружен частично и дальше отгружаться не будет — установите статус «Закрыт» с указанием причины отмены неотгруженных строк. Открытые «хвосты» заказов искажают отчёты по обеспечению и резервам.
Что важно запомнить
Ведите продажи цепочкой: заказ → счёт → реализация → оплата, создавая документы на основании друг друга. Следите за договорами в платежах, не допускайте минусов на складе и регулярно сверяйте взаиморасчёты отчётами — это гарантирует чистую дебиторку и корректную себестоимость.