Торговля и Склад · 9 мин
Как вернуть товар в 1С:Управление торговлей
Пошаговая инструкция по оформлению возврата товара от покупателя и поставщику в 1С:Управление торговлей: документы, проводки, ошибки и проверка результата.
Возврат товара в 1С:Управление торговлей (УТ 11) оформляется отдельными документами, которые корректируют складские остатки, взаиморасчёты и учёт НДС. Просто удалить или отредактировать исходную реализацию нельзя — это нарушит хронологию учёта и приведёт к расхождениям с покупателем и ФНС.
В конфигурации предусмотрено два зеркальных сценария: возврат товара от покупателя (клиент вернул вам продукцию) и возврат товара поставщику (вы возвращаете брак или излишки). Для каждого сценария есть свой документ, и оба поддерживают ввод на основании исходной отгрузки или поступления, что избавляет от ручного заполнения.
Ниже разобраны оба сценария с точными действиями, проверкой результата и типичными ошибками. Инструкция ориентирована на УТ 11.4/11.5; в более ранних версиях названия команд могут немного отличаться.
Какой документ выбрать: определите направление возврата
Первый шаг — понять, кто кому возвращает товар. Если клиент вернул вам ранее купленную продукцию, используется документ «Возврат товаров от клиента» (раздел «Продажи»). Если вы возвращаете товар своему поставщику — «Возврат товаров поставщику» (раздел «Закупки»).
Отдельные ситуации: возврат от розничного покупателя по чеку ККТ оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» или через отчёт о розничных продажах, а возврат комиссионеру или от комиссионера — своими документами в разделе комиссионной торговли. Ошибочный выбор документа приведёт к неверным проводкам по расчётам.
Как выбрать действие
Оформление возврата товара от покупателя
Откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг», найдите исходный документ отгрузки и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента». Программа автоматически перенесёт контрагента, договор, склад и табличную часть с ценами продажи.
В табличной части оставьте только фактически возвращаемые позиции и укажите реальное количество. Проверьте поле «Способ возврата»: товар может быть принят на склад сразу или оформлен как претензия с последующим поступлением. Для стандартного случая достаточно варианта с оприходованием на склад.
Укажите причину возврата в соответствующем поле — это важно для аналитики и для корректного отражения качественного или бракованного товара. Если возвращают брак, можно указать другой склад (например, карантинный), чтобы товар не попал в свободные остатки для продажи.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ сформирует движения по товарам на складах, уменьшит задолженность клиента и скорректирует НДС — в книге покупок появится запись по возвращённой реализации.
- 1Откройте исходную реализацию в разделе «Продажи»
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента»
- 3Скорректируйте количество и список позиций
- 4Укажите склад и причину возврата
- 5Проведите документ
- 6Проверьте остатки и взаиморасчёты отчётами
Оформление возврата товара поставщику
Зеркальная операция выполняется в разделе «Закупки». Откройте документ «Поступление товаров и услуг», по которому товар был принят, и создайте на его основании «Возврат товаров поставщику». Табличная часть заполнится автоматически с закупочными ценами.
Отредактируйте количество возвращаемых позиций и проверьте склад списания. Если товар физически уже на карантинном складе, укажите именно его, иначе программа спишет остатки с основного склада и возникнут отрицательные остатки.
Обратите внимание на финансовую часть: после проведения документа уменьшается ваша задолженность перед поставщиком либо формируется аванс, если поступление уже оплачено. Дальнейший возврат денег оформляется документом «Списание безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от поставщика».
Возврат от розничного покупателя
Если продажа прошла через розничную кассу, возврат оформляется в рабочем месте кассира: найдите чек продажи, выберите команду возврата и пробейте чек возврата на ККТ. Данные попадут в отчёт о розничных продажах, и товар вернётся на розничный склад.
Если чек найти невозможно (например, продажа была в прошлой смене другого магазина), используйте документ «Возврат товаров от розничного покупателя» в разделе «Продажи» с ручным заполнением. Учтите, что пробить чек возврата на ККТ всё равно придётся — программа и фискальный регистратор должны быть синхронизированы.
Проверка результата после проведения
После проведения документа возврата убедитесь, что учёт отразил операцию корректно. Откройте отчёт «Товары на складах» (раздел «Склад») и проверьте, что количество по возвращённым позициям изменилось на нужную величину и не появилось отрицательных остатков.
Затем сформируйте «Ведомость расчётов с клиентами» или «Ведомость расчётов с поставщиками» (разделы «Продажи» и «Закупки» соответственно). Задолженность контрагента должна уменьшиться на сумму возврата. Если возврат уже «закрыл» переплату, должна появиться отрицательная задолженность (аванс), которую позже закроет возврат денег.
Как проверить результат
Количество по позиции увеличилось (возврат от клиента) или уменьшилось (возврат поставщику) на верную величину
Остаток не изменился или стал отрицательным
Долг контрагента уменьшился на сумму возврата
Сумма расчётов не изменилась — документ не проведён или выбран неверный договор
Появилась корректирующая запись в книге покупок или продаж
Записей нет — проверьте дату документа и настройки учётной политики
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — создание документа возврата вручную без связи с исходной реализацией. В этом случае цены могут отличаться от фактических, а взаиморасчёты «повиснут» на другом заказе или договоре. Всегда используйте ввод на основании.
Вторая распространённая проблема — неверная дата возврата. Документ должен быть датирован фактической датой возврата, а не датой исходной продажи: задним числом в закрытом периоде проводить документ нельзя, это ломает регламентированную отчётность.
Третья ошибка — возврат бракованного товара на основной торговый склад. Такой товар снова попадёт в свободные остатки и может быть случайно продан. Заведите отдельный склад для брака и указывайте его в документе возврата.
Ограничения и когда нужен специалист
Описанные действия безопасны при работе в копии базы или при наличии актуальной резервной копии. Если возврат затрагивает прошлые отчётные периоды, по которым уже сдана декларация по НДС, потребуется корректировочный счёт-фактура и, возможно, уточнённая декларация — здесь лучше привлечь бухгалтера.
Также самостоятельно не стоит исправлять движения документов вручную через «Корректировку регистров» без понимания структуры учёта: ручные записи не отражаются в типовых отчётах по взаиморасчётам и создают скрытые расхождения, которые всплывут при сверке.
Что важно запомнить
Возврат всегда оформляется отдельным документом на основании исходной отгрузки: «Возврат товаров от клиента» для покупателей и «Возврат товаров поставщику» для закупок. После проведения проверьте остатки, взаиморасчёты и НДС, а брак принимайте на отдельный склад.
Частые вопросы
Можно ли вернуть товар частично?
Да. При создании возврата на основании реализации отредактируйте табличную часть: удалите лишние строки и укажите фактическое количество возвращаемых позиций. Остаток по реализации останется действующим.
Что делать, если исходный документ реализации не найден?
Создайте «Возврат товаров от клиента» вручную из журнала документов раздела «Продажи», заполнив контрагента, склад и позиции с ценами из первичных документов покупателя. Убедитесь, что цены совпадают с фактическими ценами продажи.
Как вернуть деньги покупателю после возврата товара?
Оформите «Списание безналичных денежных средств» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат оплаты клиенту». Документ закроет образовавшийся после возврата аванс в расчётах с клиентом.
Почему после возврата появились отрицательные остатки?
При возврате поставщику товар списывается со склада. Если фактический остаток меньше возвращаемого количества (например, часть уже продана), возникают минусы. Проверьте склад в документе и проведите инвентаризацию перед возвратом.
Нужен ли чек при возврате от розничного покупателя?
Да, при возврате розничной покупки на ККТ пробивается чек возврата прихода. Без него данные фискального накопителя разойдутся с учётом, что грозит претензиями при проверке.