Как вбить накладную в 1С Розница

Оприходование товара по накладной поставщика — базовая операция в 1С Розница, от которой зависят остатки на складе, себестоимость и розничные цены. Документ, который для этого используется, называется «Поступление товаров», и именно в него переносятся данные из бумажной или электронной накладной (ТОРГ-12, УПД).

Ошибка при вводе накладной почти всегда всплывает позже: при инвентаризации, при продаже по неверной цене или при расхождении взаиморасчётов с поставщиком. Поэтому важно не просто «пробить» документ, а правильно заполнить шапку, табличную часть и цены, а затем проверить результат.

Ниже описан порядок работы в типовой конфигурации 1С Розница (редакция 2.3/3.0). Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от настроек интерфейса, но логика действий одинакова.

Где находится документ поступления товаров

Откройте раздел «Закупки» (в некоторых настройках — «Склад» или «Закупки и поставщики») и выберите пункт «Поступления товаров». Откроется журнал документов, где видны все ранее введённые накладные с датами, поставщиками и суммами.

Нажмите кнопку «Создать». Перед заполнением убедитесь, что в шапке выбран правильный магазин (склад поступления) — особенно если в базе несколько торговых точек. Товар оприходуется именно на тот склад, который указан в документе, и исправить это после проведения можно только новым документом перемещения или корректировкой.

Заполнение шапки документа

В шапке укажите поставщика — выберите контрагента из справочника. Если поставщик новый, создайте карточку контрагента прямо из документа, заполнив наименование и ИНН. Далее укажите номер и дату входящей накладной — эти данные берутся из бумажного документа поставщика и нужны для сверки взаиморасчётов и бухгалтерской выгрузки.

Проверьте организацию, от имени которой оформляется закупка, и дату документа. Дата должна соответствовать фактическому дню приёмки: от неё зависят остатки и момент появления товара в отчётах. Если поставщик работает с НДС, проверьте ставку и признак «Цена включает НДС» — от этого зависит корректность сумм.

Как заполнить табличную часть с товарами

Ввод со сканером штрихкодов

Самый быстрый способ — сканировать каждую единицу товара. Установите курсор в поле ввода штрихкода табличной части и сканируйте этикетки: программа найдёт номенклатуру по штрихкоду и увеличит количество при повторном сканировании той же позиции. Если штрихкод не найден, 1С предложит создать новую карточку товара или привязать штрихкод к существующей.

Подбор из справочника

Если сканера нет, используйте кнопку «Подбор» или «Добавить». В форме подбора ищите товар по названию или артикулу, указывайте количество и цену. Для новых товаров создавайте карточку номенклатуры с заполнением вида номенклатуры, единицы измерения и ставки НДС — эти данные потом используются при продаже.

Загрузка из электронной накладной

Если поставщик присылает накладную в электронном виде (ЭДО, Excel, XML), используйте загрузку: в типовой Рознице доступна обработка загрузки данных из табличного документа, а при настроенном ЭДО документ поступления создаётся автоматически на основании входящего УПД. Это исключает ручные ошибки в количестве и ценах.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите поставщика, магазин-склад, номер и дату входящей накладной
3. 3
   Заполните табличную часть сканером, подбором или загрузкой из файла
4. 4
   Проверьте количество, цены закупки и суммы по каждой строке
5. 5
   Сверьте итоговую сумму документа с суммой в бумажной накладной
6. 6
   Установите розничные цены (если требуется) и проведите документ

Установка розничных цен при поступлении

В Рознице товар продаётся по розничным ценам магазина, поэтому после ввода закупочных цен проверьте цены продажи. Если в настройках магазина задан вид цен с автоматическим расчётом (наценка на закупочную цену), программа предложит переопределить цены при проведении поступления.

Если цены назначаются вручную, создайте на основании поступления документ «Установка цен номенклатуры» (кнопка «Создать на основании»). В нём задайте новые розничные цены для поступивших позиций. Пока цена не установлена, на кассе товар может продаться по нулевой или старой цене — это одна из самых частых причин убытков.

Проведение документа и проверка результата

Нажмите «Провести и закрыть». Если программа выдала предупреждения (не заполнена цена, дубли штрихкодов, не указан вид номенклатуры) — вернитесь и исправьте их, не игнорируйте. После проведения товар появляется в остатках склада, а в учёте взаиморасчётов формируется задолженность перед поставщиком.

Проверьте результат: откройте отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» по нужному магазину и убедитесь, что поступившие позиции отображаются с правильным количеством. Дополнительно сверьте карточку расчётов с контрагентом — сумма долга должна совпасть с суммой накладной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма документа

Норма

Равна сумме в бумажной накладной с точностью до копеек

Тревожный признак

Расхождение в сумме или количестве строк

Остатки склада

Норма

Новые позиции видны в отчёте «Остатки товаров»

Тревожный признак

Товара нет в остатках — документ не проведён или склад неверный

Розничные цены

Норма

У новых товаров задана цена продажи

Тревожный признак

Цена нулевая или устаревшая — риск продажи в убыток

Типичные ошибки при вводе накладной

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за спешки: неверно выбран склад, дублируются карточки товара, не установлены цены. Ниже — ошибки, которые стоит проверять в первую очередь.

Частые вопросы

Что делать, если штрихкод товара не находится в базе?

Программа предложит создать новую номенклатуру или привязать штрихкод к существующей карточке. Если товар уже есть в базе, но без штрихкода, выберите второй вариант — так вы избежите дублей. Новую карточку создавайте только если товар действительно поступил впервые.

Нужно ли вводить накладную, если работает обмен с 1С Управление торговлей?

Нет. Если Розница получает данные из главной базы (УТ, ERP, Комплексная автоматизация), поступления обычно создаются там и приходят в Розницу при синхронизации. Ручной ввод накладных в Рознице при работающем обмене приведёт к задвоению остатков.

Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?

Если документ в текущем периоде и по нему не было продаж, можно распровести его, исправить и провести заново. Если товар уже продавался, оформляйте документ «Корректировка поступления» или возврат поставщику — прямое редактирование нарушит связь с продажами и себестоимостью.

Как вбить накладную, если товар пришёл частично?

Вводите в документ только фактически принятое количество, а не количество из накладной поставщика. Расхождение зафиксируйте в акте с поставщиком. Остатки в 1С должны отражать реально лежащий на складе товар.

Можно ли загрузить накладную из Excel?

Да, в типовой Рознице есть загрузка данных из табличного документа (через копирование таблицы или файл). Потребуется сопоставить колонки файла с полями номенклатуры: штрихкод или артикул, наименование, количество, цена. Перед загрузкой большого файла проверьте результат на нескольких строках.