Как списать товар на собственные нужды в 1С УТ 11

Списание товара на собственные нужды — типовая операция в торговых компаниях: материалы уходят на хозяйственные цели, упаковку, тестирование, представительские расходы или внутреннее использование. В 1С Управление торговлей 11 для этого предназначен документ «Внутреннее потребление» (в ранних релизах — «Списание товаров»), который уменьшает складские остатки и относит стоимость товара на выбранную статью расходов.

Ключевое отличие этой операции от продажи — отсутствие контрагента и выручки. Товар просто выбывает из учета, а его себестоимость становится расходом организации. От правильности оформления зависят складские остатки, управленческая отчетность и данные, передаваемые в бухгалтерскую программу.

Порядок действий зависит от целей списания, настройки ордерного склада и того, ведется ли в базе управленческий или только оперативный учет. Ниже разобрана вся цепочка: от подготовки справочников до проверки результата в отчетах.

Подготовка: что проверить перед списанием

Перед созданием документа убедитесь, что в базе есть все необходимые справочники. Во-первых, проверьте наличие подходящей статьи расходов в разделе «Финансовый результат и контроллинг — Настройки и справочники — Статьи расходов». Именно статья определяет, на какой аналитике и по какому правилу стоимость товара попадет в расходы.

Во-вторых, уточните, какой склад указан в документе: обычный или ордерный. На ордерном складе документ «Внутреннее потребление» меняет только учетные остатки, а фактическая отгрузка оформляется расходным ордером. Если ордер не выписать, возникнет расхождение между данными учета и фактическим состоянием склада.

В-третьих, проверьте, что списываемый товар есть в наличии на нужном складе. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад и доставка — Отчеты») и зафиксируйте количество до операции — это пригодится для контроля результата.

Создание документа «Внутреннее потребление»

Откройте раздел «Склад и доставка» (в некоторых релизах — просто «Склад») и выберите «Внутренние потребления». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад и подразделение, на нужды которого списывается товар.

Главное поле — «Хозяйственная операция». Для списания на собственные нужды выберите «Списание на расходы». От этого выбора зависят доступные поля аналитики и движения документа по регистрам.

Далее укажите статью расходов и аналитику расходов. Аналитика зависит от настройки статьи: это может быть подразделение, направление деятельности, физическое лицо или конкретный объект (например, статья «Расходы на хозяйственные нужды офиса» с аналитикой по подразделениям).

Заполнение табличной части

На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру вручную через «Добавить» или подберите через «Подбор» с отображением остатков. Укажите количество. Поле «Цена» при расходной операции обычно не является ключевым — себестоимость рассчитается при закрытии месяца по методу оценки стоимости товаров, принятому в учетной политике.

Если ведется учет по сериям или характеристикам, заполните соответствующие колонки — без них документ не проведется для номенклатуры с обязательным указанием этих данных.

1. 1
   Откройте «Склад и доставка — Внутренние потребления» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и подразделение-получатель
3. 3
   Выберите хозяйственную операцию «Списание на расходы»
4. 4
   Заполните статью расходов и аналитику расходов
5. 5
   Добавьте товары и количество на вкладке «Товары»
6. 6
   Проведите документ и при ордерном складе оформите расходный ордер
7. 7
   Проверьте остатки отчетом и движения по регистрам

Особенности работы с ордерным складом

Если для склада включена ордерная схема (в карточке склада установлены признаки использования ордеров при отгрузке), после проведения «Внутреннего потребления» товар остается физически на складе до оформления расходного ордера. В статусах документа появится состояние «К отгрузке».

Расходный ордер создается либо из рабочего места «Отгрузка» (раздел «Склад и доставка — Расходные ордеры на товары»), либо на основании самого документа. Только после проведения ордера складской учет и оперативные остатки придут в соответствие.

Частая ситуация: документ проведен, а в управленческом отчете остаток «завис». Проверьте отчет «Оформление накладных и ордеров» — он покажет документы, по которым не завершена ордерная цепочка.

Альтернативные способы списания

Документ «Внутреннее потребление» подходит не для всех ситуаций. Если товар передается в эксплуатацию как инвентарь (инструменты, мебель, спецодежда), в некоторых конфигурациях применяют документ «Ввод в эксплуатацию» из блока регламентированного учета — тогда стоимость контролируется до полного погашения.

Если товар испорчен или утрачен и списание связано с инвентаризацией, корректная цепочка другая: «Пересчет товаров» → «Списание недостач товаров». Использовать «Внутреннее потребление» вместо списания по инвентаризации — ошибка: нарушается связь с результатами пересчета и аналитика недостач.

Для передачи товара между своими складами списание не нужно вовсе — оформляется «Перемещение товаров», при котором остаток не уменьшается, а меняет место хранения.

Сравнение вариантов

Внутреннее потребление

Товар расходуется на нужды компании: хозяйственные, представительские, рекламные. Стоимость уходит на статью расходов.

Списание недостач товаров

Применяется по результатам инвентаризации при порче, недостаче, хищении. Создается на основании пересчета товаров.

Перемещение товаров

Товар остается собственностью компании, меняется только склад. Расхода не возникает.

Возврат поставщику

Если товар бракованный и подлежит возврату — оформляйте возврат, а не списание, иначе потеряете право на возмещение.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте отчет «Остатки товаров на складах» и сравните остаток по списанной номенклатуре со значением, зафиксированным до операции. Уменьшение должно точно соответствовать списанному количеству.

Через кнопку «Ещё — Движения документа» в форме проведенного документа посмотрите, по каким регистрам сформированы записи. Обычно это «Товары на складах» (или «Товары организаций») и регистр прочих расходов. Наличие записей по расходам подтверждает, что стоимость корректно отнесена на статью.

Итоговая себестоимость списания формируется регламентным заданием расчета себестоимости при закрытии месяца. До его выполнения в отчетах по расходам сумма может отображаться предварительно или не отображаться вовсе — это нормально для оперативного контура.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по отчету «Остатки товаров на складах»

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушел в минус

Движения документа по регистрам

Норма

Есть записи по товарам и по прочим расходам

Тревожный признак

Записи только по товарам, расходы не отражены

Статус при ордерном складе

Норма

Оформлен расходный ордер, статус «Отгружено»

Тревожный признак

Документ висит в состоянии «К отгрузке»

Аналитика расходов

Норма

Статья и подразделение соответствуют цели списания

Тревожный признак

Пустая или неверная аналитика, ошибки при обмене с БП

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — неверный выбор хозяйственной операции. Например, выбор операции передачи вместо списания приводит к тому, что расход не формируется, а товар «зависает» в учете. Всегда сверяйте операцию с реальной целью документа.

Вторая ошибка — списание без проверки остатков, из-за чего остаток уходит в отрицательные значения. Если в настройках разрешен контроль остатков, документ просто не проведется; если контроль отключен, минус обнаружится позже и потребует разбора.

Третья группа ошибок связана с аналитикой: пустая статья расходов, статья с неподходящим вариантом распределения или аналитика, не заполненная в строках. Такие документы проводятся, но ломают управленческую отчетность и обмен с бухгалтерией.

Удобно завести отдельные статьи расходов под разные цели списания: «Хозяйственные нужды», «Рекламные образцы», «Представительские расходы». Тогда в отчете «Доходы и расходы» вы сразу увидите структуру внутреннего потребления без ручной расшифровки документов.

Частые вопросы

Чем «Внутреннее потребление» отличается от документа «Списание товаров»?

В актуальных релизах УТ 11 документ называется «Внутреннее потребление товаров» и объединяет несколько хозяйственных операций, включая списание на расходы. В старых релизах аналогичную функцию выполнял документ «Списание товаров». Суть операции одна — выбытие товара с отнесением стоимости на расходы.

Нужно ли указывать цену при списании на собственные нужды?

Цена в табличной части носит справочный характер. Фактическая себестоимость списания рассчитывается при закрытии месяца по методу оценки стоимости, принятому в учетной политике организации (обычно средняя за месяц или ФИФО в зависимости от настроек).

Документ проведен, но остаток на складе не изменился. Почему?

Наиболее вероятная причина — ордерная схема склада: документ изменил учетные данные, но фактическое списание произойдет после оформления расходного ордера. Оформите ордер из рабочего места «Отгрузка» и проверьте остатки повторно.

Можно ли списать товар в минус, если остатка не хватает?

Технически — только если в настройках отключен контроль отрицательных остатков, но делать этого не следует. Отрицательный остаток искажает себестоимость всех последующих движений по этой номенклатуре. Сначала найдите причину нехватки: неоприходованную поставку или ошибку в ранее проведенных документах.

Как отменить ошибочное списание?

Если период открыт, распроведите и пометьте документ на удаление — остатки восстановятся автоматически. При ордерной схеме сначала отмените связанный расходный ордер. Если период закрыт, корректнее оформить сторнирующее оприходование текущей датой с комментарием о причине корректировки.

Куда попадает стоимость списанного товара в отчетах?

Стоимость отражается в отчетах по расходам — например, «Доходы и расходы организации» или «Финансовый результат» — по указанной статье расходов и аналитике после выполнения регламентного расчета себестоимости при закрытии месяца.